Para facilitar un mayor control en la compra de productos para nuestra empresa o negocio, tenemos la opción de enviar o emitir una orden de compra, que podremos enviar a nuestros proveedores para adquirir sus productos. En esta entrada vamos a explicar en qué cosiste la orden de compra, cómo funciona y dejaros una plantilla modelo para descargar.
Qué es una orden de compra
La nota de pedido u orden de compra es un documento oficial emitido por un comprador en el que se detalla y registra la mercadería solicitada a un proveedor determinado. La orden de compra es un contrato vinculante que obliga al comprador a pagar el precio del producto adquirido una vez se ha entregado, ya que en ella se pueden especificar términos y condiciones para ambas partes, lo que además otorga a la orden de compra cierto valor como documento legal, ya que tanto comprador como vendedor deben firmarla.
Si hablamos de prestación de servicios, podemos referirnos a la orden de compra como orden de servicio, teniendo exactamente la mismas características y valor oficial.
Para qué sirve la orden de compra
La orden de compra y venta sirve para que tanto la empresa compradora como la empresa vendedora puedan llevar un control de lo que adquieren y venden, ya que vienen fechadas, numeradas de manera correlativa y con los productos o servicios pedidos detallados junto a sus precios.
Para quien compra, además permite realizar un seguimiento del pedido y prever gastos. Para quien vende sirve para llevar un control del stock y para saber si puede o no hacer frente al pedido en el momento en que lo recibe, de manera que pueda comunicárselo al cliente.
Su carácter de contrato vinculante además sirve para proteger a ambas partes frente a posibles problemas. Si bien, no tiene validez como factura, es el paso previo para que el proveedor emita la factura al comprador por los bienes o servicios adquiridos.
¿Por qué es importante?
La orden de compra de una empresa es importante porque genera seguridad; ambas partes, como ya hemos comentado, quedan protegidas en caso de que alguna de las dos no cumpla con su parte, por ejemplo, que el vendedor no envíe los productos ordenados, o que el comprador no pague la cantidad establecida y que, como veremos más adelante, debe figurar en la orden de compra.
También facilita una mejor optimización,ya que permite una gestión más ágl del inventario y del control de las finanzas, previendo gastos e ingresos según la parte. Esto es especialmente significativo para las empresas que integran en sus sistemas de gestión la orden de compra electrónica, a través de la cual, el comprador puede hacer directamente sus pedidos de manera sencilla y rápida, con constancia de si hay o no stock y del tiempo de entrega.
En ese sentido, la orden de compra también permite una envío más rápido y eficiente por parte del vendedor, que especifica la fecha de envío en la que el comprador recibirá el pedido o permite que comprador pueda seleccionar entre varias opciones de horarios de entrega, asegurándose así de que el envío será recepcionado.
Si nos vamos al ámbito de la importación, la orden de compra supone la mejor forma de asegurarnos, tanto como compradores como vendedores, de que podremos reclamar ante cualquier problema en el envío, entrega o pago de los productos adquiridos.
Cabe señalar que aquellas empresas que usan el SII (Suministro Inmediato de Información de la AEAT) pueden utilizar softwares que integran las órdenes de compra para la gestión de su facturación.
¿Cómo emitir una orden de compra?
El proceso de emitir una orden de compra es sencillo, aunque es recomendable que contemos con una plantilla estándar de la misma. También es posible que el proveedor cuenta con su propia hoja de pedido u orden de compra, que facilitará a sus clientes para que las usen a la hora de realizar sus pedidos.
En cualquier caso, el proceso habitual es el siguiente:
- El cliente o comprador necesita adquirir productos para la empresa.
- Decide cuáles va a comprar y emite una orden de compra, rellenando toda la información pertinente en la misma.
- La orden de compra se emite por duplicado, con una copia para el comprado y otra para el vendedor.
- El proveedor recibe la orden de comprar y si puede, comienza el preparado del pedido solicitado. En caso de no poder hacer frente al pedido, deberá comunicárselo al comprador.
- Una vez aceptada la orden de compra, el proveedor prepara el pedido y lo entrega en la fecha marcada.
- El número de la orden de compra deberá figurar en el pedido, para que el comprador pueda establecer la relación entre lo solicitado y lo recibido.
- Cuando el cliente recibe el pedido, se le entregará un albarán u hoja de entrega, que dejará constancia de la entrega correcta del pedido (normalmente, se debe firmar).
- Finalmente, el proveedor emitirá la factura de la compra, respetando lo acordado en la orden de compra.
▷ Plantilla modelo de orden de compra (Word y Excel)
Os dejamos a continuación una plantilla modelo de orden de compra, que podréis usar tanto si como compradores como vendedores.
Orden de compra en formato Word para descargar.
Orden de compra en forma Excel para descargar.
Qué partes debe incluir
Os detallamos las partes que deben incluir vuestras órdenes de compra:
- Datos de contacto y dirección de la empresa emisora de la orden de compra (comprador).
- Datos de contacto y dirección del proveedor que recibe la orden de compra (vendedor).
- Lugar y fecha de emisión del pedido.
- Términos de entrega del pedido: cuándo y dónde se entregarán los productos al cliente
- Términos de pago:se estipula la forma de pago (domicialización bancaria, transferencia, cheque, contrareembolso, etc.)
- Cantidad de productos demandados.
- Nombre y descripción de cada producto demandado.
- Precio por unidad de cada tipo de producto demandado.
- Gastos de envío o derivados.
- Coste total del pedido.
- Firma autorizada de comprador y vendedor.
Formatos adecuados
No existe un formato de orden de compra “oficial”, pero todos deben incluir los elementos que os hemos detallado más arriba para que puedan resultar de utilidad para ambas partes. Lo más habitual es realizarlos mediante Word o Excel, sobre todo esta última opción nos da la posibilidad de incluir fórmulas que automaticen el cálculo de las sumas totales.
La mayoría de programas de facturación también ofrecen la posibilidad de crear órdenes de compra que nos faciliten la labor de gestión y control de pedidos.
Tipos de órdenes de compra
Existen dos tipos de órdenes de compra que podemos encontrar, las abiertas y las concertadas. Os explicamos en qué consisten cada una.
Abierta
La orden de compra abierta no tiene ningún tipo de requisitos legales en la compra venta de productos o servicios. Las condiciones de venta y el precio los fija el proveedor de la mercancía. El precio, además, lo fija el proveedor en función de la oferta y la demanda y su propia política de precios.
Este tipo de orden de compra una vez emitida tiene validez hasta que el propio emisor la cancela. Entre las rezones que pueden llevar a cancelar una orden de compra por parte del comprado tenemos que el precio de los productos solicitados haya cambiado desde que se inició la relación mercantil hasta su recepción.
Concertada
En la orden de compra concertada los precios no se fijan en función de la oferta y la demanda, sino a través de un convenio o contrato. Normalmente se usan en empresas que tienen los precios regulados. Es un tipo de orden de compra que se utiliza poco.
Ejemplos de órdenes de compra
Veamos algunos ejemplos de órdenes de compra usando las plantillas que os hemos dejado más arriba.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Esperamos que esta entrada sobre la orden de compra os haya resultado de utilidad. Si necesitáis otro tipo de documento, siempre podéis visitar nuestra sección de Modelos y Plantillas, para encontrar más tipos y descargarlos gratis.
más modelos y plantillas para descargar