La investigación interna en las empresas no es algo nuevo, pero sin duda se ha puesto de relieve en estos últimos años gracias a la importancia que está ganando el compliance dentro de las empresas.
En esta entrada vamos a explicar qué es la investigación interna en la empresa, sus diferentes tipos y cómo deben llevarse a cabo.
¿Qué es la investigación interna?
La investigación interna es el protocolo implantado dentro de una empresa para denunciar, investigar y esclarecer conductas infractoras o hechos que puedan constituirse como delitos. En ese sentido, son mecanismos que existen en el ámbito laboral desde hace varios años y, además, permiten a las empresas no solo sancionar a los culpables, sino también determinar qué posición van a tomar si del delito cometido puede derivarse su responsabilidad penal.
Pero actualmente y con la importancia que ha ido ganando el compliance, la investigación interna se ha convertido, además, en una herramienta más dentro de este sistema de gestión del cumplimiento normativo. Y en ese sentido, las investigaciones internas funcionan como una forma de auditar el programa de compliance de las organizaciones, poniendo a prueba su capacidad para prevenir y evitar la comisión de infracciones o delitos.
Tipos de investigaciones internas
En función de cuándo se produzcan y la finalidad con la que se realicen, podemos hablar de cuatro tipos de distintos de investigación interna en las empresas:
- Investigaciones proactivas: son aquellas que se «adelantan» a la comisión de infracciones o delitos, es decir, las que funcionan como un sistema de monitorización del compliance en la empresa, ya que ponen a prueba la efectividad del programa y las medidas y sistemas de control implementados.
- Investigaciones reactivas: son las investigaciones internas que se llevan a cabo cuando hay indicios de que se está cometiendo un delito dentro de la empresa. Estos indicios pueden llegar, por ejemplo, por el canal de denuncias internas que todo plan de compliance debe incluir.
- Investigaciones previas a la investigación judicial: en este tipo de investigación, la empresa ya sabe que se está cometiendo un delito y comienza a reunir pruebas antes de que la propia investigación comience y estas les sean requeridas, con el objetivo de colaborar con la justicia.
- Investigaciones paralelas: son aquellas investigaciones que la empresa lleva a cabo de forma paralela a la investigación judicial, para poder colaborar con la Fiscalía en el esclarecimiento de los hechos y la identificación de los culpables.
La investigación interna y su relación con el compliance
Como ya hemos señalado, la investigación interna en las empresas es un elemento clave dentro del programa de compliance, tanto en su papel de medio auditor del propio programa como medio para investigar cuando hay indicios de comisión de un delito o de una infracción.
Desde la reforma del Código Penal en 2010, las empresas, como personas jurídicas, pueden tener responsabilidad penal de los delitos que cometan sus representantes o empleados y que les reporte o vaya a reportar algún beneficio directo o indirecto. Contar con un programa de compliance efectivo puede atenuar las penas derivadas de estos casos para la empresa o, incluso eximirlas de su responsabilidad penal.
Así, a través de la investigación interna, las empresas pueden no solo detectar comportamientos delictivos dentro de la empresa, sino investigarlos y, si así lo deciden, autodenunciarse, llegado el caso, o ponerles freno antes de que se desarrollen completamente.
Límites de la investigación interna
Es importante señalar que ningún protocolo de investigaciones internas puede ser una carta blanca para invadir el espacio y la privacidad de los trabajadores que puedan ser sospechosos o estén siendo investigados, puesto que existen unos límites que deben respetarse siempre y que están determinados por los derechos fundamentales de los trabajadores.
Nos referimos a los derechos relacionados con la intimidad, la presunción de inocencia, la tutela judicial efectiva, la protección de datos y los propios límites que el Estatuto de los Trabajadores impone a la potestad de control y vigilancia del empresario.
El respeto de estos límites es clave para asegurar que las pruebas obtenidas en el proceso de investigación interna tengan validez en un tribunal de justicia (si se llega ahí) y que su obtención no suponga un delito en sí mismo.
Garantías para los derechos fundamentales de los empleados
Por lo tanto, cuando la empresa pone a disposición de los empleados equipos y dispositivos informáticos y de comunicación, es muy importante tener establecido un protocolo de uso de estos dispositivos que, aparte de informar de posibles límites de uso personal de los mismos, también lo haga sobre la posibilidad de que en el curso de una investigación dichos medios podrán ser intervenidos y revisados.
Cuando se practiquen entrevistas a empleados implicados o testigos, es fundamental entender que se está produciendo el choque entre la obligación del empleado a colaborar con la empresa y su derecho a no autoincriminarse en la comisión de un delito. Por ello, los empleados han de ser informados previamente de que todo lo que digan podrá ser enviado a la Fiscalía. También se les informará de que pueden negarse a colaborar o contar con la asistencia de un abogado propio durante la entrevista.
Si es necesario acceder a lugares considerados parte de la intimidad de los empleados (taquillas, cajones, etc.), el acceso debe estar completamente justificado y motivado y llevarse a cabo delante de un representante de los trabajadores o de otro empleado.
Y si en la empresa hay cámaras de videovigilancia, los empleados deben estar informados de su presencia y del hecho de que pueden estar siendo monitoreados, ya sea a través de estas cámaras o de la implantación de programas de monitoreo en sus ordenadores.
¿Cómo realizar un procedimiento de investigación interna?
Para poder llevar a cabo un procedimiento de investigación interna en la empresa, lo primero que se debe fijar en el protocolo es quiénes tendrán conocimiento de la investigación interna, es decir, quiénes serán responsables, no quiénes la llevarán a cabo.
En el caso de delitos cometidos por empleados o mandos intermedios, serán tanto el órgano de cumplimiento como el órgano de administración quienes estén informados de la investigación y todo su proceso.
Cuando los delitos los comete algún miembro del órgano de administración, conocerá de la investigación solo el órgano de cumplimiento. Esto indica la importancia que tiene que este órgano goce de completa autonomía e independencia, además de contar con los suficientes recursos humanos y materiales para desempeñar esta labor.
La metodología a seguir en el proceso de investigación interna dependerá de cada caso que se presente, así como de la propia naturaleza del delito o infracción motivo de la investigación.
Entre otras medidas, la persona a cargo de la investigación podrá adoptar aquellas medidas cautelares que estime oportunas para evitar la destrucción de pruebas.
Como ya dijimos más arriba, en caso de tener que intervenir equipos o dispositivos tecnológicos, como por ejemplo, ordenadores, tablets o móviles, es necesario que exista un protocolo de uso de tales dispositivos. Además, se harán constar los indicios que justifican su intervención en el expediente de la investigación, siempre respetando el principio de proporcionalidad y recurriendo a medidas menos invasivas si fuera posible.
Si se van a llevar a cabo entrevistas a empleados, habrá que tener en cuenta lo que ya comentamos más arriba sobre la posibilidad que tienen los empleados de negarse a colaborar o a contar con la asistencia de un abogado.
De las conclusiones que se obtengan de las pruebas y testimonios reunidos, se elaborará un informe, que se enviará al órgano de administración o al órgano de cumplimiento, o ambos (depende de quién sea responsable de la investigación), para determinar el curso de acción a seguir por la empresa; desde aplicar medidas disciplinarias si se comprueba y demuestra la comisión del delito, hasta decidir qué papel tomará ante una posible investigación judicial.
¿Quién realiza una investigación interna en la empresa?
Será el órgano de cumplimiento de la empresa o la propia dirección (siempre y cuando no esté implicado en el proceso uno de sus miembros) quienes decidan quién llevará a cabo la investigación interna.
En ese sentido se presentan hasta tres posibles opciones: el abogado de la empresa o del despacho legal y jurídico que se tenga contratado, un abogado externo o un detective privado.
La primera opción, el abogado de la empresa, no se recomienda, porque puede crearse un conflicto de interés, especialmente si de la infracción o delito cometido se puede derivar responsabilidad penal para la empresa.
Es la segunda opción, contratar un abogado externo, la que más se recomienda, puesto que se evita el conflicto de intereses y, además, podrá asesorar mejor a la empresa sobre el camino a seguir si se constata la comisión del delito.
En este supuesto, además, si la empresa decidiera no autodenunciarse o no colaborar con la investigación (algo que puede hacer dentro de sus opciones de defensa de la persona jurídica), el abogado contratado debe guardar secreto profesional sobre aquello que haya podido averiguar durante el proceso de investigación.
Finalmente, recurrir a un detective privado es la opción menos recomendable, puesto que este no podrá perseguir de oficio un delito o a quién lo está cometiendo y, en caso de descubrir que se está cometiendo dicho delito, están obligados a denunciarlo ante las autoridades, lo que pondría fin a la propia investigación interna.
¿Qué ventajas aportan los protocolos de investigación interna?
Las ventajas de la investigación interna para las empresas que decidan implementar este tipo de protocolo son, especialmente, las siguientes:
- Si la investigación interna lleva a evitar la comisión del delito, es posible que se extinga la responsabilidad penal de la empresa.
- Al colaborar con la justicia en el esclarecimiento de los hechos delictivos y en la identificación de los infractores, la empresa puede ver atenuada su sanción penal. Este hecho se conoce como atenuante de colaboración.
- Al autodenunciarse tras constatar la comisión de un delito por parte de uno de sus representantes o empleados, la empresa podrá ver atenuada su pena. En este caso hablamos del atenuante de confesión (artículo 31 quater del Código Penal).
- Los mecanismos de investigación internan refuerzan el sistema de compliance y, además, repercuten positivamente en la imagen de la empresa, puesto que forman parte de su responsabilidad social corporativa, ya que demuestran su compromiso con el cumplimiento de las leyes y el de no amparar u ocultar comportamientos o actividades delictivas en su interior.