¿Estás preparado ante una inspección de Hacienda en 2021?

Si bien es cierto que las inspecciones están pensadas para luchar contra el fraude, muchas veces los problemas con Hacienda vienen dados por el desconocimiento o falta de experiencia más que por querer engañar al fisco. Así, es importante que los nuevos empresarios o profesionales tengan cuidado con no cometer errores en las declaraciones o en la llevanza de las cuentas, ya que hasta el más pequeño fallo puede acarrear consecuencias fiscales.

Para saber cómo afrontar una inspección de Hacienda es importante conocer las diferentes fases en las que se produce este procedimiento, sobre todo de cara a los plazos de los que dispondremos para presentación de documentación o, incluso, de recursos. Así, la inspección de Hacienda contará con las siguientes fases.

En el supuesto en el que llegue una notificación de la AEAT para citarnos a una inspección, no debemos ignorarla en ningún caso, no es algo que vaya a desaparecer o Hacienda se vaya a olvidar de nosotros. Además, tanto si la hemos recibido por correo postal como por sede electrónica, quedará constancia de ello y comenzarán a contar los días para los plazos (más adelante veremos más en profundidad este punto). La inspección de Hacienda nunca será sin previo aviso, ya que este es fundamental para dar inicio al procedimiento.

Debemos ser puntuales y procurar estar tranquilos, contestar a las preguntas que nos hagan de manera adecuada e intentar causar una buena impresión. No hablar de más es una buena idea, mantener las respuestas concisas y centradas sobre lo que se nos esté preguntando.

Si nos cita la Dependencia de Gestión Tributaria, debemos saber que este organismo no tiene potestad para pedirnos la contabilidad de la empresa, así que en este supuesto no haría falta que aportásemos los libros de cuentas o cualquier otro documento contable. La cosa cambia si quien nos cita es la Dependencia de Inspección, que si tiene esa potestad.

Al finalizar el encuentro entre la empresa y la Agencia Tributaria, el inspector creará unos documentos públicos llamados “diligencias”; se trata de documentos que recogen hechos (no fundamentos de derecho). Si no estuviéramos conforme con alguno de los hechos redactados en las diligencia, podremos requerir que se pongan nuestras declaraciones en ellas. En caso de estar conformes, los firmaremos. Es importante que os detengáis aquí y leáis con detenimiento las diligencias, porque una vez las firméis, estaréis dando vuestra conformidad con lo que en ellas se expone.

En esta fase, la AEAT expondrá una estimación de las cantidades que deberemos ingresar si ha detectado algún error que se deba subsanar. Si podemos justificar o demostrar con hechos que esas cantidades deben ser más bajas, es el momento de hacerlo.

El proceso finalizará con el levantamiento de un acta. Aquí pueden darse dos escenarios:

• Conformidad: Si estamos de acuerdo con los hechos que se nos imputan, firmaremos el acta de conformidad. Pero ojo, debemos estar completamente seguros en el momento de firmar, porque después no se podrá recurrir.
• Disconformidad: Puede que no estemos de acuerdo con el acta en su totalidad o con partes de la misma, en ese caso podremos firmar por hechos el acta.

El procedimiento de inspección tiene dos formas de iniciarse, bien a través de oficio por parte de la AEAT o bien a petición del obligado tributario, tanto si es persona física como jurídica, aunque es bastante raro que un particular solicite una inspección de Hacienda voluntariamente.

Como ya vimos en el apartado anterior, será la notificación la que dé comienzo al proceso administrativo. Esta puede ser de tres tipos:

• In situ: Un representante de la Agencia Tributaria se presentará en el domicilio social o sede de la empresa para notificarnos el inicio del procedimiento inspector. En la notificación se informa al obligado tributario del lugar, día y hora en los qué será citado. En esa fecha tendrá que entregar la documentación e información requerida en la sede provincial de la AEAT en la que tenga su domicilio social.
• Por correo postal: La notificación llegará por carta a la sede de la empresa y en ella se detallarán la fecha, la hora y la documentación a aportar en la sede provincial de la AEAT.
• Notificación electrónica: Las personas jurídicas (es decir, cualquier tipo de sociedad) recibirán de forma obligatoria la notificación de la inspección a través de los medios telemáticos de la AEAT (conocida como Dirección Electrónica Habilitada). El resto de empresas lo harán solo si previamente estaban acogidas voluntariamente a este tipo de remisión electrónica. Como en los dos casos anteriores, en la notificación figurarán la fecha, la hora y la documentación que deberá aportar en la sede provincial de la AEAT.

Recordad que más arriba os mencionamos ya el asunto de los plazos. Pues bien, es importante que anotemos la fecha en la que recibamos la notificación, ya que será la que se tenga en cuenta para calcular los plazos para presentar documentación, hacer reclamaciones, alegaciones, etc. Empezando a contar siempre desde el día siguiente al que se recibe la notificación.

El plazo que debe transcurrir para la entrega de documentación tras recibir la notificación no será inferior a 10 días hábiles (como ya hemos dicho, a contar a partir del día siguiente tras haber recibido la notificación). En el caso de que esos 10 días no sean suficientes, existe la posibilidad de ampliar el plazo en 5 días hábiles adicionales, pero para poder hacerlo hay que cumplir estos requisitos:

• Solicitarlo antes de los 3 días previos a la finalización del plazo original (es decir, antes del séptimo día tras recibir la notificación).
• Exponer una justificación del motivo de la ampliación de plazo.
• No debe perjudicar derechos de terceros.

Es posible solicitar la ampliación del plazo a través de la Sede Electrónica de la AEAT.

La ampliación se entenderá automáticamente concedida, salvo que se notifique de manera expresa la denegación de la misma o se establezca un número inferior de días a 5.

También es importante que nos aseguremos de que nuestros datos están correctos y de que leamos bien la notificación, ya que no todas las inspecciones de Hacienda son iguales y las características de cada caso en particular deben estar bien detalladas en la notificación. Aparte de los pasos a seguir, en la notificación también encontraremos:

• Lugar y momento en el que deberemos comparecer
• Los tributos que se revisarán y qué ejercicios en concreto
• El alcance de las actuaciones
• La finalización del plazo de ingreso tributario
• El lugar y momento de expedición de la notificación y la persona que firma el documento

Otro aspecto importante que conviene tener en mente de cara a las notificaciones es que podemos pedir que no nos lleguen en determinadas fechas. La AEAT nos permite solicitar hasta 30 días en los que no podrán efectuarnos notificaciones. Este trámite podremos llevarlo  a cabo también a través de la Sede Electrónica de la AEAT, en el apartado “Solicitud de días en los que no se pondrán notificaciones en Dirección Electrónica Habilitada”.

El inspector puede solicitarnos diferente documentación para poder examinarla. Entre los documentos que Hacienda nos puede pedir encontramos:

• Declaraciones
• Autoliquidaciones
• Comunicaciones de datos o solicitudes presentadas por los obligados tributarios relativas a cualquier impuesto
• La contabilidad:
  • Libros
  • Contabilidad principal y auxiliar
  • Ficheros
  • Facturas
  • Justificantes
  • Correspondencia con transcendencia tributaria
  • Registros y archivos informáticos

Por lo tanto, será importante que llevemos una contabilidad ordenada y conservemos todos los justificantes (recordad que, a efectos de IVA, las facturas deben conservarse durante un periodo de 4 años desde el fin del plazo de presentación del impuesto -plazo general de prescripción-, aunque a otros efectos puede ser mayor, por ejemplo: en el Impuesto sobre Sociedades Hacienda nos puede requerir documentación de 10 años atrás o incluso más).

Es importante saber que negarse al examen de la documentación relativa a la empresa que se nos solicita en una inspección, puede conllevar dos posibles consecuencias; por un lado, la calificación de la conducta como obstrucción o resistencia a la actuación inspectora. Y por otro lado, la presunción de omisión de libros y registros que puede determinar que se ha incumplido con las obligaciones contables.

En cualquier caso, ante una inspección de Hacienda, lo más recomendable es contar con ayuda profesional o la asistencia de un asesor fiscal.

La Ley General Tributaria tipifica dos tipos de infracciones principales:

• Ocultación de datos: Se produce cuando se presentan declaraciones con importes falsos o que omiten total o parcialmente operaciones, ingresos, rentas, productos, bienes o cualquier otro dato que incida en la determinación de la deuda tributaria. Aunque para que se considere como tal, la incidencia de la deuda derivada de la ocultación en relación con la base de la sanción sea superior al 10%.
• Utilización de medios fraudulentos: Cuando encontramos anomalías sustanciales en la contabilidad y libros de registro. O el empleo de factura, justificantes u otros documentos falsos o falseados.

De acuerdo a la ley vigente, las infracciones se clasifican en leves, graves y muy graves, dentro de los cuales existen diferentes graduaciones de cara a la imposición de las posibles sanciones. Estas sanciones son proporcionales a la calificación de la infracción, de manera que consisten en la multa proporcional sobre la base de la cuantía:

• Infracción leve: 50%
• Infracción grave: 50%-100%
• Infracción muy grave: 100%-150%

Podéis encontrar más información sobre las infracciones y sanciones tributarias en la guía que ya publicamos al respecto de las mismas.

Una vez finalizada la inspección de Hacienda, puede que nos llegue la consiguiente multa, pero si no estamos de acuerdo con ella y creemos que podemos probarlo, tenemos dos posibilidades a nivel administrativo para recurrir la multa.

• Recurso de reposición: Lo presentaremos ante el órgano que ha puesto la sanción para solicitar una segunda revisión que tenga en cuenta las alegaciones de la compañía. Se puede presentar en el plazo de un mes desde la recepción de la multa, adjuntando un formulario con dichas alegaciones en las que se argumentan los motivos del recurso y la justificación por qué se considera que la multa es injusta o incorrecta.
• Reclamación económico administrativa: Se presentará ante un organismo desvinculado de aquel que emitió la multa. Con esto se pretende dar más imparcialidad a la resolución, aunque supuestamente, la anterior también debería serlo. El plazo para presentarlo es de un mes desde la recepción de la notificación de la multa.

Es importante señalar que no se pueden presentar ambos recursos a la vez, pero una vez presentado uno u otro, la sanción queda suspendida hasta la resolución. La empresa que recurra una multa no recibirá una multa más elevada por ello, pero perderá la bonificación por conformidad, que suele ser una rebaja de la cuantía de la multa de hasta el 30%.

Visto el procedimiento de inspección en detalle, cabe recordar que toda empresa o profesional requerido ante una inspección de Hacienda cuenta con una serie de derechos y obligaciones que debemos tener en cuenta para cuando esta ocurra.

Entre los derechos del obligado tributario encontramos:

• Notificación de inicio de la actuación inspectora: La notificación se comunicará por correo postal, sede electrónica para las empresas o mediante un agente tributario.
• Derecho de privacidad: Allí donde haya información o documentación privada en la empresa, como ordenadores o archivos, solo podrá acceder el inspector con una orden judicial.
• Información sobre el estado del expediente: Una vez iniciado el procedimiento inspector, tenemos derecho a solicitar información sobre el estado del mismo.
• Aportación de información: Debemos aportar la documentación solicitada, pero también podremos aportar información de manera voluntaria para la defensa de nuestros legítimos intereses.
• Puesta de manifiesto del expediente y trámite de audiencia: En el caso de que exista una situación que debamos regularizar, podremos presentar las alegaciones que consideremos oportunas para reducir el importe o importes de los que hemos sido notificados.
• Conocimiento de las actas de inspección y recursos: Si estamos disconformes con las actas finales, podremos interponer recurso de reposición ante el Tribunal Económico Administrativo Regional o, en última instancia, presentar recurso ante el Tribunal Superior de Justicia.

Respecto a obligaciones de la empresa o profesional que enfrentan una inspección de Hacienda tenemos:

• Colaboración: Los contribuyentes tienen la obligación de colaborar con el actuante o inspector en el procedimiento inspector.
• Aportación de la información requerida: Debemos aportar toda la documentación solicitada en la inspección, dentro del plazo de 10 días hábiles (con la posibilidad de ampliarlos, como ya vimos).
• Cumplir con los periodos administrativos: Debemos respetar y cumplir con los diferentes plazos marcados por la ley.
• Pago de las actas y sanciones: Una vez finalizado el procedimiento inspector, deberemos cumplir con los plazos que determina la ley tributaria para realizar el pago de las actas o sanciones resultantes de la inspección.

Nuestra empresa o negocio puede ser citado para una inspección de Hacienda en cualquier momento, por lo tanto, llevar al día la documentación fiscal y contable nos hará estar bastante preparados para afrontarla. No servirá de nada ignorar la notificación de una citación con Hacienda, porque los plazos seguirán transcurriendo y siempre será mejor saber por qué se nos hace una inspección si vamos a querer recurrir sus resultados en algún momento.

Antes de enviar nada a la AEAT, con o sin la ayuda de un gestor o asesor fiscal, revisa todas las declaraciones de impuestos de los ejercicios requeridos. Además, asegúrate de tener todas las facturas, justificantes y recibos que apoyan los ingresos y gastos que has ido declarando. Si tu contabilidad está al día, no debería haber ningún problema que deba preocuparte.

Revisa que todas las sumas y los importes declarados para estar seguro de que todo está correcto. Si hubiera algún error o, si no lo hay pero quieres estar seguro, acude a un asesor especializado para que reviese las declaraciones y te ayude a preparar la inspección.

Tener la documentación ordenada y disponible será un plus a la hora de tener que buscarla y prepararla para su presentación. Como veis, la insistencia en que llevéis una contabilidad y archivo de documentación fiscal de manera eficaz es importante de cara a este tipo de situación.

Por norma, los inspectores están obligados a actuar con cortesía y tener buen trato, por lo que es recomendable que respondas con la misma actitud. Recuerda que encararte con esta persona podría derivar en consecuencias negativas para tu negocio.

Recuerda que las diligencias son documentos públicos y que deberás leerlos con la mayor atención posible. Y si no estás de acuerdo con algo de lo que en ellas se expone, no lo firmes y exige que se recojan tus manifestaciones.

Finalmente, si vas a recurrir una sanción, hazlo siempre que seas capaz de probar lo contrario, porque tratar de engañar a Hacienda en este punto puede salir mucho más caro que pagar la multa impuesta tras la inspección.