En esta guía os vamos a detallar en qué consiste un albarán de entrega, qué deben contener, cómo elaborarlos y dejaros unos modelos para que podáis usarlos en vuestros negocios.
Modelo de albarán de entrega: concepto e instrucciones
El uso del albarán de entrega de mercancía tiene una serie de ventajas de cara a la gestión del almacén y de la entrada y salida de productos, además de que el cliente puede verificar el contenido e integridad de los bienes recibidos. Y dejan, sobre todo, constancia de que se ha efectuado la entrega de los bienes.
Aunque los albaranes no están regulados por ley y no hay ningún número de campos obligatorios que deban contener, lo cierto es que el que estén numerados y sean detallados en la información que contienen ayudará a simplificar el proceso comercial entre nuestra empresa y nuestro cliente. Además, en caso de alguna posible disputa legal, los albaranes de entrega pueden servir como medio de prueba.
Hay diferentes formas de hacerse con albaranes de entrega de mercancías; se pueden comprar en formato físico (con papel de autocopiativo), pero actualmente es más habitual utilizar sencillas plantillas hechas en Word o Excel, que pueden encontrarse de manera gratuita y que solo hay que editar con los datos que sean necesarios para nuestra empresa. Además, para enviarlas por correo electrónico, bastará con que las guardéis como un archivo de PDF.
¿Qué es un modelo de albarán de entrega?
Los albaranes son documentos en los que se registra por escrito las mercancías enviadas a un cliente. Se puede enviar a través de correo postal, por e-mail o incluso adjunto a la propia mercancía enviada.
Para crear una plantilla de albarán nos bastará con un procesador de textos, como Word, o Excel, con el que además podremos usar sus funciones especificas para que realice los cálculos que necesitemos. Podemos buscar modelos en Internet que nos sirvan de inspiración y crear nuestro propio modelo, incluyendo el nombre de nuestra empresa, sus datos y su logo.
Esta opción, crear notas de entrega en Word o Excel, es ideal para pymes y autónomos que no deseen comprar programas de facturación, lo único que deben tener en cuenta es mantener la numeración correlativa para llevar un archivo efectivo de los albaranes.
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▷ ¿Cómo ha de ser la plantilla perfecta de albarán de entrega?
Ya hemos dicho que los albaranes no tienen ningún tipo de regulación, pero para que resulten efectivos, lo suyo es que sigan unos principios habituales para su diseño y seguir los convencionalismos que otras muchas empresas aplican a sus hojas de entrega. Así, a los clientes nos les quedará ninguna duda a la hora de identificar el albarán de entrega y podrán obtener toda la información concerniente al envío y la mercancía de forma sencilla.
Así, una plantilla de albarán en español deberá contener los siguientes elementos:
- Información de contacto del proveedor y del destinatario, lo que facilitará el archivo de estos documentos, además, contendrá la dirección del remitente y con los datos del destinatario se podrá determinar si alguien recibe un envío por error.
- Número de factura: el albarán de entrega es solo un comprobante de que la mercancía se ha, efectivamente, entregado, pero puede identificar el número de factura al que hace referencia el pedido entregado.
- Contenido del envío: informa sobre el tipo y el volumen de los productos recibidos. Debe incluir una lista que enumere todos los elementos que contiene el paquete, incluyendo el nombre y la cantidad
- Pedido y fecha de entrega: Detalles de los productos y fecha de entrega específica, de manera que el cliente tenga una impresión más positiva respecto al procesamiento y envío de órdenes.
Aparte de estos elementos esenciales, dependiendo del tipo de empresa y los productos que venda, se pueden incluir en la plantilla del albarán estos datos:
- Número de teléfono y/o fax o dirección de e-mail de la empresa
- Datos de una persona de contacto de la empresa
- Número de cliente
- Número de factura correspondiente
- Número de referencia de los productos
- Peso total de la mercancía
- Tipo y compañía de envío
- Espacio para el comprobante con fecha de recibido
Recuerda que para realizar operaciones con otros países tienes que adoptar el DUA o Documento único Administrativo.
Modelos y plantillas gratis para albarán de entrega
Como ya os hemos dicho, hacer una plantilla de albarán es muy sencillo, pero para que podáis tener un punto de partida, os dejamos unos modelos de albaranes gratis para descargar, tanto en Word como en Excel. Recordad que podéis editarlos con los datos o contenidos que necesitéis para vuestra empresa.
Modelo albarán de entrega en Excel
Puedes descargar el modelo de albarán de entrega en Excel pinchando en el enlace.
Modelo albarán de entrega en Word
Puedes descargar el modelo de albarán de entrega en Word pinchando en el enlace.
EN RESUMEN:
“Los albaranes de entrega de mercancías no son documentos obligatorios, pero sí es muy recomendable usarlos para documentar la entrega de los bienes enviados y dejar constancia de dicha entrega y las condiciones en que fueron entregados los bienes”
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¿Cómo puedo conseguir albaranes de entrega personalizados?
Como ya hemos visto más arriba, mediante el uso de un modelo de albarán de Word o Excel podréis crear vuestros proprios albaranes personalizados. Pero también contáis con la posibilidad de comprar talonarios de albaranes autocopiativos personalizados con el logo de vuestra empresa y los datos de la misma.
En cualquier caso, si queréis ahorraros dinero, la forma más sencilla y rápida es usar las plantillas que os hemos dejado como base para personalizarlas con los elementos que os hagan falta incluir en ellas. Y ya tendríais vuestros propios albaranes de entrega.
Esperamos que estas modelos de albaranes de entrega os resulten de utilidad para la creación de vuestros propios albaranes de entrega.