En esta entrada vamos abordar otra de las conocidas como herramientas básicas de calidad: el diagrama de Pareto.
¿Qué es el diagrama de Pareto?
El diagrama de Pareto es un gráfico sencillo que permite clasificar aspectos en orden de mayor a menor frecuencia y que está basado en el Principio de Pareto.
A esta herramienta también se la conoce como diagrama de Pareto 20/80 o curva de Pareto o Distribución A-B-C, y organiza datos de forma que estos quedan en orden descendente, de izquierda a derecha y separados por barras.
El diagrama de Pareto permite asignar un orden de prioridades, mostrar gráficamente el Principio de Pareto y facilita el estudio de los fallos en las empresas o negocios.
Su principal uso es poder establecer un orden de prioridades en la toma de decisiones dentro de una organización; evaluar los fallos, saber si se puede resolver o evitar.
Pero para entender la definición del diagrama de Pareto, antes debemos ver qué es el ya citado Principio de Pareto.
El Principio de Pareto
El Principio de Pareto se lo debemos al sociólogo, economista, filósofo e ingeniero italiano, Vilfredo Pareto (1848-1923), quien mediante un estudio sobre la división de la riqueza en Italia llegó a la conclusión de que el 80% de la riqueza estaba en manos del 20% de la población y el otro 20% de riqueza estaba en el 80% restante.
De esta observación surge la regla de Pareto o regla 80/20; en la mayoría de las situaciones, el 80% de las consecuencias se deben al 20% de las acciones o el 80% de los defectos de un producto se debe al 20% de las causas.
Dicho en otras palabras, aunque muchos factores contribuyan a una causa, son pocos los responsables de dicho resultado.
Es cierto que esta relación no siempre es exacta, pero normalmente se cumple y es la base del diagrama de Pareto, que nos permite ver exactamente la proporción de manera más exacta entre causas y efectos.
Elementos del diagrama de Pareto
El diagrama de Pareto tiene una estructura dividida en tres partes:
- El eje “Y” de la izquierda es la frecuencia con la que ocurre el problema de forma individual.
- El eje “Y” de la derecha es el porcentaje acumulado de la frecuencia.
- En el eje “X” inferior muestra las causas de los problemas que se presentan.
¿En qué áreas de la empresa se puede aplicar?
El diagrama de Pareto es una herramienta muy versátil y que podemos usar fuera del ámbito empresarial, pero para no desviarnos de lo que nos interesa aquí, su uso para determinar causas y efectos de problemas y mejorar la calidad de nuestra empresa o negocio, estas son las áreas en las que podemos aplicar el uso del diagrama para su mejora:
- Producción: el 20% de los procesos productivos general el 80% de los productos, tanto en tiempo como en cantidades.
- Ventas: el 20% de los productos generan el 80% de las ventas.
- Gestión de almacenes: el 20% de los productos representan el 80% del coste total del inventario.
- Control de calidad: el 20% de los defectos afectan al 80% de los procesos. Pocos defectos tienen el mayor impacto en todos los procesos de la empresa.
- Gerencia: el 80% del éxito de la empresa proviene del 20% de sus empleados.
- Devoluciones: el 20% de las devoluciones de producto representa el 80% de las quejas de los clientes.
Hay que tener en cuenta que las proporciones 80/20 no tienen por qué ser exactas y, de hecho, el diagrama ayudará a definirlas mejor.
▷ Cómo hacer el diagrama de Pareto
Hay diferentes formas para hacer el diagrama de Pareto, pero todas ellas conducen al mismo tipo de diagrama. No hay pasos específicos, pero la metodología siempre será la misma, por lo que partimos de estos puntos:
- Determinar situación problemática.
- Determinar los problemas, los podemos denominar causas o categorías, en torno la situación problemática e incluir el período de tiempo (o la frecuencia).
- Recolectar datos sobre las posibles causas que están generando la situación problemática. Es importante señalar que las unidades deben ser las mismas, es decir, que no mezcléis diferentes tipos de medidas. El período de tiempo también debe ser el mismo para todos.
- Ordenador de mayor a menor las causas con base en los datos que hemos recolectado y su medida. Por ejemplo, si es el número de veces que se presenta un evento será por cantidad, si es por coste de devoluciones según el producto, será en unidades monetarias.
- Realizar los cálculos a partir de los datos ordenados, de manera que nos de el acumulado, el porcentaje y porcentaje acumulado.
- Llevamos a la gráfica las causas, concretamente al eje “X”. En el eje “Y” izquierdo irá la frecuencia de cada causa, que dibujaremos con barras verticales.
- Trazar la curva acumulada. En el eje “Y” derecho va el porcentaje acumulado, es decir, desde 0 hasta 100%, con el dibujaremos la curva acumulada.
- Analizar el diagrama
Estas mediciones las podemos registras en tablas, por lo que es muy recomendable utilizar Excel para hacer el diagrama de Pareto.
Análisis del diagrama de Pareto
Como hemos visto en el epígrafe anterior, el paso final consiste en analizar el diagrama, cuyo resultado podríamos denominar como análisis de Pareto. Este análisis nos permite ver a través de la gráfica dónde se concentra ese 80% de las causas origen de la situación problemática que estamos analizando. Se puede concentrar en una o varias causas, que así determinadas, nos servirá para enfocar los esfuerzos de la empresa en solucionar o mejorar esas causas concretas.
Diagrama de Pareto en Excel (Plantilla)
A continuación os dejamos para descargar una plantilla en Excel para poder realizar el diagrama de Pareto. La plantilla cuenta con las fórmulas para que los cálculos se hagan de forma automática (si añadís celdas, debéis incluirlas en la fórmula), por lo que solo tenéis que introducir los datos necesarios.
Para elaborar el gráfico, Excel cuenta con la opción de generarlo automáticamente al insertar gráfico, solo debéis seleccionar previamente los datos a incluir: seleccionad todas las celdas (cabecera incluida) de Categorías, Frecuencia y Porcentaje acumulado y escoger un tipo de gráfico que combine columnas y línea. Recordad que debe llevar dos ejes “Y” (verticales), un primario (Frecuencia) y otro secundario (Porcentaje acumulado).
Ejemplo
Vamos a ilustrar todo lo que hemos visto en la entrada a través de un ejemplo del diagrama de Pareto. La empresa X tiene está perdiendo ingresos, pero no tienen muy claro qué está causando tales pérdidas. Así que se seleccionan varias causas como posibles determinantes y la frecuencia con las que ocurrieron.
Habrá que organizar la tabla en orden decreciente de frecuencia y sumar el cómputo total.
Con la tabla ordenada, agregamos la frecuencia acumulada de los causas, sumando la frecuencia anterior con la siguiente.
El siguiente paso es añadir los valores porcentuales, para lo que agregamos otra columna de porcentaje unitario. Para ello usaremos la siguiente fórmula:
- (Frecuencia / Total Frecuencia) x 100
- En el ejemplo: Causa 1 = (20/71) x 100 = 28% (redondeados los decimales).
Pasamos a agregar los porcentajes acumulados, de la misma forma en la que calculamos la frecuencia acumulada.
Con los datos de la tabla anterior ya podemos delinear el diagrama de Pareto. En el eje de ordenadas ponemos los datos (en orden descendente) y agregamos las barras. Con los datos de porcentaje acumulado, colocamos un punto céntrico en cada barra y luego los unimos con una línea.
Con el diagrama hecho, ya podemos analizar los datos. En ejemplo vemos que son las dos primeras causas donde se acumula más o menos el 80%, por lo que será sobre esas causas donde deberemos dirigir nuestros esfuerzos.
Esperamos que esta entrada os sobre el diagrama de Pareto os haya resultado de utilidad. Si necesitáis otras herramientas de mejorar de calidad o productividad, podéis encontrar más en Modelos y Plantillas.