Para asegurar que se lleva una contabilidad correcta, clara y transparente, es necesario recurrir un sistema de clasificación conocido como Cuadro de Cuentas; podemos encontrar uno el Plan General Contable (PGC), pero las empresas también pueden elaborar el suyo propio. En esta entrada vamos a ver qué es y cómo se estructura el Cuadro de Cuentas del PGC.
¿Qué es el cuadro de cuentas en el Plan General Contable?
En contabilidad el cuadro de cuentas es una clasificación o lista de diferentes elementos, que se utilizan para registrar las operaciones financieras que llevan a cabo las empresas y que se dividen en activos, pasivos, patrimonio neto, gastos e ingresos.
También llamado cuadro de cuentas contables, su uso permite simplificar el registro de las operaciones contables, puesto que las operaciones se clasifican a través de códigos numéricos, que facilitan su control.
El cuadro de cuentan del Plan General de Contabilidad es una de las cinco partes en las que se divide este documento, junto al marco conceptual, las normas de registro y valoración, las cuentas anuales y las definiciones y relaciones contables.
La estructura del cuadro cuentas viene estipulada también el PGC, y se trata de una división en diferentes niveles, desde lo más genérico hasta lo más particular. Lo veremos con más detalle más adelante, pero los niveles son:
- Grupo
- Subgrupo
- Cuenta
- Subcuenta
¿Es obligatorio?
Aunque el cuadro de cuentas aparece en el PGC, lo cierto es que su uso no es obligatorio para las empresas y no es raro que muchas de ellas empleen su propio cuadro de cuentas (siempre que respete las normas recogidas en el propio plan y en los tratados internacionales). Esto se debe a que para muchas empresas, el cuadro de cuentas que acompaña al PGC puede no ser lo suficientemente específico para registrar el tipo de operaciones que llevan a cabo o porque deseen mantener cierto grado de confidencialidad.
Aún así, para pymes este cuadro de cuentas puede resultar útil para registrar su contabilidad, incluso existe un cuadro de cuentas del Plan General de Contabilidad para pymes, que ofrece una clasificación más simplificada y ajustada al tipo de operaciones financieras que llevan a cabo pequeñas y medianas empresas.
Grupos del cuadro de cuentas
Los grupos del cuadro de cuentas son el nivel más general del mismo y se numera con un solo dígito, del 1 al 9, puesto que el PGC contempla 9 grupos en función de la información que se registra en ellos.
Grupo 1: Financiación básica
El Grupo 1 recoge la financiación de la empresa a largo plazo, es decir, con periodos superiores a un año. Hablamos de las aportaciones de los socios, el capital social, las reservas, los beneficios no distribuidos o la financiación de terceros.
Grupo 2: Inmovilizado
Las cuentas del grupo 2 registran los bienes y derechos necesarios para el desarrollo de la actividad y que van sufriendo una depreciación con el tiempo; hablamos del inmovilizado material e inmaterial de la sociedad (locales, almacenes, muebles oficina, equipos informáticos, maquinaria, etc.).
Grupo 3: Existencias
En el grupo 3 de existencias se contabilizan las materias primas y demás elementos que se emplean para el proceso productivo de la sociedad. En este grupo se registran las existencias de materias primas, envases, productos semiacabados y terminados.
Grupo 4: Acreedores y deudores
El grupo 4 se destina para registrar las obligaciones y derechos adquiridos por la compañía y originados por su actividad comercial, así como sus obligaciones fiscales y sociales (clientes, proveedores, Hacienda pública).
Grupo 5: Cuentas financieras
Las cuentas del grupo 5 son aquellas que registran la tesorería y la financiación a corto plazo de la sociedad (períodos de vencimiento menores de un año), como pueden ser los créditos a corto plazo, las provisiones de caja o los préstamos a corto plazo.
Grupo 6: Compras y gastos
El cuadro de cuentas del grupo 6 controla todas aquellas operaciones relacionadas con los gastos necesarios para el desarrollo de la actividad comercial de la empresa.
Grupo 7: Ventas e ingresos
Mientras que el grupo 7 registra aquellas operaciones generadoras de ingresos debidas a la actividad comercial de la empresa. Se registran tanto los ingresos obtenidos por la actividad comercial como para los ingresos extraordinarios, beneficios financieros o los excesos de provisiones dotadas en el pasado.
Grupo 8: Gastos del patrimonio neto
Las cuentas del grupo 8 están destinadas a aquellas operaciones o hechos que reducen el patrimonio neto de la empresa, como por ejemplo los impuestos sobre beneficios, gastos por activos no corrientes, gastos de participaciones en empresas del grupo o asociadas o transferencias.
Grupo 9: Ingresos del patrimonio neto
Finalmente, las cuentas del grupo 9 se destinan a los incrementos en el patrimonio neto de la empresa debidos, entre otros, a ingresos pos subvenciones, legados o donaciones, ingresos en operaciones de cobertura, ingresos por diferencias positivas o ingresos por participaciones en el patrimonio.
Más partidas del cuadro de cuentas
Como hemos dicho, los Grupos del cuadro de cuentas son el nivel más general de la clasificación y existen otros niveles con cuentas aún más específicas, de hecho, lo habitual es usar estar partidas para registrar la contabilidad de la empresa, puesto que son mucho más específicas que los grupos.
Subgrupos
Los subgrupos son un nivel menos genérico que los grupos y están formados por dos dígitos, con el primero de ellos haciendo referencia al grupo al que pertenece, de manera que, por ejemplo, el subgrupo 31 hace referencia a las materias primas (estando dentro del Grupo 3 de Existencia).
Cuentas
Las cuentas son la división más utilizada, puesto que ofrecen un grado de especificación mucho más concreto. Están formas por tres dígitos; siguiendo con el ejemplo anterior, la tenemos las cuentas 310/311 de Materias Primas o la 328 de Material de Oficina.
Subcuentas
Las subcuentas son el nivel más específico que podemos encontrar dentro del cuadro de cuentas. Se codifican mediante cuatro dígitos (aunque es posible encontrar algunas con más dígitos si se necesita especificar más la información). Un ejemplo de subcuenta que se usa normalmente es la 4700 de Hacienda Pública, deudora por IVA (pertenece al Grupo 4, al subgrupo 47 y la cuenta 470).
¿Para qué sirve el cuadro de cuentas?
Como hemos señalado al principio, el cuadro de cuentas sirve para llevar el registro y control de la contabilidad de la empresa de una forma estructurada y clara, simplificando la forma en la que se registran las operaciones financieras de las empresas, tanto grandes como pymes.
Además, los saldos finales que se obtienen de los grupos de cuentas sirven para elaborar las cuentas anuales al final que cada ejercicio; el balance de situación surge de las consolidación de los saldos de los grupos 1 a 5, la cuenta de pérdidas y ganancias, de la consolidación de las cuentas de los grupos 6 y 7 y el estado del patrimonio de la consolidación de los grupos 8 y 9.
A través de estos balances, la empresa puede conocer el estado financiero de la empresa, por lo que llevar las cuentas claras es de vital importancia para la sociedad y el cuadro de cuentas nos ayuda en esta labor.
Descargar cuadro de cuentas en PDF y Word
Tras este repaso, a continuación os dejamos para su descarga el cuadro de cuentas del Plan General Contable 2020 en PDF y en Word.