Seguro que por vuestras manos ha pasado alguna vez una carta comercial y si tenéis una empresa o negocio, quizás os haga falta redactar y enviar las vuestras. Por ello, en esta entrada vamos a explicar en qué consiste la carta comercial y cómo redactarla.
¿En qué consisten estos modelos de carta comercial?
Las cartas comerciales tienen un uso muy variado en función del contenido, ya que se pueden utilizar en diferentes situaciones, como, por ejemplo, para presentar un nuevo producto, como publicidad o propaganda, para captar nuevos clientes, para ofrecer nuevos productos, para vender o comprar productos o servicios, etc.
Al tratarse de documentos de carácter comercial y más “serio”, su redacción debe estar más cuidada, utilizando un lenguaje formal, y estructuradas de cierta manera. Por ello, existen diferentes modelos de cartas comerciales, aunque todas comparten un esquema similar y ese lenguaje formal. Así, podemos encontrar desde modelos de carta comercial a clientes, hasta modelos de carta comercial para presentar un producto o servicio.
Las cartas comerciales todavía se envían a través del correo postal en muchos casos, pero cada vez es más habitual que lleguen por correo electrónico (de hecho, Gmail cuenta con sección a la que se filtran muchas cartas de este tipo, “Promociones”), ya sea redactada en el propio cuerpo del email como un archivo adjunto en PDF.
En definitiva, la carta comercial tiene un fin específico, ya sea vender, comprar, agradecer, hacer una reclamación, promocionar, etc. Y ese ese fin el que ayuda a clasificar los diferentes modelos de carta comercial que existen.
Cómo hacer una carta comercial
Como ya hemos dicho, la carta comercial está redactada de una forma más cuidada y formal, y además cuenta con partes que otras cartas no tienen, como el membrete. Por supuesto, su redacción debe hacerse mediante un procesador de textos como Word o la versión de software libre OppenOffice (y nunca a mano), ya que este tipo de programas nos permitirán su impresión múltiple o exportación a PDF sin muchos problemas.
Con independencia de si estamos redactando, por ejemplo, una carta comercial de venta o de cualquier otro tipo, a continuación os describimos cómo elaborarla:
Esquema modelo de una carta comercial
- Membrete: Nombre, dirección y otros datos de identificación pertinentes de una empresa o entidad, así como el logo. Suele ir en la parte superior izquierda del documento y, si se envía por correo postal, también puede aparecer en el sobre.
- Localidad y fecha: Se debe indicar el lugar y la fecha de redacción de la carta. Puede aparecer en la parte superior derecha del documento (bajo el destinatario) o al pie de la carta, cerrando la misma.
- Destinatario: Datos identificativos de la persona o entidad a quién se dirige la carta. Suele colocarse en la parte superior derecha del documento.
- Asunto: Un texto de una más de una línea en el que se escribe el asunto principal que motiva el envío de la carta.
- Saludo: Un mensaje breve de cortesía que se escribe antes del texto de la carta.
- Texto: Es el contenido principal de la carta; en tantos párrafos como sea necesario se explica el asunto o motivo de la carta. Los párrafos deben ser cortos, concisos y con lenguaje cuidado, pero natural.
- Despedida: Cierra el texto de la carta. Como el saludo, es un texto corto de cortesía, que debe mantener el mismo tono que el resto del texto.
- Antefirma: Se emplea cuando quien remite la carta lo hace en nombre y representación de otra persona o entidad.
- Firma: Nombre de la persona que se responsabiliza de lo redactado en la carta.
- Sello: Si quien manda la carta es una empresa.
- Anexos: En caso de que la carta comercial se acompañe de documentos adjuntos, se mencionarán en una nota de anexos.
Descárgate nuestro modelo básico de carta comercial en Word para que puedas editarlo según tus necesidades.
Extensiones de una carta comercial
En cuanto a la extensión de una carta comercial, esta la dictará el tema que se trate en ella y el tipo de carta, pero con carácter general, hablamos de cartas comerciales:
- Cortas: cuando si extensión no supera las 100 palabras.
- Medianas: cuando su extensión comprende entre las 100 y las 200 palabras.
- Largas: cuando su extensión comprende de 200 hasta 300 palabras, estaríamos ante cartas de un pliego. Si sobrepasan las 300 palabras, serían cartas de varios pliegos.
Estilos de las cartas comerciales
La carta comercial deberá mantener el estilo que hayamos elegido al comienzo de la misma y mantenerlo uniforme. Entre los distintos estilos de cartas comerciales que podemos encontrar, los más habituales son:
- Estilo bloque extremo: Todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel, con espacio sencillo y dejando dos espacios verticales entre cada párrafo.
- Estilo bloque: Este estilo es muy parecido al anterior, pero con la línea de la fecha, de la despedida, la de antefirma y la de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel hacia la derecha.
- Estilo semibloque: Mantiene las mismas características del estilo bloque, pero cada párrafo comienza dejando una sangría de 5 a 10 espacios.
- Estilo sangrado: Parecido al semibloque, pero con estas diferencias: cada una de las líneas de dirección (salvo la primera) lleva una sangría de 5 espacios en relación a la anterior. Lo mismo se hace con la despedida, la antefirma y la firma.
En cuanto a la fuente a emplear, no hay reglas escritas al respecto y, en principio, podría elegirse cualquier fuente, aunque es recomendable por optar por los tipos mas legibles y habituales, como la Times New Roman, Arial, Helvética o Verdana. Respecto al tamaño de fuente, entre 11 o 12 puntos en función de la extensión del texto.
Contenidos
Como ya hemos dicho al comienzo, existen diferentes tipos de cartas comerciales en función de sus contenidos, pero los más habituales son:
- Informar sobre los productos o servicios de la empresa
- Informar sobre promociones
- Confirmar pedidos y consultas
- Acusar recibo
- Enviar facturas
- Enviar presupuestos
- Enviar comprobantes
- Enviar listas de precios
- Enviar formularios de perdidos
5 Ejemplos de Carta Comercial
Vamos a ver unos ejemplos de carta comercial para que podáis guiaros a través de ellos y confeccionar vuestras propias cartas comerciales.
Modelo de carta comercial para captar clientes
En este ejemplo tenemos una carta para captar un cliente que ha mostrado interés en uno de nuestros productos
Modelo de carta de seguimiento comercial
En este ejemplo tenemos una carta comercial que acompaña a una factura.
Modelo de carta comercial para ofrecer un producto
En este ejemplo tenemos una carta comercial en la que una empresa ofrece un nuevo producto a un cliente habitual que ya les había comprado con anterioridad.
Modelo de carta referencia comercial a un proveedor
En este ejemplo carta comercial hacemos una recomendación de un proveedor.
Modelo de carta circular comercial
En este ejemplo de carta comercial podemos ver una circular que sirve para comunicar algo a un grupo concreto.
Esperamos que esta entrada y los modelos de carta comercial os hayan resultado de utilidad. Si necesitas otros tipos de modelos de cartas, no dudes en visitar nuestra sección de recursos, donde encontrarás más modelos y plantillas.
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