¿Son lo mismo los software ERP y CRM? ¿Cumplen las mismas funciones para la gestión de una empresa? Ya te adelantamos que la respuesta es no, así que te contamos cuáles son sus diferencias y por qué es tan útil combinar estos programas dentro de una misma empresa.

CRM vs ERP: 5 diferencias clave

Aunque mucha gente piensa que son lo mismo, lo cierto es que un ERP y un CRM son dos tipos de programa muy diferentes.

Un ERP o Enterprise Resource Planning es, como su propio nombre indica, un planificador de recursos empresariales. Por su parte, el CRM o Customer Relationship Manager es un manager para la gestión de relaciones con clientes.

La diferencia básica que se extrae de su propia definición es que un CRM está enfocado a la gestión de clientes en los departamentos de ventas o marketing, mientras que un ERP es un sistema integral que se encarga de la gestión global del negocio.

Pero, veamos más a fondo cuáles son las diferencias entre un ERP y un CRM en relación a sus objetivos, funciones, implementación en el sistema o precios.

Objetivos

¿Cuáles son los objetivos de un CRM? ¿Con qué finalidad se implanta un ERP en la empresa? Como verás, son dos tipos de software que buscan metas distintas.

CRM

El objetivo de un CRM es mejorar el rendimiento del departamento comercial y de ventas. Esto lo realiza, por ejemplo, elaborando perfiles de clientes o analizando su comportamiento para establecer las mejores campañas o estrategias de marketing. El objetivo final es aumentar el tráfico de clientes y mejorar su grado de satisfacción.

ERP

Por su parte, el objetivo de un software ERP es mejorar la operativa global de la empresa. Lo hace a través de la centralización y automatización de procesos. Permite gestionar todos los procesos de la empresa a través de una misma interfaz compuesta por diferentes módulos, los cuáles están accesibles a todos los departamentos de la compañía.

Funcionalidades

Los ERP & CRM incorporan distintas funcionalidades para alcanzar sus objetivos. ¿Cuál es son las herramientas que incluye cada uno de ellos?

CRM

Estas son las principales funciones de un CRM:

  • Gestión de ventas y automatización de procesos comerciales: alta de clientes, fidelización, envío de correos comerciales, etc.
  • Acopio de información de clientes.
  • Elaboración de bases de datos de usuarios segmentadas en base a diferentes criterios.
  • Diseño de campañas y estrategias de marketing.
  • Análisis y seguimiento de los procesos de venta.
  • Gestión de ingresos por ventas.
  • Creación de canales de comunicación con clientes para dudas, reclamaciones, etc.

ERP

Por su parte, las funciones de un ERP son más globales y se basan en la gestión integral de cada empresa. Para ello, se apoya en módulos para cada departamento:

  • Contabilidad
  • Facturación
  • Gestión de nóminas
  • SCM (distribución y suministro)
  • Logística, Gestión de almacén y stock
  • Marketing
  • Recursos Humanos
  • Gestión de calidad
  • BI (Business Intelligence)
  • Gestión documental
  • CRM

Como vemos, una de las principales diferencias entre ERP vs CRM es que el software ERP puede tener incluida una herramienta propia de CRM dentro de sus funciones.

Implementación del sistema

Otra de las diferencias entre un CRM y un ERP es la implantación del sistema en la empresa. ¿Cuál es más complejo de implantar?

CRM

La implementación de un CRM resulta más sencilla, ya que está destinado a un solo departamento de la empresa, en concreto el área comercial o de ventas. Por ello, solo una sección de concreto debe conocer su funcionamiento y adaptarse a su uso.

ERP

En cambio, la implementación de un ERP es más compleja, ya que abarca todas las secciones de la empresa. Por tanto, al ser un programa de gestión integral debe ser adaptado en todos los departamentos del negocio, y han de aprender a usarlo todos los trabajadores que formen parte de la compañía.

Migraciones

La migración de datos está íntimamente relacionada con la complejidad y el coste de la implantación de ambos tipos de software. ¿En cuál resultan más complicadas las migraciones de datos?

CRM

En un CRM los datos se basan casi exclusivamente en usuarios, clientes o cifras de negocio. Por tanto, la migración de datos en un CRM resulta más sencilla al no tener que traspasar datos de otros departamentos.

ERP

Sin embargo, la migración de datos en un ERP es mucho más compleja ya que se han de transferir datos provenientes de todos los departamentos de la empresa. Por tanto, la amplitud de la base de datos es mucho mayor al recibir información del departamento de contabilidad, facturación, logística, marketing, recursos humanos, etc.

Precios

Otra de las diferencias fundamentales entre los sistemas ERP y CRM está en el coste de su implantación, La mayoría de estos programas son de pago, por lo que resulta imprescindible valorar si merece la pena realizar la inversión por uno u otro.

CRM

Un CRM es un programa que maneja menor número de datos, es más sencillo de implantar y requiere menor número de licencias de uso, ya que solo será usado por el departamento comercial. Por lo tanto, el precio de un CRM suele ser más económico. Además, existen más programas en el mercado open source y gratuitos.

ERP

Por contra, un ERP maneja mucha mayor cantidad de información, está formado por varios módulos, resulta más complejo de implementar y requiere mayor número de licencias de uso, ya que es utilizado por todos los departamentos de la empresa. Por tanto, el precio de un ERP suele ser más elevado.

¿Cuál es mejor para mi empresa? ¿Depende del tipo de empresa?

Depende del tipo de empresa o de los objetivos que se persiga con el programa.

Los CRM son más baratos y, por tanto, se implementan en empresas de cualquier tamaño, desde pequeños negocios hasta grandes compañías. Son ideales si solo quieres un software para mejorar el rendimiento del área comercial o de ventas, además de las relaciones con los clientes.

Por su parte, debido a su elevado coste y su complejidad, los ERP están destinados casi exclusivamente a las medianas y grandes empresas. Son perfectos para aquellas empresas que necesiten una gestión integral de sus recursos y procesos.

¿Son sistemas compatibles?

Generalmente, los ERP ya incorporan módulos CRM para la gestión comercial o de ventas. Por lo tanto, NO ES OBLIGATORIO tener que adquirir ambos tipos de software.

Sin embargo, es cierto que algunos CRM incluyen funcionalidades muy avanzadas para el área comercial que no ofrecen los ERP, que proporcionan soluciones más genéricas para cada departamento.

Por tanto, sí pueden ser compatibles si necesitas una gestión integral de la empresa, pero además deseas una herramienta potente impulse de verdad el departamento comercial.

Ventajas de combinar ambos programas

No se trata siempre de tomar una decisión entre la disyuntiva CRM vs ERP. Al contrario, combinar ambos software puede traer una serie de ventajas:

  • Permite realizar una gestión total de la compañía al máximo nivel. El ERP se encarga de los procesos y operativa interna de la compañía, mientras que el CRM lo hace de los clientes.
  • Aumenta la calidad y credibilidad de los datos. La información introducida o modificada en una de las herramientas de actualiza de forma automática en la otra.
  • Facilita el acceso a la información y su intercambio dentro de la empresa. El departamento comercial y de ventas puede visualizar los datos proporcionados por otros departamentos y viceversa.
  • Mejora el seguimiento de las propuestas comerciales (CRM) y su aplicación real a la operativa de la empresa (ERP).
  • Ambos programas se pueden integrar con otras herramientas, por ejemplo, con plataformas de comercio electrónico como Prestashop o Magento.

En definitiva, estos tipos de software no son excluyentes y siempre puede ser positivo para la empresa combinar ERP y CRM para project management. Eso sí, debes valorar lo que te ofrece cada herramienta y si es adecuada para los objetivos que persigues. Y sin olvidar la inversión que estás dispuesto a realizar.