El círculo de Deming o la espiral de mejora continua

En esta entrada vamos a hablaros de un método de mejora continúa muy versátil, que podrán usar tanto empresas como trabajadores autónomos, una solución que os ayudará a ser más eficaces, eficientes y competitivos. Hablamos del conocido como círculo de Deming o la espiral de mejora continua.

¿Qué es el círculo Deming?

El círculo Deming, también conocido como ciclo de mejora continua o el ciclo PDCA (por sus siglas en inglés, Plan, Do, Check, Act), es un proceso de planificación y optimización, cuyo objetivo es incrementar constantemente los estándares de calidad y eficiencia de las empresas que lo emplean.

Fue desarrollado por Edward Deming (wikipedia) en la década de 1950, con el objetivo de establecer un modelo continuo para la mejora de los procesos y asegurar, a la vez, que se cumplen unos estándares de calidad, que seguirá mejorando con el tiempo. Se creó inicialmente para los procesos laborales, pero se puede aplicar en muchos contextos.

Este método de mejora continua describe a uno a uno los cuatro pasos a seguir sistemáticamente para lograr dicha mejora continúa, entendiendo como esta la mejora progresiva de la calidad. Esos cuatro pasos o etapas son cíclicos, de manera que al concluir la etapa final, se vuelve a la primera etapa para repetir nuevamente el ciclo, reevaluando periódicamente las actividades e incorporando las mejoras necesarias.

▷ ¿Cómo funciona el ciclo PDCA?

Como decíamos, para seguir el ciclo Deming se deben realizar cuatro pasos: Planificar (Plan), Hacer (Do), Verificar (Check) y Actuar (Act). Esta herramienta se puede aplicar tanto a los procesos de trabajo como a los productos y servicios resultantes.

Veamos estos pasos del ciclo PDCA, al que también podemos llamar ciclo PHVA, uno a uno.

Planificar

La primera fase del modelo Deming es la planificación, en ella se deben identificar los problemas que pueda haber y buscar la mejor manera de resolverlos. Así, lo primero será determinar la situación actual, para después describir el problema y poder determinar cómo se puede lograr el objetivo deseado.

En esta fase también se debe planificar los recursos que serán necesarios para la resolución del problema.

Asimismo, se deben determinar cuáles serán los factores de éxito, el equipo deberá ponerse de acuerdo en qué debe suceder para que el cambio se considere completado con éxito. Una definición clara de los objetivos será la única forma de medir si se ha logrado el resultado aceptable. Es importante en ese sentido que las metas propuestas sean realistas y alcanzables.

Hacer

Tras la planificación se pasa a la fase de implementación. En este momento se pone en marcha lo que se ha planeado en la primera fase. El modelo Deming apuesta por proceder con pasos pequeños y revisar en todo momento la implementación, para asegurar que no se pierde el control durante la misma y que se sigue el plan establecido. Además, en la práctica se ha comprobado que suele ser mejor empezar a probar cambios a pequeña escala (empezar, por ejemplo, en un solo departamento de la empresa).

Se puede decir que esta segunda fase es también una fase de prueba, de la que puede aprender, ya que el hecho de haber planificado algo de manera correcta, no quiere decir que finalmente funcione en la práctica. Así, la experiencia adquirida en esta fase nos lleva al siguiente paso.

Verificar

En la tercera fase se comparan los resultados obtenidos con los objetivos definidos; se debe realizar una revisión o verificación tanto de lo que funcionó bien como de lo que funcionó mal o no completamente como se esperaba que lo hiciera. Ahora es cuando se debe examinar objetivamente el plan y su aplicación y no considerar los problemas surgidos en la fase de implementación como un fracaso, sino como una oportunidad de aprender de ellos.

En la fase de verificación se resume y analiza por qué la implementación no salió como fue planeada, de manera que se puedan descubrir cómo surgieron los problemas, para así poder cambiar el plan y lograr mejores resultados la próxima vez.

Actuar

Cuando conocemos los problemas y hemos identificado las causas, el plan se puede reajustar para ser implementado definitivamente. En esta fase pasamos de la pequeña escala de la fase Hacer, para llegar a una implementación más amplia.

Terminada esta fase, esa implementación se considerará un estándar y ese nivel de calidad alcanzado no deberá abandonarse. Para evitarlo se debe instalar una forma de control. Además, siempre podemos cuestionarnos la implementación llevado a cabo y asegurarnos de que no se vuelven a cometer viejos patrones de errores.

Os dejamos una representación gráfica del ciclo, al que también podéis encontrar bajo el nombre de rueda de Deming.

Cómo aplicar el ciclo Deming

La aplicación del ciclo Deming exige cierto esfuerzo y motivación de los empleados, pero una vez comenzada la primera fase del método, es cuestión de recorrer el bucle.

Para trabajar la fase de planificación, se deberán llevar a cabo diferentes tipos de acciones, como realizar análisis de mercado o sesiones de brainstorming, además de analizar la propia situación que se quiere mejorar. De manera que se puedan crear objetivos realistas y una estrategia que seguir para lograrlos.

La fase de prueba (hacer) deberá seguirse con atención, para ver dónde funciona el plan y dónde no, de manera que en la tercera fase se pueden recoger todos los datos necesarios para su posterior análisis y elaboración de informes, pudiendo utilizar herramientas como el diagrama de Ishikawa o la ley de Pareto, listas de control u otros métodos de evaluación.

Finalmente, tras el análisis de los datos obtenidos en la fase anterior, se podrá pasar a la implementación del plan a una escala más alta, convirtiendo dicho plan en un nuevo estándar de calidad, que habrá que preocuparse de mantener, revisándolo y volviendo a la primera fase del ciclo cuando sea necesario.

¿Qué beneficios aporta el círculo Deming?

Entre los beneficios que puede aportar el círculo Deming a una empresa que lo implemente, tenemos:

Una disminución de los tiempos en los procesos de producción y un aumento de la propia productividad.
Se tiende a producir una disminución en la comisión de errores, incluso llegando a prevenirlos.
Ayuda a optimizar el uso de los recursos de la empresa, ya sean materiales, humanos, financieros, etc., de manera que aumenta a su vez la eficiencia.
Se produce un mejora de la calidad.

Ventajas y desventajas de la espiral de mejora continua

El círculo Deming cuenta con una serie de ventajas y desventajas a tener en cuenta, para evaluar si nos interesa o no aplicarlo en nuestra empresa o negocio.

Ventajas:

Su carácter repetitivo permite una atención continua que facilita la mejora de la calidad
Genera una sensación de unidad que influye de manera positiva en la organización en general.
Se puede usar y aplicar de manera ilimitada, ya que su diseño en cuatro fases en bucle se adaptan a cualquier situación y objetivo.
Se puede usar tanto para solucionar problemas de liderazgo empresarial, como aquellos relacionados con los procesos de producción o cualquier otro departamento de la empresa.
La implementación a pequeña escala en la fase de prueba permite testear los cambios antes de llevarlo a todo el proceso o empresa, de manera que se pueden evitar gastos innecesarios, además, los cambios y ajustes que sean necesarios, se hacen de forma más rápida.
El éxito en la pequeña escala permite llevarlo a otros departamentos, procesos o toda la empresa, con la seguridad que las medidas tomadas funcionarán.

Desventajas:

Es un método que funciona bien en condiciones perfectas, es decir, cuando hay pocas o ninguna variable que puedan surgir en medio del desarrollo del proyecto.
Es un método lento y que exige tiempo y dedicación a cada fase, por lo que no es adecuado para enfrentar momentos de urgencia o emergencia.
Puede ocurrir que el proceso se estanque en las dos primeras fases, produciéndose un exceso de análisis que podría acabar matando el proyecto.
Una definición poco específica puede llevar a un uso incorrecto del método.

Ejemplo de aplicación del círculo Deming

Para ilustrar el contenido que hemos visto en la entrada, veamos un ejemplo de ciclo PDCA.

En nuestro ejemplo tenemos una fábrica de vajillas. La dirección quiere aumentar la producción de una serie de modelos muy demandados y que se agotan con rapidez. El proceso de producción no consigue cumplir con la demanda. En este punto optamos por aplicar un ciclo PDCA para mejorar la productividad de esta serie de modelos.

En la fase de planificación el equipo a cargo de la tarea se da cuenta de que uno de los hornos que se emplean se estropea con frecuencia, lo que provoca que se ralentice todo el proceso mientras se arregla y se pone nuevamente en funcionamiento. Se plantea comprar un nuevo horno más moderno, sin sustituir otros que por el momento funcionan bien, de manera que se puedan probar los resultados con un solo cambio.

En la fase Hacer se prueba este nuevo horno de manera práctica. El proceso de prueba es de un mes, funcionando conjuntamente con los otros hornos, de manera que se podrán comprobar resultados y ver si la inversión en el nuevo horno ha merecido la pena.

En el mes se puede apreciar que los retrasos provocados por el horno defectuoso han desaparecido, aumentando la velocidad de producción en cierto margen, pero no todo lo que le gustaría a la empresa. Por ello, en la tercera fase, la de verificación, se analiza este problema y se descubre que el nuevo horno trabaja proporcionalmente más rápido que los más antiguos.

De tal manera que el plan se modifica y se aplica la fase final: se cambian todos los hornos por este nuevo modelo más rápido. El resultado es una producción de vajillas más rápida, que consigue abarcar la demanda. Esta nueva velocidad de producción pasa a ser el estándar de la fábrica.

Esperamos que esta entrada sobre el círculo Deming os haya resultado de utilidad y consideréis si este método os puede aportar beneficios respecto a la eficiencia y calidad de vuestra empresa.

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