No todas las empresas lo tienen, pero un organigrama es una pieza fundamental para la buena organización de cualquier empresa, con independencia de su tamaño. En esta entrada vamos a explicar qué es y cómo crear el organigrama de una empresa y daros algunos ejemplos reales.
¿Qué es un organigrama de empresa?
El organigrama es un esquema organizacional que representa de manera gráfica e informativa la estructura interna de una empresa. Especialmente útil para el departamento de Recursos Humanos, el organigrama permite identificar las cadenas de mando, cómo se agrupan los empleados, en qué departamentos, ante quién responden, etc.
El organigrama ordena y estructura la empresa dentro de su comunicación formal; el organigrama informa a todos los miembros de la empresa y personas externas de qué departamentos existen en ella, qué personas sus puestos, qué funciones tienen y cómo se relacionan entre sí.
En resumen, el organigrama de una empresa es el esquema de esa empresa y, a modo de ejemplo, puede tener esta forma básica:
El organigrama debe incluir una serie de elementos, que si bien no son todos obligatorios, sí que nos van a dar una idea de la estructura organizativa de una empresa, que será diferente en función de las necesidades de cada empresa o entidad:
- Ápice estratégico: Los altos directivos de la empresa.
- Línea media: Mandos intermedios de la empresa, que hacen de puente entre los altos directivos y los trabajadores.
- Núcleo de operaciones: Los trabajadores que están en contacto directo con las funciones de la empresa propiamente dicha.
- Personal de apoyo: Pueden ser trabajadores que formen o no parte de la compañía, pudiendo ser subcontratados.
Ejemplos de organigramas de empresas reales
Antes de entrar en profundidad a desgranar tipos de organigramas y otros aspectos, os vamos a mostrar dos ejemplos de organigramas de empresa real: Coca Cola y de Telefónica.
El organigrama de Coca Cola está compuesto inicialmente por cuatro departamentos, un vicepresidente y el presidente, luego cada región cuenta con su propio esquema, pero el concepto es el mismo para todas.
Para el segundo ejemplo de organigrama de empresa real tenemos el organigrama del comité ejecutivo del grupo Telefónica.
▷ ¿Qué tipos de esquemas de organización empresarial existen?
No existe un solo tipo de organigrama, ni en los elementos que debe contener, ni el tipo de diseño, ya que su “única” condición es que refleje de manera clara la información que contienen y la estructura de la empresa. Por ello, podemos definirlos según distintos tipos de parámetros, como vamos a ver a continuación.
Según el tipo de información
- Organigramas informativos: Esquema simplificado de toda la organización, con la información más relevante. A disposición de todo el público. Refleja la estructura básica de la empresa.
- Organigramas analíticos: Información más detalla y específica de la organización. Tienen como finalidad analizar y ayudar a detectar problemas, como fugas de presupuesto, distribución, relaciones entre departamentos, etc.
- Organigramas formales: Requiere aprobación previa y representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de la empresa.
- Organigramas informales: Son aquellos no aprobados por la organización.
Por la organización
- Organigrama jerárquico: Refleja el poder o control dentro de la empresa en un diseño piramidal de mayor a menor. Facilita la comunicación entre superior y subordinado y es visualmente muy claro, aunque más rígido a la hora de definir las funciones de cada trabajador.
- Organigrama matricial: Es habitual en empresas con más de un director o más de un responsable de proyecto o más de un superior por departamento o trabajador. Permite incluir relaciones interdepartamentales, aunque puede hacer confusa la gestión de responsabilidades.
- Organigrama plano: Deja solo dos roles: directivos y empleados, quitando los mandos intermedios. Refleja una relación más directa y proporciona más autonomía a los trabajadores.
Por la necesidades de la empresa
- Organigrama general: Especifica los cargos hasta llegar a los departamentos.
- Organigrama integral: Va un paso más lejos y entra en todas las unidades administrativas.
- Organigrama funcional: Especifica todos los puestos que existen en la empresa y puede añadir las tareas que dependen de cada rol.
Por la representación visual
- Organigrama vertical: Se representa en forma de pirámide, con los cargos más altos en la cúspide y abajo los trabajadores con menos poder de toma de decisiones.
- Organigrama horizontal: Se ordena de izquierda a derecha y los niveles de jerarquía se representan en forma de columna.
- Organigrama circular: En el centro está la dirección y alrededor otros miembros ocupando un puesto en base a su cargo y poder.
- Organigrama mixto: Incluye elementos verticales y horizontales que ayudan a completar las posibilidades de graficación.
¿Cuál es el tipo de organigrama más utilizado por las empresas?
Como hemos comentado, cada empresa puede presentar el organigrama que mejor se adapta a sus necesidades, actividad, número de trabajadores y altos cargos. Además, el organigrama no es algo estático, sino que puede cambiar y evolucionar con el tiempo, según la empresa se desarrolle y crezca.
Lo más habitual, sobre todo en pymes, es encontrar organigramas simples, distribuidos por departamentos, con el director arriba, y debajo, el nombre del responsable o responsables del mismo, muchas veces empleando un planteamiento mixto en horizontal y vertical.
¿Cómo diseñar un organigrama propio? Plantilla ejemplo
Antes de ponerte a elaborar el organigrama de tu empresa, lo primero que debes pensar es qué quieres reflejar en él, porque cada empresa y, por tanto, cada organigrama es diferente. Por lo tanto, te vamos a dejar una serie de pasos o consejos a seguir para saber cómo hacer un organigrama de una empresa:
1.- Segmenta los departamentos:
Divide la empresa en departamentos según las funciones que cada uno vaya a llevar a cabo. Habrá que analizar los puestos para saber qué hará cada grupo de trabajadores y qué funciones realizarán de manera independiente y cuáles de manera conjunta. También podremos asignar responsabilidades y tareas para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto.
Saber qué tareas están asignadas y a quién hará más fácil que se detecten solapamientos o proyectos con equipos insuficientes.
Además, este análisis de los puestos de trabajo también puede ayudar a determinar qué tareas se pueden llevar a cabo dentro de la empresa y cuáles necesitarán recurrir al outsourcing (externalización o subcontratación) para poder hacerlas.
2.- Establecer la cadena de mando:
Es necesario determinar la jerarquía de trabajo, las obligaciones concretas de cada trabajador, los niveles de mando existentes y por cuántas personas tienen que pasar las tareas. Además, también se determina quién toma las decisiones y se encarga de gestionar a otros trabajadores y coordinar a más de uno.
Debemos asegurarnos de que superiores y subordinados están bien definidos. La mejor forma de hacerlo es ir desde arriba hacia abajo, empezando por el CEO, el director ejecutivo y los responsables de los departamentos.
3.- Grado de dependencia delos empleados:
Qué grado de control tendrán los trabajadores con mayor nivel de mando sobre el resto de empleados a su cargo y cuántos serán estos. También hace referencia la libertad que el superior dejará a sus subornidados.
Los trabajadores que estén al mando identificarán tareas en curso y podrán tomar decisiones en cuanto a la magnitud y alcance de las estrategias que se llevarán a cabo para conseguir los objetivos de la empresa.
4.- Informativo, intuitivo y global:
El organigrama debe ser informativo, intuitivo y representar a todos los trabajadores de la empresa, de manera que no solo facilite la comunicación dentro de la misma, sino que ilustre quién trabajan con quién, qué responsabilidades dependen de ellos y cuáles son sus posibilidades de promoción dentro de la empresa.
A continuación os dejamos una para de plantillas a modo de ejemplo para ilustrar lo que hemos ido viendo hasta ahora:
Plantilla organigrama de empresa pequeña o microempresa:
Plantilla organigrama de mediana empresa:
¿Quién debe elaborarlo?
En las empresas con departamento de recursos humanos, es este departamento el que se ocupará de elaborar el organigrama de la empresa, puesto que estructura y organiza a todo el personal de la compañía.
El organigrama en una empresa pequeña o que carezca de departamento de recursos humanos, el esquema deberá hacerlo su director general o CEO, ya que será quien se ocupe de la selección y gestión de personal.
¿Cuándo es conveniente crearlo?
El organigrama de la empresa se elabora dentro del Plan de negocio, en el momento de crear la empresa, o dentro del Plan estratégico. Una vez que la empresa esté en funcionamiento, habrá que ir rediseñando su estructura para tener un crecimiento sostenido.
Ventajas y desventajas de contar con un esquema de este tipo
Contar con un organigrama empresarial cuenta con una serie de ventajas, pero también desventajas, entre las que podemos destacar algunas.
Ventajas:
- Muestra la cadena de mando y la relaciones entre los departamentos.
- Divide y reparte el trabajo de forma clara.
- Informa de quién es el responsable de cada área.
- Facilita las tareas de supervisión de los mandos intermedios.
- Su organización puede ayudar a conseguir los objetivos de la empresa.
Desventajas:
- No refleja ni tiene en cuenta las relaciones informales.
- No siempre es fácil llevar la estructura sobre el papel a la realidad, puede entrañar dificultades en algún departamento o persona.
- Es necesario actualizarlo con regularidad.
Esperamos que esta entrada sobre el organigrama de empresa os haya resultado de utilidad. Recordad que debe incluirse en el Plan de Negocio y que debe evolucionar y actualizarse con el desarrollo de la propia empresa.
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