¿Cómo puede ayudar a la empresa un ERP en contabilidad? ¿Qué ventajas proporcionan estos programas de gestión contable? A continuación te mostramos las funciones que cumplen estos software informáticos y los beneficios que aportan a la salud financiera de un negocio.
¿Qué es un ERP contable?
Un ERP contable es un software que cuenta con funciones integrales para la gestión de los recursos empresariales, incluidas todas las opciones necesarias para el control de la contabilidad de empresa.
Un sistema ERP es un programa diseñado para grandes empresas. Este tipo de empresas suelen tener un gran número de departamentos, por lo que suele ser difícil poner en común la información entre áreas y automatizar las tareas.
Por eso, para gestionar la contabilidad y actividad financiera de la empresa, y ponerla en común con el resto de módulos (facturación, logística, recursos humanos, marketing, etc) es necesario un ERP contable.
Cómo ayuda un sistema ERP en la contabilidad de una empresa
Un sistema ERP en contabilidad puede proporcionar importantes ventajas a una empresa, especialmente si tiene un gran volumen de negocio. Entre las funciones más destacadas de estos módulos de ERP se pueden citar:
- Registro de auditorías, esto es, la revisión de las cuentas de la empresa para comprobar que éstas se ajustan al principio de transparencia e imagen fiel.
- Diseño de planes contables, de acuerdo con lo estipulado en el Plan General de Contabilidad (PGC).
- Elaboración de balances, cuentas anuales, memorias de ejercicios, etc.
- Gestión de pagos a la Seguridad Social y a la Agencia Tributaria.
- Controlar y ordenar todos los asientos contables, las anotaciones que se hacen en los libros diarios.
- Gestión de pagos y cobros, ingresos y gastos.
- Tramitación de transferencias bancarias
- Conciliación bancaria, integración con bancos y cajas.
- Facturación de productos o servicios.
- Pago de nóminas a trabajadores.
- Operaciones multidivisa, por si la empresa opera en otros países.
- Generación de análisis e informes sobre cualquier aspecto contable de la empresa.
No todos los programas cuentan con todas estas funciones. Por ejemplo, un ERP de contabilidad gratis seguramente tendrá opciones más limitadas. También hay ERP que tienen módulos diferenciados para tareas como Facturación o Nóminas.
Ventajas de contar con un ERP en la contabilidad y finanzas de la empresa
¿Cuáles son los principales beneficios de un software ERP contable? ¿Cómo puede ayudar a mejorar la contabilidad y situación financiera de un negocio?
Mayor agilidad en la Facturación
Un ERP de contabilidad electrónica permite gestionar de forma más ágil y rápida todo lo que tiene que ver con las facturas de los empleados. Incluso, muchos de estos programas ofrecen plantillas prediseñadas para el diseño de facturas.
Mejorar el apartado de tesorería
La tesorería es el área de la empresa desde el que se gestiona todo lo que tiene que ver con los flujos de caja y movimientos monetarios dentro de la empresa. Es una sección fundamental porque es donde se toman las decisiones importantes de cara al uso de recursos económicos de la empresa, las políticas de cobro o pago, o la resolución de las desviaciones presupuestarias.
Informes contables automáticos
Los informes contables son análisis que se hacen al cierre de un ejercicio o al término de un proyecto. El objetivo es saber la situación económica y financiera de la empresa, el estado del Patrimonio Neto, etc.
Cierres contables más ágiles y rápidos
El cierre contable es el proceso de pasar las cuentas de resultados a las cuentas del balance. Puedes ser un proceso tedioso y complejo, pero que con un software ERP en contabilidad se puede agilizar y simplificar.
Mejora la toma de decisiones
Al tener una visión global de la contabilidad, el empresario (o cada departamento) puede tomar decisiones más meditadas, basadas en información financiera actualizada. Esto tiene como consecuencia una mayor seguridad a la hora de realizar elecciones importantes para el futuro económico de la empresa.
Cumplimiento de las obligaciones fiscales
Estas herramientas están configuradas para que la empresa cumpla con todas las obligaciones fiscales con la Agencia Tributaria. Esto incluye trámites como el Impuesto de Sociedades, IVA, Impuestos ambientales, retenciones, declaraciones informativas, etc.
Menos errores
Se minimiza la posibilidad de errores. Hay que tener en cuenta que incumplir con la normativa contable o fiscal puede suponer importantes sanciones para la empresa. Por ello, tener un sistema ERP en contabilidad informatizado permite disminuir el riesgo de errores y los problemas que se pueden derivar de ellos.
Los procesos son mas simples
Al estar toda la información centralizada, actualizada y accesible a todos los departamentos se pueden agilizar todos los procesos, no solo dentro del área de contabilidad, sino entre diferentes secciones de la empresa. Por ejemplo, entre el departamento contable y el de RR.HH.
Escalable
Los programas ERP de contabilidad se pueden ajustar al tamaño de cada empresa. Y lo que es más importante, pueden ofrecer soluciones cada vez más complejas y completas, a medidas que el negocio va creciendo. El objetivo final es que pueda ser usado por pequeñas, medianas o grandes empresas.
Seguridad de la información
En un sistema informatizado te aseguras que la información circula más segura. Los software ERP en contabilidad incorporan password y contraseñas de seguridad que solo permiten el acceso a personas autorizadas, Además, al tener toda la información en una base de datos centralizada e informatizada se minimizan los riesgo de pérdidas de documentos.
Ahorro de costes
Aunque un ERP para contabilidad puede suponer un importante desembolso inicial, con todas las ventajas que proporciona esta inversión se acaba amortizando al cabo de unos meses. Además, existen ERP de contabilidad open source que suelen ser gratuitos, ideales para empresas que están empezando o que todavía no pueden afrontar inversiones de cierto calibre.
Ejemplos de sistemas ERP para la contabilidad de una Pyme
- Clickgest: es un software ERP que cuenta con un módulo de contabilidad gracias al cual se pueden tener controladas todas las compras y ventas. Al realizar cualquier operación se generan de forma automáticas los asientos contables que van al libro diario. La versión más económica de su módulo contable cuesta 12 euros al mes e incorpora gestión de compras y ventas, además de un CRM (para gestión de clientes).
- Microsoft Dynamics: Dynamics 365 es la solución de Microsoft para la gestión integral de los recursos empresariales. Entre sus diferentes módulos se encuentra el de Finanzas, que se puede adquirir desde 151,80 euros al mes.
- Netsuite: es un programa de gestión ERP diseñado por Oracle que también integra módulos para el control contable de la empresa. Cuenta con todas las funciones necesarias para realizar una completa planificación y gestión financiera.
- Dolibarr: uno de los mejores software ERP contables gratuitos. No solo cuenta con un módulo para gestión y administración financiera, sino que además incorpora herramientas para otros departamentos: recursos humanos, gestión de usuarios, terminal de punto de venta.
- Sage X3: Sage tiene diversas soluciones para la contabilidad del negocio, entre ellas su herramienta en la nube Sage Business Cloud. Sin embargo, si buscas un software más enfocado a empresas de mediano o gran tamaño, te recomendamos decantarte por Sage X3.
Hay muchos más programas ERP de contabilidad. Entre ellos tienes soluciones de pago como Syspro, Fiserv o Quonext, y plataformas gratuitas como iDempiere y BlueSeer.
Si quieres conocer más de estos programas, te recomendamos visitar:
Esperamos que la información del artículo de haya sido útil. Si tienes cualquier duda o necesitas ayuda con la gestión de tu empresa, te invitamos a que contactes con un asesor. Recuerda que en nuestra web puedes encontrar un directorio con las mejores asesorías contables de tu provincia.