En los últimos años hemos oído hablar mucho del absentismo laboral; nadie pone en duda que es un problema para las empresas, especialmente para las pymes y cuando los últimos datos publicados sobre este tema nos dicen que de media en España se faltan casi 11 días al trabajo por diferentes causas. En esta guía sobre absentismo laboral para 2021 vamos a explicar qué es el absentismo laboral, qué tipos existen, las causas que lo motivan y cómo se puede prevenir y combatir.
¿Qué es absentismo laboral y qué no lo es?
El absentismo o ausentismo laboral es cuando un trabajador se ausenta de su puesto de trabajo con o sin una causa justificada, sin previo aviso y sin que haya terminado su jornada laboral, dejando así de cumplir sus funciones.
Es decir, el absentismo laboral es cuando un empleado no acude o se va de su puesto de trabajo y, consecuentemente, deja de cumplir con sus obligaciones laborales.
Aunque de aquí parezca que se desprende que tanto las faltas justificadas (bajas por enfermada, bajas por accidente, permisos, etc.) como aquellas injustificadas deben entenderse como absentismo laboral, , hay una serie de faltas de asistencia al puesto de trabajo que no tienen consideración de absentismo laboral:
- Huelga general.
- Cumplimiento de funciones de representante legal de los trabajadores.
- Vacaciones.
- Permiso de maternidad.
- Baja por riesgo durante el embarazo.
- Lactancia.
- Enfermedades causadas por el embarazo, el parto o la lactancia.
- Permiso de paternidad.
- Baja por enfermedad común.
- Baja por accidente no laboral.
- Baja por accidente laboral.
Regulación jurídica del absentismo laboral
El absentismo laboral en España está regulado en el Estatuto de los Trabajadores, recogido en varios artículos:
- El empresario puede verificar el estado de enfermedad o accidente del trabajador que sea alegado por este como motivo para justificar las faltas de asistencia al trabajo, mediante reconocimiento a cargo de personal médico (artículo 21.4).
- El artículo 45.1 recoge todas las causas por los que se podrá suspender el contrato de trabajo, entre las que se encuentra la incapacidad temporal de los trabajadores (letra c), los permisos de maternidad y paternidad, así como el riesgo durante el embarazo y durante la lactancia (letra d) y el derecho a huelga (letra l).
- El artículo 54.1 recoge en su letra a) las faltas repetidas e injustificadas de asistencia o puntualidad como motivo de despido disciplinario.
- El comité de empresa tiene derecho a conocer las estadísticas sobre la tasa de absentismo laboral y sus causas (artículo 64.1.7).
Clases de absentismo
Ahora que ya sabemos cómo regula el Estatuto de los Trabajadores el absentismo laboral, podemos pasar a conocer los diferentes tipos de absentismo laboral en los que se pueden clasificar las faltas al trabajo.
Ausencias voluntarias o injustificadas
Hablamos de absentismo laboral injustificado cuando el empleado falta o se ausenta de su puesto de trabajo y deja de cumplir con sus obligaciones laborales dentro de su horario de trabajo, sin que se haya aviado previamente a la empresa o sin dar un motivo que justifique dicha ausencia.
Ausentismo justificado
Hablamos de absentismo laboral justificado cuando el trabajador que falta o se ausenta de puesto de trabajo, avisa previamente de ello a la empresa y da un motivo que justifique dicha ausencia. Este tipo de absentismo puede ser controlado por la empresa, ya que ha sido informada previamente (bajas médicas, bajas por accidente, permisos retribuidos, permisos laborales no retribuidos, etc.).
Absentismo presente
Con absentismo presente nos referimos a cuando un empleado acude a su puesto de trabajo, pero dedica una parte de su jornada laboral a realizar tareas que no tienen nada que ver con sus obligaciones laborales (como mirar páginas web, redes sociales, correo personal, etc.). Es decir, el empleado no falta a su puesto de trabajo, pero realmente no cumple con sus obligaciones o tareas, es lo que se entiende por presentismo.
Las cifras del absentismo laboral en España
Las últimas cifras del absentismo laboral en España las encontramos en el VIII Informe de Adeco sobre Absentismo, publicado respecto a 2018, aunque la tendencia en 2019 parece ser muy similar. Este informe publicó que en 2018 753.000 empleados no fueron ni un solo día a trabajar, situando la tasa de absentismo laboral en un 5,3% anual.
Esta tasa, que engloba todo tipo de ausencias al trabajo (tanto justificadas como no), se puede traducir en más de 100 horas laborales perdidas al mes o en un gasto que supera los 85.000 millones de euros, de los que 7.000 millones de euros son coste directo para las empresas.
Ahora, de esa tasa de absentismo laboral, el 70% son ausencias justificadas por enfermedad común.
Causas del ausentismo laboral
Las causas detrás del absentismo laboral provienen tanto de los trabajadores como de la empresa, puesto que hay diferentes variables que tener en cuenta a la hora de tratar este tema y analizarlo, especialmente si se le quiere poner remedio.
Por parte del trabajador
Los principales estudios e informes publicados en torno al absentismo laboral nos dicen que las principales causas del mismo por parte del trabajador son:
- Las enfermedades, reales, exageradas o inventadas, se usan como justificación de la ausencia laboral.
- Los motivos familiares, como el cuidado de un familiar, el fallecimiento de un familiar o compromisos familiares.
- Motivos de fuerza mayor, como fallos en el transporte público o avería del coche, inclemencias meteorológicas que impidan acudir al puesto de trabajo.
- Los motivos personales, como exámenes, visitas al médico, estrés laboral.
Motivadas por la empresa
Sin embargo, el trabajador no es el único responsable de las causas que pueden derivar en un aumento de la tasa de absentismo laboral, ya que también encontramos algunos indicadores responsabilidad de las empresas:
- Cuando los trabajadores no se sienten comprometidos ni vinculados con la empresa, pueden faltar de forma más habitual al puesto de trabajo. La empresa debe analizar los motivos detrás de esta insatisfacción laboral.
- Cuando hay una falta de controles y evaluaciones, cuando la empresa no establece una forma de supervisión, es más fácil ser víctima del absentismo laboral y la posible pérdida de productividad asociada a él.
- Un empleado con falta de estímulos, es decir, que no alcance sus aspiraciones y metas profesionales dentro de la empresa, es más proclive a faltar al trabajo, puesto que le falta motivación.
- Un mal ambiente laboral o malas condiciones laborales suelen ser causa directa del absentismo laboral. Si un trabajador no se siente cómodo en la empresa o con el clima laboral, buscará cualquier excusa para no atender su puesto de trabajo.
- La prevención de riesgos laborales inadecuada puede derivar en más accidentes de trabajo y problemas de salud entre los trabajadores.
- Una rotación excesiva de personal afecta al clima laboral y puede menoscabar el sentimiento de pertenencia e identidad del trabajador con la empresa.
Consecuencias del absentismo laboral
El absentismo laboral viene acompañado de consecuencias negativas tanto para los trabajadores como para la empresa, que no solo afectan al aspecto económico, como vamos a ver a continuación.
Para el trabajador/es
Para el trabajador, el absentismo laboral no solo significa un posible deterioro en su imagen para le empresa, puesto que se verá reducida su productividad, sino que también le acarreará problemas con los compañeros, pérdida de motivación y vinculación con la empresa y reducción de sus ingresos.
Posibles sanciones
Además, las faltas injustificadas pueden ser motivo de sanciones que se verían reflejadas en una reducción proporcional del salario en base a las horas que se ha dejado de trabajar por ausentarse sin permiso del puesto de trabajo.
Rescisión del contrato
La concatenación de faltas de asistencia injustificadas pueden llevar al despido, tal y como recoge el artículo 54.1.a) del Estatuto de los Trabajadores, puesto que se consideran un incumplimiento de las condiciones contractuales de la relación laboral entre empleado y empresa.
Perjuicios para los compañeros de trabajo
El absentismo laboral afecta también a los compañeros de trabajo, puesto que se ven obligados a cubrir las faltas del trabajador que se ausenta y a tener que completar o realizar ellos aquellas tareas laborales que se han quedado sin hacer. Esto obliga a tener que reajustar la distribución de las tareas y a la posibilidad de sobrecargar a otros empleados con las tareas de aquel que se ausenta, lo que conlleva a empeorar el clima laboral y la relación con los compañeros.
Para la empresa
La empresa también enfrenta consecuencias adversas debidas al absentismo laboral, especialmente en lo que se refiere a la productividad y el posible aumento de los costes.
Descenso de la productividad y competitividad
Cuando una empresa sufre ausentismo laboral descontrolado, este se traduce una pérdida de la productividad y, por tanto, de la competitividad, puesto que no poder cumplir con los objetivos de producción o realizar una atención al cliente ineficiente, acaba afectando a la imagen corporativa de la empresa y a su posición frente a la competencia.
Empeoramiento del clima laboral
Ya hemos visto que el absentismo laboral afecta a todos los trabajadores, puesto que cuando faltan uno o varios empleados, los demás deben ocuparse de de realizar las tareas asignadas a ellos y que han quedado pendiente de completarse. Esto puede conducir a un empeoramiento del clima laboral, puesto que tendremos empleados sobrecargados de trabajo. Además, esta situación puede hacer aflorar tensiones entre los trabajadores y la empresa.
Pérdida de clientes y aminoración de las ganancias
Una perdida de la productividad y la competitividad deriva irremediablemente en la pérdida de clientes; si no podemos cumplir, por ejemplo, con los pedidos hechos o dar el servicio acordado en el contrato, nuestros clientes abandonarán la empresa en busca de un mejor servicio. Esta perdida de clientes se traduce a su vez una pérdida de las ganancias de la empresa.
Aumento de costes
Además de la pérdida de ganancias, se produce también un aumento de los costes, puesto que cuando se tienen trabajadores que faltan continuamente a su puesto de trabajo, las empresas se ven obligadas a cubrir esos puestos con nuevos trabajadores, si no quieren ver afectada mucho más su productividad. Esto conlleva despidos, nuevas contrataciones y períodos de formación que harán subir los costes de contratación de la empresa.
¿Cómo prevenir el ausentismo laboral?
Ya hemos visto qué causas pueden estar detrás del absentismo laboral y las consecuencias que tiene tanto para la empresa como para los trabajadores. Llega el momento de ver cómo podemos prevenir el ausentismo laboral para evitar que este se convierta en un grave problema para la empresa.
Estableciendo políticas de asistencia al trabajo
Se deben establecer políticas de asistencia al trabajo que incluyan horarios y protocolos para gestionar las ausencias laborales, de manera que todos los empleados, incluidos supervisores, gerentes y responsables conozcan cómo deben proceder ante las faltas de asistencia, tanto justificadas como injustificadas.
Estas políticas de asistencia al trabajo deben funcionar como normas internas dentro de la empresa y es necesario que sean conocidas por toda la plantilla, y deberían incluir qué sanciones o consecuencias puede enfrentar un empleado que se ausente de su puesto de trabajo sin justificación, así como en qué casos está permitido ausentarse sin previo aviso o justificación previa.
Mejorar los procesos para solicitar permisos
Solicitar un permiso para ausentarse del trabajo debería ser un proceso sencillo y al alcance de todos los empleados, para que puedan pedir a la empresa permiso para ausentarse, alegando la justificación que motiva dicha falta al trabajo de manera cómoda. Para esto se puede recurrir a softwares de notificación y registro de faltas justificadas, permisos laborales y vacaciones.
Seguimiento y programas de bienestar
Si nuestra empresa empieza a registrar una elevación en la tasa de absentismo laboral, es necesario determinar qué puede estar causándolo, para ello es recomendable realizar encuestas a los trabajadores que nos ayuden a determinar el clima laboral que hay en el centro de trabajo y las causas que puede haber detrás de las ausencias laborales.
De estas encuestas también se pueden sacar informes que nos ayuden a crear programas que ayuden a mejorar el bienestar de los trabajadores, así como para mejorar su formación y carrera laboral dentro de la organización.
Flexibilidad de los horarios
La flexibilidad horaria puede ayudar a mantener más satisfechos a los trabajadores, que pueden decidir cuándo comenzar su jornada laboral (dentro de las normas y límites que decida la empresa), pudiendo así mejorar la conciliación personal y laboral de los empleados y fomentando una mejor relación entre trabajador y empresa.
Además, la flexibilidad horaria favorece también a aquellos empleados que viven más lejos y necesitan desplazarse una distancia mayor al trabajo, tanto si emplean transporte público como si utilizan su coche particular.
Establecer una política de teletrabajo
Junto a la flexibilidad horaria, establecer una política de teletrabajo, determinando jornadas que pueden realizarse desde casa u otra localización escogida por el trabajador, puede ayudar a prevenir el absentismo laboral, puesto que genera una mayor satisfacción en los trabajadores, que se ahorran ir a la oficina al menos una jornada a la semana.
El teletrabajo ayuda también a mejorar la conciliación laboral y personal y en muchas ocasiones ha demostrado aumentar la productividad de los empleados, que se sienten más motivados al poder realizar parte de su jornada laboral desde casa.
Especificar claramente los días laborales para la empresa
Parece evidente, pero no está de más recordarlo, es importante especificar claramente cuáles son los días laborales para la empresa, de manera que todos los empleados conozcan el calendario laboral al que deben atenerse para no incurrir en faltas de asistencia, por ejemplo, al realizar un puente cuando un festivo caiga en martes o jueves.
¿Cómo reducir el absentismo laboral?
El absentismo laboral puede llegar a ser un problema grave para cualquier empresa, especialmente para las pymes, por ello, ser capaces de reducirlo cuando ha comenzado a aumentar significativamente es clave para evitar perjuicios mayores, como la pérdida de ganancias, clientes o, en el peor de los casos, el cierre de la empresa.
A continuación vamos a ver algunos consejos que pueden ayudar a reducir el absentismo laboral.
Fomentando un clima laboral adecuado
Cuando uno pasa ocho horas al día metido en el centro de trabajo, es fundamental que el clima laboral sea lo más agradable posible, puesto que de este depende tanto las relaciones entres los trabajadores como de los trabajadores con la empresa.
Un clima laboral agradable, donde las tensiones sean mínimas y los trabajadores estén contentos, ayudará a reducir el absentismo laboral. Se trata de asegurarnos de que los trabajadores creen un compromiso y sentimiento de pertenencia con la empresa, que les haga querer quedarse (lo que se llama retener el talento).
Para lograr estos entornos de trabajo agradables se deben cuidar los espacios de trabajo, pero también fomentar el denominado «team building» (trabajo en equipo), integrar las diferentes áreas de la empresa y llevar a cabo un control del impacto de todas estas medidas encaminadas a mejorar el ambiente y las relaciones laborales dentro de la organización.
Formación y gamificación
Una forma de mantener motivados a los empleados es ayudarles en su mejora como trabajadores; es decir, fomentar la formación dentro de la empresa, creando programas de carrera que, por un lado, ayuden al trabajador a mejorar su desempeño profesional y sus competencias y, por otro lado, sirvan para aumentar los beneficios de la empresa gracias a unos trabajadores más formados, motivados y comprometidos con la organización.
Actualmente, esta formación no tiene por qué seguir planes y modelos rígidos, pudiendo recurrir a técnicas de gamifación que hacen del proceso algo mucho más accesible y «entretenido», puesto que se apuesta por una serie de métodos y actividades desde una perspectiva lúdica, que además incitan a la competitividad entre compañeros. Lo de «aprender jugando» no solo da buenos resultados en los colegios.
Corregir desajustes en las cargas de trabajo
Ya hemos mencionado varias veces en esta guía la importancia de tener trabajadores satisfechos para reducir el absentismo laboral; una forma de lograr esa satisfacción es ajustar las cargas de trabajo en función de las capacidades reales de cada empleado, de manera que ni se sobrecargue ni se sobre-exija a un empleado más de lo que puede realizar en una jornada laboral, puesto que este tipo de situaciones pueden conducir a la frustración y el estrés laboral.
Para llevar a cabo de manera más eficiente el reparto de las cargas de trabajo y los tiempos, podemos recurrir a un software de control de horas de trabajo cumplidas o de control de la productividad. De esa manera podremos saber qué carga de trabajo soportan los empleados dentro de su jornada laboral y hacer los ajustes necesarios sobre esos datos.
Racionalizar horarios
En la línea con la flexibilidad horaria y el teletrabajo, está la posibilidad de racionalizar los horarios y favorecer así la conciliación; por ejemplo, se puede recurrir a la jornada intensiva los viernes y en verano, ofrecer permisos para asuntos propios o por motivos familiares, etc. La cuestión es que el empleado sienta que tiene cierto nivel de control para marcar el horario de su jornada laboral. Aunque es importante tener mecanismos de control para asegurarnos de que la productividad no se resiente, como vimos en el punto anterior.
Programas de retribución por competencia
Instaurara programas para retribuir la competencia de los trabajadores es una forma de reconocer su trabajo y su esfuerzo, de manera que se premie a aquellos trabajadores que demuestran un mayor compromiso con la consecución de los objetivos de la organización.
Que un trabajador se sienta valorado y su labor reconocida, ayuda a reducir el absentismo laboral y aumentar la identificación del empleado con la empresa. Para llevarlo a cabo, es recomendable tener algún sistema que permita evaluar el desempeño de los trabajadores y un crear un programa de retribución que resulte atractivo a los empleados.
Es posible crear un programa de incentivos, tanto económicos como no económicos, que premie a aquellos trabajadores más competente y comprometidos, de manera que se reconozca sus logros.
Mejorando las retribuciones, ligándolas al desempeño
Hablando de incentivos, es posible conseguir no solo rebajar el absentismo laboral, sino también aumentar la motivación de los trabajadores a través de mejoras en las retribuciones; están pueden ser desde pluses económicos, pasando por jornadas de trabajo libre, posibilidad de jornadas en teletrabajo, hasta programas de formación y desarrollo profesional a cargo de la empresa, que además ayudan a aumentar la seguridad del trabajador respecto a su puesto de trabajo.
Bonifica el cumplimiento del horario
También podemos bonificar a aquellos trabajadores que cumplen con el horario laboral; en base al control de la productividad y la consecución de objetivos o realización de las tareas asignadas dentro de la jornada laboral, la empresa puede reconocer estos logros y dedicación aplicando algún tipo de bonificación para el trabajador, de manera que aumente la motivación por cumplir con las obligaciones laborales dentro del horario de trabajo.
¿Cómo calcular el absentismo laboral?
Para calcular el absentismo laboral el primer paso es segmentar una muestra, es decir, seleccionar un período de evaluación concreto (puede ser un mes, un semestre o un año). Después, sumaremos el número total de empleados por mes y lo dividiremos entre la cantidad de meses que forman la muestra (es decir, si la muestra es un semestre, dividiremos el número de empleados entre 6).
También deberemos determinar qué días son laborables, para ello se cuentan los días festivos y las semanas del período de tiempo de la muestra, contar los días irregulares (aquellos adicionales al inicio y al final del período cuando este inicia y acaba en medio de la semana), multiplicar el número de semanas por 5 y sumar a ese resultado la suma de días irregulares y restar los festivos.
El siguiente paso es multiplicar el número de empleados por el número de días de trabajo dentro del período de la muestra (el resultado que hemos obtenido en el paso anterior).
Después debemos contabilizar los días de trabajo perdidos, para ello tomaremos un jornada laboral de 8 horas; multiplicamos el número de empleados por los días de absentismo (debes sumar todas las bajas o ausencias registradas).
El total de días perdidos por absentismo se divide por el total de días laborales de la empresa para obtener la tasa de absentismo laboral de la empresa.
La fórmula final sería esta:
Es conveniente contar con un software para gestionar las ausencias
Puesto que realizar estos cálculos puede ser una tarea compleja, ya que hay que tener en cuenta varios registros, lo recomendable es recurrir a un software que nos ayude a registra y gestionar las ausencias. Este tipo de programas nos ayudarán a desarrollar métricas en base al registro de las ausencias laborales, tanto justificadas como no, y a poder calcular de una manera más sencilla la tasa de absentismo laboral de la empresa.
Algunas opciones las encontraréis en:
En conclusión podemos decir que reducir el absentismo laboral y prevenirlo está muchas veces en manos de las empresas, puesto que trabajadores más satisfechos con sus condiciones laborales y el ambiente laboral, así como el ver reconocidos sus logros, ya sea mediante incentivos o bonificaciones o mejoras salariales, se traduce en trabajadores más motivados y, consecuentemente, con menos probabilidades de faltar al trabajo por causas injustificadas.
Además, el ajuste de las cargas laborarles en función de las capacidades de cada trabajador, así como las posibilidades de formación y mejora dentro de la empresa, contribuirán a rebajar los niveles de estrés laboral y disminuir las bajas por motivos médicos relacionados con ello. Igualmente, una buena gestión en prevención de riesgos laborales y la implantación de planes de saludo y bienestar también pueden contribuir a una disminución de las bajas por incapacidad temporal y por accidente laboral.