La reuniones de trabajo forman parte del día a día de muchas empresas y la mejor forma de evitar que las ideas, decisiones o acuerdes a las que se llegan en ellas se olviden o pierdan es redactar un acta de la reunión. En esta entrada vamos a explicar en qué consiste el acta de reunión, cómo redactarla y dejaros un modelo de acta de reunión de trabajo para descargar.

¿Qué es un acta de reunión?

Un acta de reunión es un documento que se redacta para dejar constancia de lo tratado, acordados o decidido en una reunión, sea de trabajo, de socios, accionistas, etc. Tiene como objetivo recoger por escrito todo lo tratado en la reunión para poder consultarlo en el futuro si es necesario.

El acta de reunión es realmente útil para poder recordar los puntos clave que se trataron durante el encuentro y puede y es recomendable usarla tanto para reuniones de trabajo formales como informales en las que se vayan a tratar asuntos concernientes a la empresa, la distribución de trabajo, el reparto de tareas, la discusión de proyectos, etc. Además, sirve para recordar lo visto en reuniones anteriores, evitar malentendidos y aclarar los puntos tratados en la reunión. Por ello, siempre habría que tener a alguien encargado escribir el acta.

Sin embargo, saber cómo redactar un acta de reunión de trabajo no tiene por qué ser una habilidad del trabajador y aunque no es una tarea complicada, sí que necesita cierta preparación y saber cómo se hace el acta para que este resulte realmente útil. Por ello, en los siguientes puntos os vamos a explicar cómo hacer un acta de reunión de trabajo, por si alguna vez os encargan esta tarea o vosotros mismos os ofrecéis a hacerlo.

▷ ¿Cómo redactar un acta de reunión de trabajo que sea útil?

Lo cierto es que no existe un modelo de acta de reunión de trabajo único, pero esta al menos debe incluir una serie de aspectos mínimos para que sea realmente útil en el futuro. Como transcribir una reunión de manera literal es prácticamente imposible (sobre todo si se hace de manera simultánea), lo que sí se debe hacer es recoger las ideas, acuerdos o temas relevantes para que queden registrados y sirvan de recordatorio.

Aunque para que realmente sea útil y el acta no acabe en la “papelera”, no debemos limitarnos a hacer una mera transcripción, sino que esta debe estar bien estructurada y ser informativa, de manera que quien acuda a ella pueda no solo refrescar la memoria sobre los temas tratados en la reunión, sino también comprobar qué tareas se asignaron y a quién y los acuerdos a los que se llegaron, incluso qué temas se tratarán en la siguiente reunión. Por lo tanto, para que su lectura resulte sencilla, deberías:

  • Formular oraciones cortas.
  • Redactar con claridad.
  • Resaltar los puntos clave, utiliza el formato para ello.
  • Estructurar el acta de manera lógica. Agrupa los temas por puntos y en orden cronológico.
  • Mantén en todo el documento la forma y la estructura homogénea.
  • Asignar a cada orador su respectiva oración.
  • Adjuntar los documentos pertinentes al final.

¿Qué no debes olvidar incluir en un acta de reunión laboral?

En la elaboración de tu acta de reunión de trabajo no debes olvidar incluir los siguientes aspectos:

  • Contextualización: Debe ser lo primero que aparezca en el acta y debe servir para entender cuándo, cómo y por qué se celebra la reunión.
  • Orden del día: Las reuniones suelen estar guiadas por un orden del día o temas específicos a tratar.
  • Desarrollo de la sesión: Aquí se recogen todos los temas importantes que se traten en la reunión.
  • Acuerdos y compromisos: Se debe recoger con la mayor precisión posible los acuerdos o los compromisos que adquieran los interlocutores en la reunión.
  • Fecha de la próxima reunión: Es recomendable recoger la fecha de la próxima reunión al final del acta.

También es recomendable apuntar quién es el encargado de llevar a cabo una tarea determinada, así como la fecha de entrega o el plazo máximo por parte del cliente. Y no está de más agregar un índice en el que se expongan todos los puntos tratados durante la reunión.

Estructura y formato de un acta de trabajo

Si siempre redactas las actas de reunión con una estructura y formato fijo, los participantes se acostumbrarán a ella y podrán leerlas con mucha mayor agilidad, por lo que puede ser útil tu propio modelo de acta de reunión de trabajo, siguiendo estas pautas en cuento a estructura del contenido:

  • Encabezado: Debe incluir el lugar, la fecha y los nombres de los participantes. El tema de la reunión funcionará como encabezamiento.
  • Cuerpo principal: Será la parte principal del acta, donde se deje constancia de los temas tratados. Asignaremos un párrafo a cada tema y en ellos se resumirán los argumentos y debates llevados a cabo en torno a ellos.
  • Conclusión: Se resumen los resultados y las decisiones tomadas durante la reunión, así como la distribución de tareas (si se da el caso) y el nombre de la persona responsable de ella. También se puede especificar cuál será el programa de la siguiente reunión y registrar los planes de entrega si estos se han realizado.
  • Espacio para firmas: Al final debe haber un espacio para quien firma un acta de reunión, que normalmente es quien redacta el documento y el presidente de la reunión.
  • Anexo: Se puede agregar un anexo con los documentos presentados en la reunión.

En cuanto al formato, se recomienda usar un tipo y tamaño de letra apropiados (Arial o Times New Roman, entre 11 y 12 puntos), con interlineado sencillo o de 1,5 líneas. Se deben escribir de forma objetiva y concisa (tu opinión no debe figurar en el acta) y redactarlas en tercera persona, utilizando las citas directas para resaltar aquellos argumentos significativos, como las resoluciones y las solicitudes oficiales. Y por norma general, se redactan en presente.

Modelo de acta de reunión formato Word y PDF

Os dejamos un modelo de acta de reunión de trabajo en Word y PDF para que podáis descargarlo y editarlo según vuestras necesidades. Se trata de un modelo de acta sencillo, sobre el que podéis agregar aquellos elementos que os hagan falta.

 

modelo acta reunion de trabajo

¿Qué tipos de actas laborales existen?

Existen diferentes tipos de actas laborales según el contexto en el que se lleven a cabo. Por un lado tenemos las actas de reunión de trabajo, que estamos tratando en esta entrada, pero existen al menos otras dos: actas de reunión de socios y actas de reunión del Consejo de Administración.

En las actas de reunión de socios o accionistas se deja constancia de lo tratado en una reunión llevada a cabo por los miembros que forman una sociedad, con el objetivo de evitar problemas futuros y determinar cuáles son las bases para la adopción de decisiones futuras.

Las actas de reunión del Consejo de Administración recogen las decisiones tomadas por el órgano de administración de la entidad, que representa los intereses de todos los socios y que se toman por medio de un sistema de mayoría.

Lista de control para tu acta

Una vez redactada el acta de reunión de trabajo, conviene repasarla utilizando una lista de control, para asegurarte de que no te dejas nada fuera.

  • El tipo de acta escogida ¿es efectiva y se corresponde con las convenciones de la empresa?
  • ¿Has recogido todas las decisiones, reparto de tareas y acuerdos adoptados en la reunión?
  • ¿Figura toda la información necesaria? ¿Están identificados todos los participantes, la fecha, el tema?
  • ¿Es un documento fácil de leer a primera vista?
  • ¿Están claramente definidos los temas? ¿Las oraciones son cortas y fáciles de leer?
  • ¿El contenido del acta está completo?
  • ¿Está todo redactado en presente?
  • ¿No están presentes tus opiniones y juicios de valor?
  • ¿Se comprende el contexto si no se ha estado en la reunión?
  • ¿Quedan claras las posibles ambigüedades?
  • ¿Está firmada el acta por quienes deben firmarla?
  • ¿Has adjuntado todos los anexos y documentos necesarios?

Cómo hacer un acta de reuniones fácilmente: Aplicaciones

Actualmente existen diferentes aplicaciones que pueden ayudarnos a organizar la información recogida en una reunión de trabajo y trasladarlas de manera más sencilla al acta, gracias a la facilidad para recopilar datos. Además, también suelen ayudar a asignar las tareas al equipo y compartir el documento generado de forma rápida y cómoda. Algunos ejemplos que podéis encontrar:

Conclusión: Un acta es la clave para conseguir reuniones de trabajo perfectas

Las actas de reuniones de trabajo pueden ser la clave para que las reuniones de trabajo de tu empresa sean perfectas, ya que proporcionan transparencia y ayudan a entender, más tarde, el proceso de toma de decisiones sobre los temas abordados durante la reunión. Sirven para saber quién es el responsable de las tareas que se asignarán durante la reunión y evitarán confusiones o malentendidos en el futuro, ya que todo queda recogido por escrito y se puede consultar en cualquier momento.

modelos relacionados

Esperamos que esta entrada sobre cómo hacer un acta de reunión de trabajo y los modelos os hayan resultado de utilidad. Si necesitáis las plantillas de otros tipos de documento, en nuestra sección de Recursos podéis encontrar diferentes tipos de modelos y plantillas para descargar.