¿Necesitas un software de gestión de contratos que te ayude a cumplir la normativa laboral con tus trabajadores? En este artículo te damos las claves para elegir el mejor programa para tu departamento de recursos humanos. Descubre las mejores herramientas para gestionar todo lo relacionado con la contratación y la relación laboral con tus empleados.

¿Qué abarca la gestión de contratos y cómo automatizarla?

La gestión de contratos es, junto con las nóminas, una de las tareas más complejas en la administración de una empresa. La mejor solución para simplificar esta tarea es contar con un software que te permita automatizar este proceso en el departamento de recursos humanos.

Pero, ¿qué tareas debe resolver una herramienta de gestión de contratos?

  • Solicitud de trabajo: antes de elaborar los contratos, los departamentos de recursos humanos reciben multitud de solicitudes que es necesario tener organizadas.
  • Redacción de contratos: un software de creación y gestión de contratos permite ahorrar mucho tiempo en esta tarea, ya que existen modelos y plantillas predeterminadas para cada tipo de contrato
  • Negociación de contratos: cualquier cambio contractual que se pudiera acordar durante la fase de negociación puede ser añadido fácilmente al contrato inicial.
  • Aprobación de contratos: los contratos pueden circular de forma más ágil entre las figuras de gerencia para que éstas procedan a su aprobación.
  • Firma del contrato: gracias a este tipo de software también se puede agilizar a través de la firma digital.
  • Revisiones de contratos: las modificaciones contractuales acordadas entre empresa y trabajador quedan fijadas y registradas de forma inequívoca en el programa.
  • Renovaciones de contratos: para saber cuándo termina el contrato de un trabajador y proceder (o no) a su renovación.
  • Auditorías: una función que permite garantizar que empresa y trabajadores están cumpliendo con lo pactado en el contrato.

Top 8 software de gestión de contratos

¿No sabes por qué programa decidirte? En esta lista te mostramos los mejores software de gestión de contratos.

Panda Doc

Panda Doc es un programa de gestión de documentos en general y contratos en particular mediante firma electrónica. La versión más básica cuesta 9 dólares al mes y permite un máximo de 2 usuarios y 60 documentos por año, por lo que está bastante limitada.

Si quieres gestionar un número ilimitado de contratos y que tengan acceso más usuarios, te interesa contratar las versiones más avanzadas, a partir de 25 dólares mensuales.

Icertis

Es una herramienta de gestión de contratos en la nube. Se trata de una de las plataformas más conocidas en este ámbito, no en vano cuenta con más de 2 millones de usuarios en 90 países que gestionan con Icertis alrededor de 7 millones de contratos.

Cuenta con una estructura abierta, flexible, escalable y fácil de integrar con el resto de procesos de la empresa. También se integra fácilmente con otras herramientas como Microsoft CRM o Salesforce.

Gatekeeper

Un programa ideal ideal para empresas de mediano y gran tamaño. En su versión más básica permite un número ilimitado de usuarios y gestionar hasta 150 contratos.

Además, es una herramienta muy completa que cuenta con opciones para análisis de riesgos, integración con otras plataformas como G-Suite y elaborar timelines para realizar seguimientos de contratos.

También cuenta con un dashboard propio integrado, sistema para mensajería interna y externa y mucho mas. Todo esto lo convierte casi en un software ERP. Eso sí, su precio es bastante elevado.

ContractBook

Pasamos a un software de gestión de contratos gratis, al menos en su versión más básica para usuarios. Esta versión permite enviar tan solo un contrato al mes y crear una plantilla. Sin embargo, las versiones más avanzadas (por solo 4 – 10 euros al mes) aumentan las posibilidades hasta 250 contratos mensuales con 25 plantillas distintas.

Aparte, tiene otras versiones para empresas y equipos de trabajo con funciones más avanzadas que incluyen incluso la elaboración de planes de negocio.

Symfact

Symfact es otra app que permite una integración sencilla de un software de gestión empresarial. Su módulo de contratos está diseñado para ayudar a la empresa durante todo el proceso de vida del contrato y en la planificación de recursos.

Este proceso de gestión de contratos se puede implementar en diferentes áreas de la empresa, desde el departamento de ventas hasta el de marketing, pasando por logística y distribución.

Con este software puedes simplificar tareas gracias a sus opciones para editar plantillas o integración con Microsoft Word. También tiene sistema de encriptado y limitación de acceso para salvaguardar los datos de los contratos.

ContractZen

En este caso tenemos una herramienta cuya principal ventaja es que permite crear y gestionar un número ilimitado de contratos. Es una herramienta moderna e innovadora que permite sellar contratos mediante firma digital y compartir los documentos con usuarios de fuera de la oficina.

Además, se pueden importar múltiples archivos y datos a los contratos de una sola vez, o recibir correos electrónicos de forma automática cada vez que haya alguna alerta.

No es gratis, pero apenas cuesta 9,50 dólares al mes.

Trackado

Este software de gestión de contratos cuenta con diferentes versiones, la más básica de ellas totalmente gratuita. Esta versión solo soporta un usuario y permite enviar 15 contratos. A partir de ahí existen más opciones, de las cuales la más completa es la versión Enterprise, con capacidad para 25 usuarios y un número ilimitado de contratos.

Permite encontrar contratos por cualquiera de sus datos relevantes, llevar al día las obligaciones de pago, ver la actividad reciente o la fecha de expiración de los contratos, entre otras funciones.

Pactum

Es un programa para creación y gestión de contratos en la nube desarrollado por Skina IT Solutions, que permite simplificar y agilizar todo el proceso de contratación.

Este software acompaña a la empresa en todo el proceso de redacción de contrato, negociación entre las partes, control de ejecución o finalización del contrato.

*Software ERP

Existen otros software ERP o Enterprise Resource Planning que permiten una gestión casi integral de la empresa, y que incorporan módulos para gestión de contratos, además de otros para el departamento de ventas, logística, marketing o contabilidad. Un ejemplo de este tipo de programas sería SAP.

Tabla comparativa de programas para gestionar contratos

Precio Funciones Soporte DEMO gratis
Panda Doc Individual: 9 dólares/mes

eSignature: 25/dólares/mes

Business: 45 dólares/mes

Enterprise: Consultar

 

Creación de contratos

Firma electrónica

Bases de datos

Integración con CRM y otras herramientas

 

Consultar
Icertis Consultar Bases de datos

Plantillas

Aprobación de contratos

Seguimientos

Contratos de colaboración

Edición de contratos

 

Teléfono

Correo electrónico

Gatekeeper Essentials: 695 dólares/mes

PRO: 1.650 dólares/mes

Enterprise: 2.950 dólares/mes

Bases de datos

Plantillas

Aprobación de contratos

Seguimientos

Mensajería

Análisis de riesgos

 

Chat
ContractBook Startup: Gratis

Standard: 4 euros/mes

Standart +: 10 euros/mes

Bases de datos

Plantillas

Firma digital

Aprobación de contratos

Seguimientos

Contratos de colaboración

Edición de contratos

 

Teléfono

Correo electrónico

Chat

Symfact Consultar Bases de datos

Plantillas

Aprobación de contratos

Seguimientos

Contratos de colaboración

Edición de contratos

 

Chat
ContractZen 9.50 dólares al mes Gestión de contratos

Gestión de reuniones

Control de documentos administrativos y financieros

Firma digital

 

Chat

Correo electrónico

Trackado Free: Gratis

Starter: 39 dólares/mes

Business: 99 dólares/mes

Enterprise: 199 dólares/mes

Gestión de contratos

Recordatorio de eventos

Informes y análisis

Módulo de contactos y clientes

 

Chat

Correo electrónico

Pactum Consultar Bases de datos

Plantillas

Aprobación de contratos

Seguimientos

Edición de contratos

 

Teléfono

Correo electrónico

Consultar

¿Cómo debe ser un buen software para la gestión de contratos?

Para que un programa de gestión de contratos sea efectivo debe ofrecer una serie de funciones. Estas son las características deseables en cualquier software de este tipo:

  • Intuitivo y fácil de usar: el proceso de elaboración y gestión de contratos debe ser lo más simple posible, eliminando cualquiera de los inconvenientes que tenía hacer los contratos “a mano”.
  • Escalable: el programa debe poder adaptarse al tamaño de la empresa. Si te sirve con un contrato al mes, incluso al año, perfecto. Pero si la empresa crece y necesitas hacer 250 contratos al año, un buen software debe tener opción para ello.
  • Accesible: que cualquier miembro del departamento de recursos humanos pueda usarlo sin necesidad de ser un experto en informática. La accesibilidad también se refiere a la posibilidad de usarlo en diferentes dispositivos.
  • Compatible con otras herramientas: que se pueda integrar con otros programas o plataformas de la empresa, véase con un software de facturación o con un ERP (Enterprise Resource Planning)..
  • Adaptado a la normativa vigente: actualizado a la legislación actual referida al ámbito laboral y a la protección de datos de trabajadores.

¿Qué debe incluir?

Cada software de gestión de contratos tiene sus propias características. Sin embargo, hay una serie de funciones que todos deben incluir para poder considerarse como herramientas de ayuda:

  • Creación de contratos: y si cuentan con plantillas para elaborar diferentes tipos de contrato, mejor
  • Gestión de contratos: una base de datos que simplifique la tarea de guardar, gestionar y buscar el contrato de cualquier trabajador.
  • Almacenamiento de documentos en la nube: una opción más que interesante, cuya principal ventaja es que se puede acceder a los contratos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, incluso estando fuera de la oficina.
  • Seguridad y privacidad: debe ser sencillo acceder a la información, sí, pero solo para las personas autorizadas. Al manejar datos privados, se requiere que este tipo de programas incluyan algún sistema de verificación de acceso o encriptación de datos.
  • Sincronización automática: que el software pueda integrarse con el resto de herramientas informáticas de la empresa, y que las modificaciones y actualizaciones se sincronicen de forma automática.

Ventajas de los sistemas automatizados para gestionar los contratos de la empresa

A continuación vemos las ventajas que te puede proporcionar un software de gestión de contratos

  • Ahorrar tiempo: gracias a tener un sistema automatizado de creación y gestión de contratos puedes ahorrar tiempo (y dinero).
  • Evitar errores: di adiós a los datos erróneos, equivocaciones de fechas o pérdidas de documentos.
  • Agilizar procesos en recursos humanos: el departamento funcionará de forma mucho más ágil y será más sencillo transmitir la información a otros departamentos.
  • Cumplir con la normativa: en especial de las leyes sobre contratación o sobre protección de datos de trabajadores.
  • Mayor seguridad: los contratos solo serán accesibles a personal autorizado. Evita fugas de información que pueden poner en compromiso a trabajadores y empresa.

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