Cómo afecta la nueva reforma laboral al control horario de los empleados

La nueva reforma laboral que están negociando agentes sociales, patronal y el Ministerio de Trabajo trae varias novedades al control horario de los trabajadores, que las empresas deben conocer de cara a estar preparadas para cuando estas entren en vigor. En las siguientes líneas detallamos cómo afecta la nueva ley de control horario de los trabajadores.

¿Qué es el control horario de los trabajadores?

El control horario de los trabajadores es el registro detallado de las horas de trabajo de cada empleado, en el que se registra tanto la hora de inicio como la de la finalización de la jornada laboral diaria, así como las pausas acordadas en el contrato o el convenio colectivo o las mínimas contempladas en el Estatuto de los Trabajadores.

En vigor desde 2019, la normativa del control horario de los trabajadores tiene como objetivo principal registrar de forma clara las horas diarias trabajadas por cada empleado, incluidas las horas extraordinarias, para evitar abusos, como la realización de horas extraordinarias no remuneradas o la imposición de jornadas superiores a las acordadas.

Así mismo, permite que tanto la empresa como los trabajadores tengan un registro preciso del tiempo trabajado, lo que facilita el cumplimiento de las obligaciones legales respecto a descanso entre jornadas, vacaciones y remuneración.

Cabe señalar que el control horario de los trabajadores es obligatorio para todas las empresas, con independencia de su sector de actividad y su tamaño, teniendo que registrar la jornada laboral de todos sus empleados, independientemente de su categoría, tipo de jornada, sean trabajadores presenciales o a distancia. Si bien existen varias excepciones a esta obligación, en concreto para las relaciones laborales de carácter especial contempladas en el artículo 2.1 del Estatuto de los Trabajadores.

¿Qué nuevas obligaciones introduce la reforma laboral en el control horario de los trabajadores?

La reforma laboral que se está negociando actualmente entre el Ministerio de Trabajo, patronal y los agentes sociales, introducirá nuevas obligaciones en materia de control horario. Por lo tanto, a los requisitos actuales para el registro de la jornada laboral, se suman las siguientes obligaciones:

• El sistema de control horario debe ser digital y lo más automatizado posible, de manera que quedan prohibidos los sistemas de control horario en papel. Con esta medida se busca mejorar la transparencia y la precisión del control horario, evitar posibles manipulaciones de los registros y reducir el error humano.
• El sistema de control horario digital elegido debe permitir el acceso remoto a la Inspección de Trabajo, de esta forma se busca agilizar las auditorías y reducir la interrupción de las operaciones de la empresa. Además, permite la consulta en directo de los registros y permitirá comprobar el cumplimiento de la futura reducción de la jornada laboral.
• Los sistemas de control horario biométrico quedan prohibidos (al considerarse una medida invasiva y desproporcionada según el último criterio de 2023 de la AEPD).
• Se fijan nuevas cuantías para las sanciones por no realizar el control horario de los trabajadores (las detallaremos más adelante).

¿Qué requisitos deben cumplir los sistemas de control horario con la nueva ley?

Los requisitos para cumplir con la nueva ley de control horario son los siguientes:

• El registro de horas debe estar automatizado.
• Los registros deben ser accesibles en tiempo real por los trabajadores, la representación legal de los trabajadores (si la hubiera) y la Inspección de Trabajo.
• Los datos se protegerán contra alteraciones y pérdidas, aplicando las medidas técnicas y organizativas necesarias y establecidas en la Ley de Protección de Datos.
• Los registros se conservarán durante cuatro años de forma segura.
• El sistema de control horario debe permitir generar informes detallados sobre las horas trabajadas y cualquier otra información relativa a la jornada laboral relevante.

Estos requisitos se suman a los que ya había que cumplir respecto al registro obligatorio de la jornada laboral:

• Registrar diariamente cada turno de los empleados de manera individual. Incluidas las pausas pactadas dentro de la jornada (pausa para comer, por ejemplo).
• Incluir los datos de identificación de la empresa.
• Incorporar la información del trabajador.
• Indicar la fecha correspondiente a cada jornada laboral.
• Especificar las horas exactas de entrada y salida.

¿Cuáles son las sanciones por no cumplir el control horario?

Otra de las novedades importantes de la nueva reforma laboral que afecta al control horario, son las sanciones, ya que aumenta la cuantía de las mismas y, además, a partir de su entrada en vigor, se aplicará una sanción por cada trabajador con el que se cometa una infracción (por ejemplo, si la empresa tiene 10 trabajadores y no lleva el control horario de cinco de ellos, se le impondrán cinco sanciones diferentes, una por cada empleado afectado).

Estos son los nuevos rangos y cuantías para las sanciones en materia de control horario de trabajadores:

Estas sanciones se aplicarán a cualquier infracción sobre la jornada de trabajo, las horas extra, las vacaciones, descansos, control horario y cualquier otra infracción relativa al tiempo de trabajo.

¿Cuándo entrará en vigor la nueva ley de control horario?

Se espera que la nueva ley de control horario entre en vigor en el último trimestre de 2024 o en enero de 2025. En cualquier caso, estos cambios se van a producir y lo mejor es anticiparse a ellos, tomando las medidas necesarias para adaptar el sistema de control horario de la empresa para cumplir con las nuevas obligaciones.

¿Cómo cumplir las nuevas obligaciones del control horario?

Para cumplir con las nuevas obligaciones en materia de control horario, la mejor solución es usar un software o app de control horario de trabajadores, puesto que permite cumplir con todos los nuevos requisitos, incluido el acceso remoto de la Inspección de Trabajo.

Además, un software o app de control horario permite automatizar la mayor parte de los procesos y no solo se limita a registrar la hora de inicio y fin de la jornada, sino que también permite llevar la gestión de las vacaciones, permisos y bajas. En algunos casos, más allá de generar informes del registro horario de cada empleado, también permite obtener informes relativos a productividad y rendimiento.

Dependiendo del software de control horario elegido, se podrán tener más o menos funciones, pero la gran mayoría cubren los requisitos obligatorios de la nueva reforma laboral, y lo hacen de una manera mucho más ágil y fácil de usar que llevar el control horario de trabajadores en Excel.

Los empleados pueden acceder a ellos desde diferentes vías (in situ con quioscos, tablets o lectores de tarjetas), vía web o desde la app para móvil, y registrar fácilmente el inicio y finalización de la jornada, solicitar vacaciones o permisos y acceder a su registro horario. Y la automatización reduce los errores que se puedan cometer.