Las empresas tienen la obligación de facilitar cierta documentación tanto a sus trabajadores o ex-trabajadores como al SEPE, para agilizar estos trámites, se creó Certificad@2; en esta entrada vamos a ver en qué consiste este servicio y cómo funciona.
¿Qué es el Certific@2 del SEPE?
El Certificad@2 es un sistema del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) que permite a las empresas realizar comunicaciones de datos sobre sus trabajadores de manera telemática, por lo que sustituye la entrega presencial de documentos.
Se creó con el objetivo de simplificar, automatizar y reducir los plazos de tramitación y reconocimiento de las prestaciones por desempleo de los trabajadores afectados por Expedientes de Regulación de Empleo (ERE), de reducción, suspensión y extinción de la relación laboral.
¿Quién puede utilizar el sistema certific@2?
El sistema Certificad@2 pueden utilizarlo todas las empresas (de hecho están obligadas a ello desde 2010), con independencia de su tamaño, además, desde 2013, las empresas de menos de 10 trabajadores tienen obligación también de tramitar los certificados de empresa a través de este sistema.
Solo están exentas del uso de la aplicación los profesionales taurinos, los representantes de comercio, los empleados de hogar, de la industria resinera y de los trabajadores del mar.
▷ ¿Cómo funciona Certific@2? Gestiones habituales
Pueden acceder a Certificad@2 empresas o terceros que actúen en su nombre (asesorías o gestorías), bien a través del DNI electrónico, certificado digital o usuario y contraseña con la aplicación Contrat@ del SEPE (Contrata).
A través de Certificad@2 las empresas podrán realizar varias gestiones de forma telemática, con el objetivo de ahorra tiempo y agilizar los trámites que dependan de ellas:
- Comunicación de las altas de empleados afectados por ERE.
- Transmisión de la comunicación de períodos de actividad y otras situaciones que se den durante la vigencia de campañas de trabajadores fijos-discontinuos o durante los últimos períodos de suspensión laboral o reducción de jornada ordinaria de trabajo autorizados por un ERE.
- Comunicar la transmisión de certificados de empresa de cese de relación laboral.
- Transmisión de los días de trabajo de los contrato fijos-discontinuos.
- Comunicar medidas de despido colectivo, suspensión, ampliación o disminución de jornada al SEPE.
Hay que señalar que Certificad@2 es un sistema solo para empresas y que el resto de usuarios de los servicios de SEPE no podrán acceder a él, aunque esto no significa que no puedan tener acceso a la documentación que las empresas hayan enviado sobre ellos y les sea pertinente, como en el caso del certificado de empresa.
Conseguir el certificado de empresa del SEPE
Como hemos dicho, los ciudadanos no pueden acceder al sistema Certific@2, pero sí que pueden consultar y descargar el certificado de empresa de forma telemática a través de la Sede Electrónica del SEPE.
Para hacer esta solicitud telemática del certificado de empresa solo tienes que entrar en “Procedimientos y Servicios”, en el apartado de “Personas” y “Consultas”. Eso sí, para poder acceder a la consulta de tu certificado de empresa u otra información, como datos personales, solicitudes, denegaciones, etc., necesitarás tener o bien certificado digital, DNI Electrónico o usuario y contraseña proporcionados por la plataforma Cl@ve.
Envío del certificado de empresa telemático
Para realizar el envío telemático del certificado de empresa a través de Certific@2, la empresa o su representante tienen dos opciones:
- Mediante tecnología XML, que su vez presenta dos posibles vías:
- Envío de ficheros XML al SEPE de forma manual, por lo que requiere la intervención de un usuario.
- Envío de ficheros XML de forma automatizada a través de la utilización de servicios web.
- Mediante la introducción online de los datos de certificados de cese en un formulario web.
El certificado de empresa debe indicar claramente al trabajador y a la empresa y contener los siguientes datos:
- Fecha de alta y de baja del trabajador
- Tipo de contrato y jornadas de trabajo
- Causa de la extinción de la relación laboral
- Cotizaciones por contingencias comunes y de desempleo
- Vacaciones anuales retribuidas y no disfrutadas
Este documento es de vital importancia para que los trabajadores puedan tramitar su prestación por desempleo y a través del sistema Certific@2 se agiliza, simplifica y automatiza el envío del mismo por parte de la empresa al SEPE, ahorrándose la entrega en papel, al ex-trabajador una visita a la empresa para recogerlo y que se cometan errores al introducir los datos en la oficina del SEPE.
Además, este servicio está disponible todos los días de la semana, las 24 horas del día.
Transmisión previa de despidos colectivos, suspensión de relación laboral y reducción de jornada
A través del sistema Certific@2 las empresas o sus representantes también podrán comunicar al SEPE con carácter previo a su entrada en funcionamiento, la información relativa a las medidas de despido colectivo, suspensión de la relación laboral y reducción de jornada, si bien, hay que tener en cuenta que en ningún caso podrá usarse dicha comunicación para el pago de las prestaciones por desempleo que se puedan derivar de la aplicación de dichas medidas.
La comunicación se efectuará mediante el tratamiento de ficheros con formato XML, cuyo envío, en este caso, debe ser manual, por lo que requiere de un usuario que, una vez haya sido creado el fichero, proceda a seleccionarlo y enviarlo al SEPE.
Errores del Certific@2
Los ficheros XML enviados a través de Certific@2 pasan por dos niveles de control, que podrán detectar errores. El primer nivel es el de control de formato y en caso de detectar un error, lo especifica y el fichero no se envía para su procesamiento al SEPE.
Cuando el fichero es enviado al SEPE para su procesamiento, se pasa al siguiente nivel de control, el resultado se envía mediante un correo electrónico en el que nos informarán de si ha sido procesado correctamente o no el fichero. En el caso de que no lo haya sido, el fichero es rechazo y se nos adjuntan los errores detectados para que podamos subsanarlos.
Esos códigos de error aparecen en la parte final del fichero. La lista de errores que proporciona el SEPE es un tanto larga, así que os la dejamos aquí para que podáis descargarla en PDF, por si necesitáis consultarla.
Esperamos que esta entrada sobre el sistema Certific@2 del SEPE os haya resultado de utilidad.