El trabajo en despachos o las tareas de oficina no están exentas de ciertos peligros para la seguridad de trabajadores. Por ello, la prevención de riesgos laborales en oficinas resulta fundamental para evitar accidentes o posibles problemas de salud. A continuación te mostramo cómo implantar un plan de prevención eficaz en tu oficina.
¿Existe la siniestralidad en las oficinas?
Está claro que el trabajo en oficinas no está sometido a los mismos peligros que otros trabajos que, sin duda, entrañan mayores riesgos. Sin embargo, también existen factores que pueden afectar a la salud o seguridad de los empleados.
En general, la mayoría de accidentes producidos en oficinas son de carácter leve. Entre los incidentes más comunes están las caídas, torceduras, golpes o lesiones óseas y musculares a causa de malas posturas. Sin embargo, como veremos más adelante, existen multitud de riesgos más asociados al trabajo en despachos.
Los datos del Ministerio de Empleo y Seguridad Social señalan que en enero de 2020 se produjeron en España 2.145 accidentes laborales con baja en trabajos relacionados con tareas administrativas o de oficina. Un número sorprendentemente elevado, aunque lejos de los 7.483 que se registraron en la industria manufacturera, el sector con mayor número de bajas.
Un dato que confirma que la mayoría de accidentes sufridos por los trabajadores en oficinas son de carácter leve es el hecho de que ningún incidente haya sido mortal. En cambio, en otros sectores hay mayor riesgo de sufrir accidentes graves. Por ejemplo, en enero de 2020 fallecieron 12 personas por accidentes en la industria manufacturera, y 11 trabajadores del sector agrícola, ganadero y pesquero.
Normativa de prevención de riesgos aplicable al trabajo en oficinas
La normativa sobre prevención de riesgos laborales en oficinas es la Ley 31/1995, del 8 de noviembre.
También hay que tener en cuenta el Real Decreto 39/1997, de 17 de enero, por el que se aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.
Por otro lado, la Orden TIN/2504/2010, de 20 de septiembre, desarrolla el Real Decreto anterior en lo referente a la acreditación de entidades especializadas como servicios de prevención, memoria de actividades preventivas y autorización para realizar la actividad de auditoría del sistema de prevención de las empresas.
Hay que tener en cuenta que existen muchas normativas distintas sobre prevención de riesgos, las cuáles son recogidas en los distintos convenios sectoriales. Existen diferentes vías para consultar estas normativas, por ejemplo en las páginas web de los siguientes organismos:
- Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo
- Ministerio de Trabajo y Asunto Sociales
- Ministerio de Industria, Comercio y Turismo
También hay otros reglamentos que se pueden consultar para conocer mejor la normativa sobre prevención de riesgos laborales en oficinas:
- Notas Técnicas de Prevención (NTP)
- Normas UNE
Riesgos asociados al trabajo en oficinas
¿Cuáles son los principales riesgos de trabajar en una oficina? Pues más de los que podría parecer en un principio, ya que muchos de estos riesgos no son tan evidentes como pudieran ser en otros ámbitos laborales.
Caídas o golpes contra el mobiliario
Uno de los riesgos de trabajar en oficinas es el de sufrir caídas a causa de tropiezas con objetos o golpes contra el mobiliario. En la mayoría de casos los riesgos para la seguridad son leves y de carácter físico: esguinces, torceduras, dislocaciones, heridas, hematomas, etc.
Problemas óseos o musculares por posturas incorrectas o forzadas
El trabajador de una oficina suele pasar muchas horas al día en una postura prácticamente fija. Esto puede suponer riesgos musculares u óseos. Por ejemplo, las personas que están muchas horas sentadas al día pueden contraer lesiones cervicales, lumbares o articulares (muñecas, rodillas, codos) por la falta de movimiento o a causa de una postura incorrecta.
Problemas de visión
El trabajo frente al ordenador es la principal causa de fatiga visual o vista cansada. Este tipo de problemas incluso se pueden llegar a agravar, por ejemplo provocando pérdidas de visión o migrañas crónicas.
Contaminación acústica
Es posible que durante su jornada laboral el trabajador de una oficina esté expuesto a numerosos ruidos. Esto, además de la incapacidad para concentrarse y realizar correctamente el trabajo, puede provoca otros riesgos para la salud, como pueden ser problemas fisiológicos o alteraciones del sistema nervioso.
Condiciones térmicas inadecuadas
Trabajar en unas condiciones de temperatura o humedad inadecuadas también es susceptible de provocar riesgos para a salud. Algunos de los más frecuentes son la tos, irritación de ojos o garganta, ronquera, dificultad para respirar, dolor de cabeza, náusea y mareos, exceso de mucosa, infecciones respiratorias, etc.
Mala calidad del aire
Los riesgos indicados en el punto anterior también pueden ser provocados por la mala calidad del aire a causa de una incorrecta ventilación. No hay que olvidar que en una oficina trabajan numerosas personas y que si no se ventila correctamente se pueden producir acumulaciones de aire viciado.
Radiaciones y descargas electrostáticas
Aunque no existe un consenso sobre el tema, parece seguro que las radiaciones emitidas por los tubos catódicos de las pantallas pueden resultar perjudiciales para la salud del trabajador. Aunque se trata de radiaciones de muy baja energía (se mide en miliroentgens/hora), lo cierto es que existen estándares internacionales que aconsejan limitar la exposición a dichos rayos catódicos.
Riesgos asociados a factores psicosociales
Por último, existen otro tipo de riesgos asociados a factores puramente sociales o laborales. Aquí es donde entra la presión por obtener resultados, la competitividad u otros problemas laborales como el mobbing o la discriminación. Estos factores pueden dar lugar a problemas de salud como estrés, ansiedad o depresión.
Muchos de estos problemas o riesgos para la salud también pueden venir provocados por el llamado Síndrome del Edificio Enfermo.
23 medidas para la prevención de riesgos en oficinas
A continuación te damos una serie de consejos que, como empresario, deberías seguir o inculcar a los trabajadores para implantar un método de prevención de riesgos laborales en la oficina eficaz.
- Ocultar de forma segura el cableado de ordenadores y del resto de equipos eléctricos o electrónicos.
- Mantener las zonas de paso libres de objetos.
- Colocar señales de advertencia en aquellas zonas que puedan suponer un riesgos para la seguridad del trabajador (por ejemplo, carteles en caso de suelo mojado).
- Las sillas deben ser ajustables en altura. También se debe poder ajustar la altura del respaldo y su inclinación. Además, ha de ser giratoria, disponer de ruedas y poseer un apoyo lumbar cóncavo para garantizar la posición correcta de la espalda y facilitar al movimiento de la cadera.
- Los apoyabrazos solo se deben colocar en caso de que no perjudiquen el movimiento requerido para el desarrollo de la tarea (por ejemplo, si no permiten arrimar la silla lo suficiente a la mesa.
- Para mejorar la posición del trabajador se han de colocar reposapiés de inclinación ajustable.
- La colocación del teclado ha de permitir al empleado trabajar con los brazos doblados en 90º a la altura del codo. También debe existir una espacio libre de alrededor de 10 cm entre el teclado y el borde de la mesa para apoyar los brazos.
- Evitar la manipulación de cargas pesadas.
- Ajustar el brillo y el contraste de las pantallas de los ordenadores hasta límites que no causen molestias para la vista.
- Hacer caso a las recomendaciones sobre iluminación en oficinas, la cuáles aconsejan un nivel aproximado de 500 Lux.
- Limitar la exposición a la radiación de los tubos catódicos a 2,5 mR/h.
- Guardar una distancia de 40 cm entre los ojos y la pantalla del ordenador.
- Ubicar las fuentes de iluminación, tanto naturales como artificiales, de forma paralela a los puestos de trabajo, con el fin de evitar reflejos o contraluces.
- Aislar a los empleados con tareas más intelectuales o que requieran de mayor concentración de las áreas más ruidosas de la oficina.
- Ajustar la temperatura en verano a 23-26 ºC y en invierno a 20-24 ºC.
- La humedad relativa debe estar en torno al 45-65%.
- Instalar sistemas de renovación de aire, aire acondicionado y calefacción. Si es necesario, también se puede recurrir a deshumidificadores.
- Informar a todos los empleados sobre los procesos en los que están trabajando (objetivos, niveles jerárquicos, etc.
- Establecer medidas para que el trabajador se familiarice con equipos informáticos u otras herramientas del día a día en la oficina.
- Permitir la realización de pausas o micropausas durante la jornada diaria.
- Establecer los mecanismos necesarios para prevenir el acoso o discriminación en el ámbito laboral.
- Preguntar a los trabajadores acerca de sus principales demandas en materia de salud o seguridad.
- Formar a los trabajadores de la oficina en materia de prevención de riesgos.
Responsabilidades del empresario
La prevención de los riesgos laborales en oficinas es responsabilidad del empresario.
Debe ser a propia empresa quien establezca las medidas de prevención adecuadas para garantizar la seguridad y la protección de a salud de sus empleados.
Las medidas de prevención deben ser aplicadas con el conocimiento y consentimiento del trabajador, salvo en el caso de revisiones de salud necesarias para garantizar que el trabajador no representa un peligro para sí mismos ni para el resto de miembros de la oficina.
Si los trabajadores utilizan Pantallas de Visualización de Datos o PVD, el empresario debe asegurar que las mismas no suponen ningún riesgo para el trabajador, incluyendo problemas de vista, de sobrecarga mental u otros problemas físicos.
Los encargados de realizar esta vigilancia serán las autoridades competentes determinadas por las autoridades sanitarias, según los estipulado en el Reglamento de Servicios de Prevención.
En concreto, la vigilancia del trabajo frente a Pantallas PVD se debe hacer en los siguientes casos:
- Antes de comenzar a trabajar con ellas
- Después de haber empezado a trabajar con ellas, con la periodicidad indicada por las autoridades sanitarias.
- En caso de que aparezcan trastorno que pudieran derivarse del uso de estas pantallas.
La normativa sobre prevención de riesgos laborales en oficinas también obliga al empresario a facilitar los equipos de primeros auxilios adecuados. Estos deben ajustarse a la cantidad de trabajadores de la oficina, lo riesgos potenciales para la salud o la cercanía al centro de salud más próximo.
Además, deben colocarse elementos para la prevención de incendios. La normativa exige que haya un extintor cada 15 metros de planta, o una de cada 10 en los locales en los que exista mayor riesgo de incendio.
En definitiva, aunque el trabajo en una oficina no es de alto riesgo, sí es susceptible de provocar problemas de salud o riesgos para la seguridad. Esperamos que con estos consejos para la prevención de riesgos laborales en oficinas puedas garantizar a tus empleados un espacio laboral totalmente seguro.