Una correcta gestión del inventario es vital para cualquier pequeña empresa que cuente con productos almacenados (ya sea para la venta directa o para la elaboración de otros productos) y para ello es importante realizar un inventario de los mismos. Los ordenadores, programas como Excel y softwares dedicados a inventariado han facilitado mucho esta labor. En esta entrada vamos centrarnos en la plantilla de inventario de almacén hecha en Excel y el partido que se le puede sacar.
▷ Plantilla de Excel para inventarios (Descarga gratis)
La mejor forma de llevar un buen control de stocks en nuestra empresa es tener una correcta gestión del almacén; saber la cantidad de productos, dónde están ubicados y los flujos de entrada y salida son algunos de los aspectos que se deben cubrir a la hora de elaborar un inventario. Y sin duda, Excel es una de las herramientas más adecuadas para realizar un plantilla de inventario.
A continuación podéis descargaros gratis una plantilla de inventario en Excel, lista para que podáis comenzar a usarla, incluidas fórmulas (en el penúltimo epígrafe de esta entrada encontraréis unas instrucciones para usarla).
Plantilla para inventario en Word
También tenéis la posibilidad de realizar una plantilla de inventario en Word, ya que este programa también nos permite realizar tablas con fórmulas, es decir, hacer una hoja de cálculo. Sin embargo, Excel se presenta como una mejor opción, dado que el formato en celdas ya nos facilita bastante la labor y nos ahorra tener que ir creando tablas manualmente y página a página.
¿Cómo usar estas plantillas para llevar mi control de inventarios?
Las plantillas que vas a encontrar para descargar en esta entrada vienen preparadas para que puedas comenzar a utilizarlas nada más descargarlas, haciendo los cambios oportunos según tu tipo de negocio. Podrás añadir o quitar los campos que creas necesarios y ajustarlas a tus necesidades.
Una vez descargadas, os recomendamos que hagáis una copia de las plantillas para que podáis conservar una en blanco que reeditar siempre que necesitéis una nueva (por ejemplo, para llevar un registro mensual o semanal).
¿Qué partes debe contener una plantilla de inventario y stock?
Tanto si vais a editar las plantillas de inventario en Excel que os facilitamos en la entrada como si queréis crear una desde cero, hay partes que no pueden faltar en ella, como son los datos correspondientes a los productos en el almacén, la existencias iniciales, las entradas, las salidas y el stock actual.
Aquí os dejamos otro modelo de plantilla Excel de inventario de almacén para descargar. Con ella vamos a ver los elementos clave que deben contener estas hojas de cálculo. Esta plantilla está compuesta por tres partes:
- Una tabla en la que figuran los código de producto, su descripción, las existencias iniciales, las entradas, las salidas y el stock.
- Una tabla para las salidas, en la que figuran el número de factura, la fecha, el código del producto, descripción y cantidad.
- Una tabla para las entradas, que contendrá los mismos datos que la de salidas, pero donde se especifican las compras de suministros realizadas.
En esta plantilla, las tablas están en la misma hoja, pero podrás poner cada una en una hoja aparte.
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Descripción automática de tus artículos
Para que cuando introduzcamos el código que hemos asignado a cada producto, nos aparezca su descripción de manera automática, utilizaremos la fórmula BUSCARV. Nos colocamos en la primera celda de Descripción del producto e introducimos lo siguiente:
=BUSCARV([@código producto]],Tabla5, 2, FALSO)
Esta misma fórmula la introduciremos en la tabla de Salidas y en la Entradas.
Manejo del los productos: entradas y salidas
Como nos interesa que Excel se ocupe de los cálculos y la tabla de Inventario de Productos sume automáticamente las entradas de productos, utilizaremos la fórmula SUMAR. Para ello nos colocamos primero en la primera celda de Entradas e introducimos:
=SUMAR.SI(Tabla7[CÓDIGO PRODUCTO],[@[CÓDIGO PRODUCTO]],Tabla7[CANTIDAD])
La misma operación deberemos hacerla en la celda de salidas, para que nos sume ahí la salidas de producto.
Finalmente, en la celda de stock de la tabla de Productos, introduciremos una fórmula para que a las existencias iniciales de producto se sumen las entradas y se resten las salida, de manera que nos de el stock actual del producto. La fórmula sería la siguiente:
=[@[EXISTENCIAS INICIALES]]+[@ENTRADAS]-[@SALIDAS]
Ventajas de contar con una plantilla de inventario y stock en Excel
Contar con una plantilla de inventario y stock en Excel nos puede facilitar mucho la labor de controlar lo que hay en el almacén y no quedarnos sin existencias o malgastar dinero comprando algo que tenemos en cantidad o que no tiene salida. Entre otras ventajas tenemos:
- Evitar roturas de stock
- Conocer la ubicación de los productos
- Cálculos automatizados
- Control del flujo de entradas y salidas
- Optimizar los recursos del almacén
- Se pueden integrar con software de control de stock
Descripciones de producto automatizadas
La posibilidad de automatizar las descripciones de producto significa que solo tendremos que meter una vez dicha descripción junto a su correspondiente código, para no tener que volverlo hacer; ya que cada vez que escribamos el código, la descripción saldrá de manera automática.
Control total sobre la suma de entradas y salidas
Gracias a las fórmulas que podemos introducir con Excel, el control sobre la suma de entradas y salidas es algo de lo que podremos despreocuparnos, ya que el programa se ocupar de hacerlo de manera automática. Siempre que introduzcamos bien el dato, los cálculos nos darán el resultado correspondiente sin que tengamos que hacerlo nosotros.
Automatización del stock
Como el programa lleva los cálculos de forma automática cada vez que introducimos una entrada o una salida, el stock disponible siempre estará actualizado. Además, si incluimos una columna en la que especifiquemos un “stock mínimo viable” y otra que nos indique si hay suficiente stock o es necesario hacer un pedido de algún producto, tendremos un mayor control sobre lo que hay en nuestro almacén.
Despídete del papel y dale la bienvenida a tu inventario en Excel
Gracias a la plantilla de Excel para inventario podremos olvidarnos de llevar el registro en libros anotados a mano y, sobre todo, de usar la calculadora, ya que el programa, introducidas las fórmulas necesarias, se ocupará de realizar todos los cálculos necesarios.
En el primer epígrafe de esta entrada os dejamos una plantilla de inventario en Excel para descargar. A continuación os explicamos cómo usarla. Esta plantilla ya cuenta con las fórmulas correspondientes, así es solo cuestión de editar los datos que necesitéis cambiar.
Cuando creéis la plantilla, os recomendamos darle un nombre con el que os sea fácil encontrarla y saber a qué hace referencia (por ejemplo, “Inventario almacén febrero 2020”).
Esta plantilla tiene dos hojas: Registro y Materiales. En Materiales deberás introducir tus productos, con sus códigos correspondientes, descripción, unidad de medida, localización, etc. Después tendrás tres columnas importantes:
- Stock mínimo viable: Aquí debes indicar cuál es la cantidad mínima de stock de un producto que puedes tener antes de realizar un pedido (para determinar esto debes tener en cuenta el tipo de producto, su demanda o cuánto lo uses y cuánto tarda tu proveedor en hacerte la entrega).
- Inventario: Esta columna tiene en cuenta las entradas y salidas, de manera que te ofrece el stock actual de ese producto.
- Solicitar: Con esta columna podrás ver si necesitas o no hacer un pedido a tu proveedor, ya que relaciona el stock mínimo viable con el inventario disponible.
En la hoja de Registro deberás introducir los movimientos de esos productos, con fecha, código, descripción y aquellos otros datos que consideres relevante registras, junto a las Entradas y Salidas.
Otra opción para llevar el control de tus inventario de almacén: El software
Si la hoja de Excel se te queda corta, siempre puedes recurrir al software de control de stock, estos programas nos permiten llevar un seguimiento más exhaustivo del estado del almacén, normalmente permiten exportar los documentos “.xls” generados en Excel para poder integrarlos en ellos. Nos permiten automatizar todavía más los cálculos y el registro de entradas y salidas, simplemente construyendo la base de datos sobre la que operará.
Y si queremos ir un paso más allá, tenemos los softwares de gestión de almacenes (SGA), que aúnan en un solo programa la gestión del stock, el control de entradas y salidas e incluso la gestión de la ubicación de las mercancías en el almacén.
Esperamos que esta entrada y las plantillas de inventario de almacén que os hemos facilitado en ella os resulten de utilidad.