Software de facturación ¿Qué es? ¿Qué ventajas aporta?

Aquellas pymes y autónomos que se decidan por digitalizar su negocio, no deben olvidarse de una de las herramientas más importantes y que más les facilitará una de las tareas fundamentales en su día a día; hablamos de la facturación y de cómo un software de facturación puede volver mucho más sencillo todos los aspectos relacionados con esta y con la contabilidad de pymes y autónomos.

En esta entrada explicaremos qué es un software de facturación, qué características tiene, qué no puede faltar en este tipo de programas informáticos para empresas y autónomos y qué ventajas les aporta.

¿Qué es un software de facturación?

Un software de facturación es una herramienta informática que permite gestionar de forma sencilla y ágil las facturas de empresas y autónomos, tanto aquellas que emiten a sus clientes como las que reciben de sus proveedores, centralizando así toda la información relativa a estos, los pagos y cobros.

Aunque su funcionalidad básica es la creación y envío de facturas, es habitual que el software de facturación incluya otras funcionalidades como personalización de plantillas, elaboración de presupuestos y albaranes, conciliación bancaria, generación de informes, gestión de cobros y pagos, control del stock, realización de facturas admitidas por Factura-e (la factura electrónica para la administración), integración con otros programas, como los de contabilidad, ERP o CRM, etc.

Por ello, en muchas ocasiones lo que encontramos es un programa de facturación y contabilidad, que permite digitalizar todo el proceso de facturación del negocio e ir integrándolo en la contabilidad, manteniendo así un mejor control sobre las cuentas, la gestión de clientes y proveedores y los cobros y pagos realizados y pendientes.

Características de un software de facturación

Aunque existen diversos software de facturación, la mayoría de ellos comparten las mismas características básicas, entre las que destacan las siguientes:

• Completo, es decir, debe cubrir todas las necesidades de facturación de la empresa o el autónomo.
• Es intuitivo, es decir, un buen programa de facturación debe ser fácil de entender y usar, puesto que su objetivo es agilizar la gestión de las facturas de la pyme o el autónomo. Un buen software de facturación no debería requerir un proceso de aprendizaje complejo.
• Es flexible para ajustarse a las necesidades de cualquier negocio y sus particularidades, tanto si se dedica a la venta de bienes como a la prestación de servicios.
• Se debe poder integrar con otras herramientas.
• Debe permitir realizar facturas electrónicas admitidas por la administración, es decir, debe poder integrarse con Factura-e.
• Debe ser escalable, para poder ajustarse al crecimiento del negocio.
• Cumple con todos los requisitos legales, no solo respecto a cómo deben ser las facturas de acuerdo a la ley, sino también de otras normativas, como la Ley de Protección de Datos.
• Debe permitir hacer diseños personalizados de la factura, incluyendo el logo de la empresa o el negocio, así como cualquier otro elemento que resulte distintivo, como, por ejemplo, los colores corporativos.

¿Qué debe tener un programa de facturación?

Aparte de las características que hemos citado en el punto anterior, hay una serie de elementos que no deben faltar en un programa de facturación para que este resulte realmente útil para pymes o autónomos, puesto que, como decíamos más arriba, el objetivo del software de facturación es facilitar y agilizar no solo la gestión de las facturas del negocio, sino de otros aspectos relacionados con esta, como la contabilidad o el control de inventario, puesto que son elementos íntimamente relacionados entre sí.

Así, en un software de facturación no puede faltar:

• Integración de la facturación con la herramienta de contabilidad, puesto que va a permitir generar balances, cuenta de resultados y cuenta de pérdidas y ganancias, facilitando, además, elaborar estos elementos a final de trimestre y de ejercicio.
• Gestionar el pago de impuestos a los que está obligada la empresa o el autónomo.
• Generación de diversos informes, que permiten no solo controlar los pagos y los cobros, sino también analizar la situación real del negocio en cualquier momento.
• Gestión del inventario, para saber en todo momento el stock del que dispone la empresa o el autónomo y cuándo será necesario realizar nuevos pedidos, evitando así rupturas de stock y los inconvenientes que estas causan.
• Automatización de diferentes tareas, para agilizar determinados procesos, desde la elaboración de la propia factura (incluso desde un presupuesto aceptado), hasta el envío de facturas a clientes recurrentes y sus cobros.
• Poder operar en multidivisa, especialmente si queremos operar fuera de nuestras fronteras. En ese sentido, también resulta imprescindible que el programa permita emitir facturas en otros idiomas.
• Integración con otras herramientas de gestión, como el ERP, de comercio electrónico, paquete de Office, etc.
• Conciliación bancaria automatizada, de manera que podremos saber qué facturas están pagadas, tanto emitidas como recibidas y tener así un mejor control de clientes que se retrasen en el pago, así como evitar retrasarnos nosotros en el pago a nuestros proveedores.
• Facilidad para hacer facturas rectificativas y abonos.
• Gestión de compras y proveedores.
• Ser multiplataforma, es decir, que el software de facturación podamos usarlo desde cualquier dispositivo, sea un ordenador de sobremesa, un móvil o una tablet.

Ventajas de usar un software de facturación

¿Por qué usar un software de facturación? ¿Merece la pena invertir en este tipo de programas?

Lo cierto es que sí, merece la pena hacerlo, porque la facturación manual no solo resulta tediosa, sino que también es proclive a errores, especialmente de numeración o en la suma de los importes. Incluso para empresas pequeñas o autónomos pueden beneficiarse de varias de las ventajas que aporta el software de facturación, entre ellas destacamos las siguientes:

• Reducción de errores. Como hemos dicho, cuando facturamos «a mano» es muy fácil cometer errores; el software de facturación automatiza la numeración de las facturas, por lo que nunca cometeremos ese fallo otra vez. También realiza los cálculos de manera automática, por lo que se acabaron esos números que bailan de posición o el olvidarnos de sumar algún concepto.
• Aplicación automática de impuestos. En línea con lo anterior, el software se ocupará de aplicar los impuestos correspondientes en función del tipo de factura que estemos haciendo y el cliente.
• Facturar se vuelve una tarea ágil y sencilla. El software de facturación permite guardar los datos de clientes y proveedores que vamos introduciendo en el sistema, así como información relativa de nuestros productos o servicios y sus precios, por lo que hacer facturas, del tipo que sean, se convierte en una tarea mucho más ágil y rápida (solo tendremos que introducir productos o servicios, sus descripciones y sus precios unitarios una vez en el programa o cuando sea necesario actualizarlos, y a la hora de hacer una factura, será cuestión de ir seleccionándolos para que se añadan en el campo de texto).
• Aligera la carga de trabajo del equipo de contabilidad o administrativo o del propio autónomo.
• Facilita el cumplimiento con la normativa fiscal y tributaria, puesto que el software de facturación permite llevar un mejor control y registro de los movimientos de dinero de la empresa, tanto de ingresos recibidos como realizados. Así mismo, evita errores en las declaraciones fiscales, lo que a su vez reduce el riesgo de cometer infracciones y ser sancionados.
• Facilitan la gestión de cobros y pagos de la empresa o el autónomo, puesto que gracias a los registros e informes, se pueden controlar los impagos, realizar previsión de beneficios y de pagos y, en general, tener una mejor visión del estado del negocio en lo que a las cuentas se refiere.
• Disminuye costes relacionados con la facturación, como la impresión de facturas y su envío postal, puesto que al realizar las facturas en formato electrónico, estas pueden enviarse fácilmente por email.

¿Cómo elegir el mejor software de facturación?

Para elegir el mejor software de facturación debemos tener presentes las necesidades y características de nuestro negocio; seguramente un autónomo no necesita contar con algunas de las funciones del programa de facturación que una pyme con un alto volumen de facturación sí requiere.

Lo fundamental es buscar programas de facturación sencillos de usar y, sobre todo, fáciles de aprender, puesto que lo que queremos es poder facilitar la gestión de la facturación de la empresa y, tanto si se ocupa de ello un empleado como si lo hace el propio autónomo, el software de facturación tiene que ser fácil de usar e intuitivo.

Así mismo, deberemos elegir aquel software de facturación que cuente con las funcionalidades que más nos interesen para llevar una mejor gestión de la facturación y la contabilidad. Que además pueda integrarse fácilmente con otras herramientas, si así lo necesitamos, que sea multiplataforma y, sí así lo necesitamos, se pueda usar en la nube, para poder operar con él desde cualquier lugar o momento.

En definitiva, un buen software de facturación puede facilitar y mejorar una de las tareas fundamentales de cualquier empresa o autónomo, ayudándoles a tener un mejor control de las facturas emitidas y recibidas, de los cobros recibidos y los pagos realizados, así como las facturas pendientes de cobro o pago, además de llevar una contabilidad más clara y actualizada. Y sobre todo, nos ayudará a evitar errores en la facturación.