El registro salarial obligatorio fue una de la medidas que entró en vigor con el Real Decreto-ley 6/2019, desde entonces todas las empresas deben registrar los salarios de sus trabajadores. En esta entrada explicaremos en qué consiste el registro de salarios y cómo llevarlo a cabo.
¿Qué es el Registro Salarial?
El registro salarial es la obligación que tienen las empresas para llevar a cabo un registro del salario de sus empleados diferenciado por género y que debe tener en cuenta los medios salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales.
El registro salarial obligatorio es una de las medidas tomadas por el gobierno para asegurar la igualdad de género en el ámbito laboral, cuyo objetivo es acabar con la brecha salarial que aún a día de hoy existe entre hombres y mujeres.
Con la aprobación del Real Decreto-ley de 2019, se modificó la redacción del artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, para incluir el concepto de «trabajo de igual valor»:
«El empresario está obligado a pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, salarial o extrasalarial, sin que pueda producirse discriminación alguna por razón de sexo en ninguno de los elementos o condiciones de aquella.
Un trabajo tendrá igual valor que otro cuando la naturaleza de las funciones o tareas efectivamente encomendadas, las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio, los factores estrictamente relacionados con su desempeño y las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo en realidad sean equivalentes.»
Por otro lado, en octubre de 2020 se aprobaba un nuevo Real Decreto-ley que establecía las obligaciones de cumplir con esta normativa en un plazo de 6 meses y, además, el desglose de los salarios por sexos, incluyendo para ello «la media aritmética y la mediana de lo realmente percibido por cada uno de estos conceptos en cada grupo profesional, categoría profesional, nivel, puesto o cualquier otro sistema de clasificación aplicable», para llevar a cabo un auditoría salarial en empresas con más de 50 trabajadores.
¿Para qué empresas es obligatorio realizar un registro salarial?
A diferencia de lo que ocurre con el Plan de Igualdad (que excluye de la obligación de implementarlo a empresas con menos de 50 trabajadores), todas las empresas, sin excepción de tamaño o número de trabajadores, están obligadas a llevar un registro de salarios por género, tal y como queda recogido en el artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores:
«El empresario está obligado a llevar un registro con los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.»
Además, y como y hemos dicho, aquellas empresas con plantillas superiores a los 50 trabajadores están obligadas también a llevar a cabo una auditoría salarial, es decir, deben calcular la brecha salarial total y si esta supera el 25% de diferencia entre géneros, la empresa deberá justificar que el motivo no se debe a ningún tipo de discriminación.
¿Qué supone el registro salarial para empleados y empresarios?
El registro salarial obligatorio afecta tanto a empleados como a empresarios; a los primeros, porque pretende asegurar que no se produzcan desigualdades salariales entre hombres y mujeres cuando desempeñan el mismo trabajo, en las mismas condiciones y con la misma formación y experiencia.
Para los segundos, significa parte de su obligación de cumplir con la Ley de Igualdad de Género y ser también promotores y partícipes del cambio social hacia la igualdad real y efectiva.
Obligaciones del empresario
Para llevar a cabo el registro salarial, el empresario debe cumplir una serie de obligaciones.
Registrar y conservar todos los datos salariales
Se debe realizar un registro de los salarios medios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales, desagregando los datos por sexo para cada uno de los puestos de trabajo iguales o de igual valor.
Además, estos datos salariales deben conservarse el período de tiempo que exige la ley. Para el registro y conservación de los datos, es recomendable crear un base de datos o emplear herramientas que permitan su gestión, manejo y guardado.
Justificar todas las diferencias salariales
Cuando se detecten diferencias salariales superiores al 25% respecto al conjunto de las percepciones satisfechas de todos los trabajadores o la media de las percepciones satisfechas de hombres y mujeres, será necesario que la empresa justifique que esas diferencias no están motivadas por el sexo de los trabajadores, sino a otra causa.
Esta justificación se adjuntará al registro salarial (recordamos que esto solo se aplica a las empresas con más de 50 trabajadores).
Permitir el acceso a dichos datos
El registro salarial obligatorio debe estar accesible tanto para los representantes de los trabajadores como para la Inspección de Trabajo y, a través de estos, para los propios trabajadores.
Hay que señalar que dado que el registro salarial tiene como objetivo comprobar la existencia de brecha salarial, ningún trabajador debe solicitarlo para comprobar quién cobra más que quién, puesto que esa no es su finalidad.
Establecer un Plan de Igualdad
Las empresas con más de 50 trabajadores tienen la obligación de implementar un Plan de Igualdad, del que el registro salarial forma parte, puesto que es una de las medidas que se contemplan en él para lograr la igualdad de oportunidades y trato entre mujeres y hombres dentro de la empresa.
Para aquellas empresas que no están obligadas por ley a aplicar un plan de igualdad, el llevar el registro salarial puede servir también para detectar si existe desigualdad salarial en la empresa y si esta se debe al sexo de los trabajadores, pudiendo establecer políticas de igualdad que lo corrijan.
Revisar el cumplimiento de la ley de igualdad salarial
Cada año, la empresa debe revisar que se cumple con la ley de igualdad salarial, tal y como dice el artículo 64 del Estatuto de los Trabajadores, donde se estipula la obligación de las empresas de informar a los representantes de los trabajadores de la aplicación de medidas en materia de igualdad de forma anual.
En el caso de que se produzcan cambios significativos en la estructura retributiva de la empresa dentro de ese período anual, se deberá llevar a cabo una actualización del registro salarial.
Derechos de los trabajadores
Como hemos dicho, el registro salarial también afecta a los trabajadores, especialmente a las mujeres, puesto que su intención es garantizar la igualdad retributiva para puestos de igual valor. Y que tienen derecho a solicitar en cualquier momento el registro salarial.
Capacidad para evaluar su situación salarial
Gracias al registro de salarios, los trabajadores pueden evaluar su situación salarial en función de su puesto, categoría profesional, experiencia y formación respecto a la de otros trabajadores con esas mismas condiciones. No se trata de ver quién cobra más, sino de que las mujeres de una plantilla puedan saber si están cobrando lo mismo que sus compañeros hombres por realizar las mismas funciones, en las mismas condiciones.
¿Qué debe incluir un registro salarial?
Cualquier modelo de registro salarial debe incluir la siguiente información y valores desagregados por sexos:
- Valores medios de los salarios
- Valores medios de complementos salariales
- Valores medios de las percepciones extrasalariales
A esto, además, se añadirán los elementos comparativos por categoría profesional, grupo profesional, puesto de trabajo igual en función de la jornada laboral o la hora trabajada.
Valores medios de los salarios
El valor medio de los salarios se determina tomando como referencia una unidad de tiempo concreta (lo veremos un poco más adelante), para poder determinarlos se deben recopilar todos los datos salariales de los trabajadores.
Sueldo base y complementos salariales
El sueldo base y los complementos salariales forman parte de esos datos salariales que usaremos para determinar los valores medios salariales. Incluyen horas extra, guardias, transporte, etc.
Pluses extrasalariales
Los pluses extrasalariales, como las dietas, el kilometraje o las retribuciones en especie, también se deben incluir en el registro salarial. Especialmente, porque muchas veces las diferencias se encuentran en estas percepciones.
¿Cómo realizar el Registro Salarial? 7 pasos
A continuación vamos a ver cómo realizar el registro salarial en una serie de pasos:
Recopilación de los datos salariales en la empresa
El primer paso es recopilar los datos salariales de la plantilla de la empresa correspondientes al año anterior al que vamos a realizar el registro, es decir, en 2021 haremos el registro de 2020.
Estos datos de los trabajadores los recopilaremos en una base de datos, donde tendremos ordenada toda la información referente a salario, contrato, puesto actual y datos personales (teniendo en cuenta que estos últimos deben estar anonimizados para cumplir con la protección de datos).
Cálculo de medias y medianas de los salarios, complementos salariales y extrasalariales
Para establecer el valor medios de los salarios, complementos salariales y extrasalariales, es necesario escoger una unidad de referencia temporal, especialmente cuando existen reducciones de jornada o trabajo a tiempo parcial entre miembros de la plantilla (es mucho más habitual este tipo de jornadas entre las mujeres, puesto que aún recae sobre ellas el cuidado de los hijos y el hogar).
Para evitar que los datos arrojen diferencia salarial cuando esta no existe, se debe escoger como valor medio el salario por hora de trabajo, de manera que afecte ni la reducción de jornada ni los contratos a jornada completa o parcial.
En cualquier caso, la ley no especifica que valor medio se debe establecer, por lo que las empresas tendrán libertad para fijarlo por hora, diario, mensual o anual.
Distribución por grupos o categorías profesionales, nivel de responsabilidad y exigencias del puesto
Para que el registro salarial tenga sentido al comparar los sueldos de los trabajadores, debemos agrupar a estos siguiendo criterios objetivos. La ley permite agruparlos de tres formas diferentes:
- Por grupos profesionales (en función de lo que diga el convenio colectivo de aplicación).
- Por categorías profesionales (de acuerdo al grupo de cotización).
- Por puestos de trabajo de igual valor.
Para afinar más, se pueden asignar a los puestos de trabajo niveles de responsabilidad (ya que esto suele influir en los salarios). Estos niveles pueden ir de mayor a menor, asignándoles un valor determinado (por ejemplo, numérico). Esto también se puede aplicar al nivel de exigencia del puesto.
Distribución de salarios por puesto, sexo, edad, antigüedad
Para eliminar posibles errores en la interpretación de los datos, también es recomendable que distribuyamos los salarios diferenciado puesto y antigüedad, puesto que son factores determinantes a la hora de determinar el salario de un trabajador. Para esta distribución se debe tener en cuenta también el sexo y la edad como referentes comparativos.
Análisis de los datos e inicio del registro salarial
Cuando se tengan todos los datos recopilados, el siguiente paso es llevar a cabo su análisis y dar comienzo al registro salarial con la información obtenida.
Para realizar este análisis de los datos y obtención de información, tendremos que realizar los siguientes cálculos (que nos servirán para luego hacer las comparaciones pertinentes en el registro):
- Debemos agrupar la antigüedad períodos de años (de 0 a 1 años, de 1 a 5 años o de 10 a 15 años, por ejemplo).
- Los hijos también deben agruparse por cantidades (0 hijos, 1-2 hijos, más de 3 hijos).
- Determinar el número de horas trabajadas.
- La suma total del salario base y de los complementos.
- Normalización de los datos en función de las horas trabajadas, con lo que obtendremos los datos normalizados referentes al salario base y los complementos, el salario base anula, los complementos salariales y no salariales y las retribuciones dinerarias, planes de pensiones y dietas.
Gráficos de brecha salarial e interpretación
De los datos e información anterior se pueden elaborar diferentes gráficos con los que podremos realizar un mejor análisis de la brecha salarial. Primero representaremos los datos de salarios por variable demográfica (distribución por puesto y sexo, distribución por sexo e hijos, distribución por sexo y edades, etc.). Estos gráficos nos servirán para hacernos una idea de cómo se distribuye la plantilla en cuanto a las diferentes variables y datos que hemos recopilado, pero para determinar si existe o no brecha salarial, tendremos que ir un paso más allá.
Tendremos que elaborar gráficos cuyo análisis ponga en relación, por ejemplo, la diferencia salarial entre puestos de trabajo y tipo de contrato o la diferencia salarial que puede existir en función del número de hijos y los puestos de trabajo o la diferencia salarial y el porcentaje de mujeres, por niveles de responsabilidad y exigencia.
Este tipo de gráficos se pueden generar de manera automática, si contamos con las herramientas informáticas para ello.
Conclusiones y medidas a implantar
De los datos e información obtenidos de los gráficos y de la realización del registro salarial podremos determinar si existe una brecha salarial en la empresa y si es necesario implantar medidas para corregirla. Estas medidas se incluirán en el plan de igualdad de la empresa y deberán llevar un seguimiento de su evolución y su efectividad.
Normativa aplicable al Registro salarial en empresas
La normativa aplicable al registro salarial en empresas la encontramos en:
- Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación.
- Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre, de igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
Plazos para adaptarse
El Real Decreto 902/2020 da a las empresas un plazo de 6 meses para adaptarse (a contar desde su publicación en el BOE, el 14 de octubre) y cumplir con el registro salarial obligatorio. De manera que el plazo máximo para ello finaliza el 14 de abril de 2021.
Sanciones por incumplimiento
Incumplir la obligación de llevar el registro salarial se considera infracción grave y está recogido en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social, concretamente en los artículos 7.5 y 13.
Estas sanciones pueden suponer una multa que va desde los 625 euros a los 6.250 euros. Además de sanciones accesorias como la retirada de ayudas o subvenciones o cualquier beneficio derivado de la aplicación de los programas de empleo.
¿Cada cuánto tiempo se tiene que renovar el registro?
Como señalamos más arriba, el registro salarial debe renovarse con carácter anual, salvo que haya una modificación significativa en el esquema retributivo de la empresa, momento en que deberá actualizarse, incluso si no ha pasado un año.
¿Quién debe encargarse de realizarlo?
La Ley no especifica quién debe encargarse de realizar el registro salarial, pero debería ser una persona con conocimientos sobre recursos humanos o administración, así como contar con formación especializada en igualdad, ya que le permitirá interpretar los datos y gráficos del registro salarial y determinar si las diferencias se deben al sexo de los trabajadores a otras causas.
Por ejemplo, un agente de igualdad podría encargarse de esta labor.
Contacta con un experto que te asesore
En ese sentido, la mejor opción en caso de que la empresa no cuente con un perfil profesional así en su plantilla, es recurrir a una asesoría o consultoría de igualdad, donde podremos encontrar expertos en materia de igualdad que podrán ayudar y asesorar a la empresa a la hora de llevar a cabo el registro salarial obligatorio.
¿Necesitas realizar un registro salarial en tu empresa? Te podemos ayudar
Como hemos visto a lo largo de esta entrada, toda empresa debe llevar a cabo el registro salarial, sin embargo, la recopilación de datos y elaboración de gráficos para su posterior interpretación y comprobación de la existencia o no de una brecha salarial, puede resultar complejo, especialmente si se carecen de las habilidades y conocimientos para ello.
Si tu empresa necesita ayuda para realizar el registro salarial, nosotros te podemos ayudar. Rellena el formulario y nos pondremos en contacto contigo para ofrecerte el mejor asesoramiento personalizado.