FernandoDirigir una empresa o negocio no es nada sencillo. Hay innumerables tareas por hacer, factores por controlar y decisiones que tomar. Por ello, se agradece contar herramientas de ayuda que permitan automatizar procesos, como es el caso de los software de gestión de nóminas. En este artículo vemos cómo pueden ayudarte este tipo de programas y por qué es tan recomendable contar con uno en tu empresa.
¿Por qué usar un programa de gestión de nóminas?
Las nuevas tecnologías han permitido agilizar muchos de los procesos y tareas que se desarrollan dentro de un empresa. A continuación te damos una serie de razones por las que la gestión de nóminas de tu empresa es mucho más sencilla si cuentas con un software especializado.
Ahorrar tiempo
La gestión de nóminas es una tarea mecánica y periódica, esto es, se repite en el tiempo con determinada periodicidad (normalmente mensual). Al procesar las nóminas “a mano” se está perdiendo un valioso tiempo que se podría dedicar a otras tareas o procesos que realmente añadieran valor a la empresa y al negocio. Sin embargo, gracias a los software de gestión de nóminas este problema queda erradicado, permitiendo un gran ahorro de tiempo y esfuerzo.
Automatizar procesos
Al hilo del punto anterior, una de las razones por las que este tipo de programas permiten ahorrar tiempo, es porque son capaces de automatizar un proceso repetitivo y mecánico como es la gestión de nóminas. Gracias a estas herramientas el procesamiento, almacenamiento o gestión de estos documentos se puede realizar de forma rápida y ágil. Por citar algunos ejemplos, se pueden aplicar cambios simultáneos en las nóminas de varios trabajadores, o programar el envío de nóminas a los empleados para determinado día de cada mes.
Contar con bases de datos actualizadas
Los programas de gestión de nóminas incluyen una base de datos en la que se almacenan todos estos documentos. De esta manera, estarán siempre accesibles para la empresa en un entorno seguro y controlado. Una de las grandes ventajas de tener una base de datos de nóminas es que se evita tener estos documentos en papel, minimizando el riesgo de robo, pérdida o destrucción de documentos.
Minimizar errores
El ser humano es un ser complejo y formidable, pero no es perfecto. Está en nuestra naturaleza cometer errores. Sin embargo, un software de gestión de nóminas es una herramienta tecnológica diseñada por y para esta tarea. Resulta especialmente útil en el caso de empresas con cierta envergadura, que tienen que hacer frente a un volumen elevado de datos, en este caso de nóminas.
Detectar fraudes
A veces los errores que se cometen en una empresa no son fortuitos, sino que son provocados por las malas prácticas del personal. Las herramientas de gestión de nóminas son de gran ayuda a la hora de prevenir fraudes en el cobro de nóminas. Al externalizar el servicio, el proveedor es el responsable de cada transacción, y será quién se encargue de garantizar la fiabilidad, precisión y calidad del servicio.
Evitar sanciones
Por último, todos los aspectos positivos de los puntos anteriores redundan en una última ventaja, que tiene que ver con la seguridad de estar haciendo las cosas bien en la empresa. La automatización, la posibilidad de minimizar errores o de detectar fraudes garantizan que la empresa esté actuando de acuerdo a la ley. De esa manera, se fomenta el compliance o cumplimiento normativo y se evitan sanciones por parte de las autoridades de control.
En definitiva, contar con un software de gestión de nóminas en la empresa ofrece numerosas ventajas en forma de tiempo y dinero, y permite que la organización se centre en lo que de verdad importa: el éxito del negocio.
Juan A.