A la hora de constituir una sociedad es imprescindible crear su denominación social, es decir, ponerle un nombre. Sin embargo, debemos tener en cuenta que no puede haber dos entidades con la misma denominación social, por ello, para evitar esta situación, debemos solicitar una certificación negativa de denominación social. En esta entrada vamos a explicar todo el proceso.
¿Qué es la certificación negativa de denominación social?
La certificación negativa de denominación social es la obtención de un certificado que acredita que no existe otra sociedad con el mismo nombre que la sociedad que pretendemos constituir.
La certificación negativa de denominación social es por tanto un requisito indispensable para la obtención de la Escritura Pública de constitución de sociedades y demás entidades inscribibles.
El Registro Mercantil es el encargado de comprobar que no existan otras entidades con la denominación social que se pretende usar para constituir una nueva entidad.
La Bolsa de Denominaciones Sociales
Como decíamos, es el Registro Mercantil quien debe comprobar que el nombre de una empresa no exista ya en otra, pero para agilizar el proceso de constitución de las mismas, el Registro Mercantil Central creo la Bolsa de Denominaciones Sociales, que permite a aquellos que están en el proceso de crear una sociedad, consultar sobre un conjunto de 1.500 denominaciones sociales disponibles, que pueden ser asignadas de forma inmediata a los interesados.
El proceso para obtener la denominación social a través de la Bolsa de Denominaciones es el siguiente:
- Examen de la Bolsa y selección de hasta 5 denominaciones por un mismo interesado y día (el interesado se habrá identificado previamente).
- Seleccionada la denominación, se cumplimentarán todos los requisitos de la solicitud. Será necesario cumplimentar una solicitud por cada denominación escogida, si se ha elegido más de una. En esta solicitud deben figurar los datos del beneficiario (el constituyente de la sociedad).
- Realizar el pago de los honorarios registrales mediante tarjeta de crédito.
- Realizado el proceso de forma correcta, se descargaré en nuestro ordenador un archivo electrónico que contendrá:
- La certificación firmada digitalmente por el Registrador.
- Un documento vinculado a la certificación en el que se expresará el nombre del beneficiario de la solicitud y la denominación seleccionada, con referencia expresa a su número de identificación.
- Una factura que acredita el pago de los honorarios.
Ejemplo Certificación negativa de denominación social PDF
Aquí os dejamos un ejemplo de certificación negativa de denominación social en PDF, para que veáis cómo es el documento de solicitud cumplimentado.
Modelo certificación negativa de denominación social en PDF
Este es el modelo de certificación negativa de denominación social en PDF que podéis encontrar para descargar en la web del Regisctro Mercantil Central.
Tened en cuenta que este modelo de certificación negativa de denominación social en PDF no es rellenable directamente a través del ordenador, sino que deberéis descargarlo y cumplimentarlo a mano. Además, solo es válido para las solicitudes que se envíen por correo ordinario.
▷ Cómo solicitar el certificado negativo de denominación social
La reserva de la denominación social la realizará uno de los socios, para lo que existen cuatro formas distintas de solicitar el certificado negativo de denominación social:
- De manera presencial, acudiendo directamente a las oficinas del Registro Mercantil Central, donde cumplimentaremos un impreso de solicitud de Certificación.
- Por correo ordinario, remitiendo una solicitud o una carta a las oficinas del Registro Mercantil Central, quien contestará remitiendo la certificación contra reembolso a la dirección indicada en la solicitud.
- Por Internet, rellenando el formulario disponible en la página web del Registro Mercantil Central.
- A través de la medicación del notario autorizante de la escritura de constitución de la sociedad. El notario cursará la solicitud mediante la plataforma e-notario del Consejo General del Notariado. El Registro Mercantil Central remitirá la certificación de denominación social al notario solicitante con firma electrónica reconocida del registrador titular que realiza la certificación negativa del nombre.
Una vez hecha la solicitud, en la que deben figurar al menos 3 opciones para la denominación social de la sociedad, obtendremos dos tipos de respuesta:
- Positiva: Se ha aceptado una de las denominaciones incluidas en la solicitud, indicándose cuál de ella.
- Negativa: Las denominaciones propuestas ya están en uso y deberemos volver a presentar una nueva solicitud con otras 3, 4 o 5 propuestas nuevas.
¿Para qué sirve esta certificación?
La certificación negativa de denominación social sirve para poder constituir una sociedad y es un documento imprescindible que deberemos presentar al inscribir la sociedad y darla de alta en Hacienda, ya que acredita que no existe otra empresa con el mismo nombre.
¿Cuánto tarda en expedirse?
La certificación negativa del nombre tiene un plazo para su realización de entre 24 a 48 horas a partir del día siguiente al que se presenta la solicitud ante el Registro Mercantil Central.
Coste
Como todo trámite con la Administración, existe una tasa que debemos pagar para llevarlo a cabo; en concreto, el coste de la certificación negativa de denominación social es de 13,52 euros más IVA. Si realizáis el trámite a través de una gestoría, el coste podría ser mayor, ya que habría que sumar los honorarios de la misma.
¿Es obligatorio obtener la certificación negativa de denominación social?
Sí, obtener la certificación negativa de denominación social es obligatorio para todas las sociedades.
Excepciones
Sin perjuicio de lo que hemos indicado arriba, existen dos excepciones a esta obligatoriedad de comprobar la denominación social en el Registro Mercantil Central.
Sociedad Limitada nueva empresa
Puesto que la denominación o razón social para una Sociedad Limitada Nueva Empresa estará formad por los dos apellidos y nombre de uno de los socios fundadores más un código alfanumérico (por lo que no puede ser una denominación objetiva o de fantasía), y que se solicita a través del sistema CIRCE.
Sociedad Cooperativa
Las sociedades cooperativas deben solicitar la denominación social en el Registro de Cooperativas del Ministerio de Empleo y Seguridad Social (o de la comunidad autónoma).
Vigencia de la certificación negativa de denominación social
La certificación negativa de denominación social tiene un plazo de vigencia de 3 meses, renovables por otros 3 meses más. Es decir, que podemos reservar durante 6 meses la denominación social que hayamos escogido para la empresa, siempre que la respuesta del Registro Mercantil sea positiva.
Una vez transcurridos los 6 meses, si no se produce la inscripción de la sociedad en el Registro Mercantil Provincial, la denominación quedará libre. Este plazo también es válido si se usa la Bolsa de Denominaciones.
En definitiva, si vais a constituir una sociedad, con independencia de su forma jurídica, deberéis pasar por este trámite a la hora de crear su denominación social y obtener el certificado negativo de denominación social del Registro Mercantil puesto que, como hemos señalado, es un documento indispensable para proseguir con los trámites de creación y constitución de la sociedad.