¿Cómo montar una clínica dental?

Competitivo, especializado, con amplia experiencia; la clínica dental no es un negocio fácil y requiere, además, una importante inversión inicial, sin embargo, bien llevado, puede convertirse en un negocio muy rentable a medio y largo plazo. En esta entrada te explicamos cómo montar una clínica dental paso a paso.

Cómo abrir una clínica dental: todos los pasos

Abrir una clínica dental es una aventura empresarial que hay que planear con cuidado, para no estrellarnos en los primeros años de vida del negocio. Además, hay que tener en cuenta que, aunque prácticamente cualquier persona podría abrirla, lo cierto es si se quiere tener mayores posibilidades de éxito, es necesario contar con la formación y la experiencia adecuadas para ello. Es decir, ser dentista, pero además, contar con cierta formación empresarial y, si es posible, no dejar de lado las habilidades necesarias para atender al público en un negocio que suele suscitar miedo y algo de rechazo.

Entonces, si abrir la clínica dental parece una tarea tan compleja, ¿por qué arriesgarse? Porque si miramos números y sabemos hacerlo bien, podemos montar un negocio capaz de reportar entre 250.000 y 500.000 euros al año.

Pero hay que hacerlo bien y eso pasa por planear con mucho cuidado todo el negocio.

Elaborar el Plan de Viabilidad

El primer e imprescindible paso para montar una clínica dental es elaborar el Plan de Viabilidad, un análisis con el que podremos definir el proyecto, determinar la inversión inicial que vamos a necesitar hacer y evaluar la rentabilidad potencial del mismo.

¿Qué debe incluir este Plan de Viabilidad?:

• Organización y estructura: Debemos decidir qué especialidades vamos a ofrecer en nuestra clínica dental; ¿serán servicios más generales como periodoncia o endodoncia?, ¿o vamos a ofrecer algo más especializado, como estética dental o implantología? ¿Nos vamos a dedicar a todo rango de edades? ¿O vamos a abrir una clínica dental infantil? Todo esto marcará qué tipo de profesionales necesitaremos contratar.
• Objetivos y meta: La única manera de medir el éxito de nuestra clínica dental es si antes nos hemos marcado objetivos a alcanzar. Ganar dinero es uno de ellos, pero no puede ser el único, especialmente en un negocio donde el boca a boca es la mejor promoción.
• Análisis de la competencia: La odontología es un campo muy disputado, que incluso cuenta con cierto grado de intrusismo y donde los franquiciados están a la orden del día. Por ello es importante analizar la competencia que vamos a encontrar y determinar cómo podemos diferenciarnos de ella, ¿qué necesitamos para destacar por nuestros competidores?
• Análisis DAFO: Es una de las principales herramientas empleadas a la hora de elaborar el plan de viabilidad, porque nos permite analizar las Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades de nuestro futuro negocio, contrastarlo con la situación del mercado actual y a través de él, poder elaborar una estrategia ajustada a la realidad.
• Imagen de marca: Aunque pueda parecer que este apartado pertenece más a la estrategia de marketing, es importante definir la imagen de marca en el Plan de Viabilidad, porque es la visión que queremos transmitir de nuestra clínica a nuestros clientes potenciales y va a ir de la mano de nuestra estrategia empresarial.
• Recursos necesarios: Tenemos que determinar los recursos materiales, humanos y técnicos que nuestra clínica dental necesita para comenzar su actividad y para mantenerse abierta.
• Análisis de costes: Aquí debemos relacionar la inversión necesario y contraponerla a los ingresos previstos, de manera que podamos determinar si el negocio es rentable o no y cuándo pronosticamos que empiece a reportar beneficios.

Calcular la inversión para abrir una clínica dental

Para calcular el coste de montar un clínica dental debemos tener en cuenta todo lo que necesita para poder ponerse en marcha. No estamos hablando de montar un pequeño despacho, sino que necesitamos un local con espacio suficiente y adquirir todo el equipamiento necesaria para comenzar la actividad. Lo habitual es que la inversión inicial oscile entre los 150.000 y 300.000 euros, dependiendo del tamaño de la futura clínica, el número de consultas y los equipos y mobiliario que se adquieran inicialmente.

Junto a ese precio para montar una clínica dental de inicio, hay que poner los gastos asociados al funcionamiento de clínica, que tendremos que cubrir de forma regular (cada mes): alquiler del local, personal, suministros de energía, telefonía, gestoría, seguros, la amortización de la inversión (que aunque no tiene incidencia en la tesorería mensual, si hay que tenerla en cuenta a efectos contables y tributarios).

Así, la inversión inicial para un proyecto pequeño estaría en 150.000 euros, repartidos en el acondicionamiento del local, la adquisición de equipos médicos, la adquisición de mobiliario, equipos informáticos, rotulación de fachada, adquisición inicial de materiales y la fianza del local. A eso habría que sumarle los siguientes gastos de montar una clínica dental, que podrían estar entre los 4.500 y 5.000 euros mensuales, si solo tenemos un empleado (un auxiliar).

Decidir la forma jurídica adecuada

Otro paso importante y que también influye en la inversión inicial, es decidir la forma jurídica bajo la que operará nuestra clínica dental. Lo más habitual es utilizar la Sociedad Limitada, primero porque no requiere un capital social muy elevado (3.000 euros) y segundo porque podemos empezar siendo un solo socio y luego ampliar ese número sin límite, donde la responsabilidad de cada uno de ellos dependerá del capital aportado.

Estos son los pasos básicos para montar una clínica dental como S.L.:

• Obtener la denominación social.
• Abrir una cuenta bancaria para la sociedad, en la que se ingresará el capital social.
• Definir los estatutos sociales.
• Firmar la escritura pública ante notario.
• Obtener el NIF provisional en el Registro Mercantil.
• Darse de alta en el censo de empresas y en el IAE.
• Inscribirse en el Registro Mercantil.
• Solicitar el NIF definitivo.

A esto hay que añadir también los requisitos propios de la comunidad autónoma y el ayuntamiento correspondiente:

• Obtener la licencia de apertura o de actividad.
• Permiso de obras para el acondicionamiento del local.
• En caso de ser un traspaso, el cambio de titularidad.
• Registro de marcas y signos distintivos.
• Tasa de recogida de basuras.
• IBI…

Tendréis que consultar con el ayuntamiento todos los requisitos necesarios, de manera que estéis bien informados. Y en caso de que necesitéis ayuda para la realización de estos trámites o la elaboración del Plan de Viabilidad, es aconsejable que recurráis a una asesoría, os ayudarán con los trámites y os aconsejarán para montar un negocio rentable.

Definir una estrategia de Marketing que consiga captar los clientes

Otro paso importante a la hora de montar una clínica dental es elaborar una estrategia de marketing con la que podamos empezar a captar clientes desde el minuto uno. Es evidente que no todo el mundo tiene formación en marketing y si ya es necesario contar con cierto conocimiento en gestión empresarial y tener la formación precisa para poder administrar y operar nuestra clínica, conocer además de marketing al nivel necesario para promoverla con éxito puede ser complicado.

Por ello, lo más aconsejable es recurrir a una agencia especializada en marketing dental para que elabore la estrategia de marketing adecuada. Eso no quiere decir que nos despreocupemos completamente de ello, puesto que tendremos que trabajar con la agencia para «ayudarles» a trasladar a nuestros futuros clientes la imagen y mensaje que queremos proyectar. En este punto es muy importante tener claros los objetivos y metas marcadas y la estrategia de negocio a seguir.

Elegir un buen nombre para la clínica dental

No podremos desarrollar ninguna estrategia de marketing, si antes no tenemos un nombre decidido para la clínica dental. El proceso de darle nombre a un negocio puede ser muy simple o muy complicado, todo depende de la imaginación y lo originales que queramos ser.

Es recomendable elegir un nombre original y que en la medida posible esté relacionado con nuestro negocio, pero que no recuerde a nuestra competencia. Además, debe ser fácilmente recordable o, que al menos, cree cierto «impacto» para que la gente lo asocie con nuestra clínica. Y si andamos escasos de ideas, podemos consultarlo con amigos o familiares o recurrir a agencias de naming como Vibranding o Baud.

Definir una imagen corporativa moderna

La imagen corporativa va más allá de nuestro logo y colores, que junto al nombre, deben aparecer en todo documento de la clínica, sino que también consiste en crear una identidad de empresa; algo que se construye día a día en base a nuestras políticas, el trato que damos a nuestros clientes/pacientes, la calidad de nuestro servicio, nuestros valores, la profesionalidad de nuestros empleados o la relación calidad-precio.

Si queremos transmitir una imagen corporativa moderna, debemos comenzar desde el propio aspecto de la clínica, la elección del mobiliario, el trato con el cliente y nuestra política de atención al cliente, antes, durante y después de los tratamientos realizados.

Recordad lo que dijimos más arriba, en muchos casos, la forma en la que una clínica dental triunfa es a través del boca a boca de nuestros clientes.

Página web

Hay quien dice que si un negocio no está en Internet, está perdiendo clientes. Sea o cierto o no, lo que sí es real es que actualmente la mayoría de negocios cuenta con una página web a modo de escaparate virtual, y sin duda, nuestra clínica dental puede aprovechar esto también.

La página web de la clínica dental debería tener las siguientes secciones:

• Página de inicio que contenga toda la información principal.
• Los servicios que ofrece nuestra clínica, acompañados de una pequeña descripción.
• Tener un apartado «sobre nosotros», en el que ofrezcamos una descripción de la empresa, su fundación y sus valores. También puede incluirse a los profesionales que trabajan en ella.
• Precios de los servicios que ofrecemos.
• Información de contacto.
• Podemos incluir un blog para ofrecer información de actualidad sobre odontología y cuidado de la boca, así como las novedades de la propia clínica.
• No se nos puede olvidar incluir la política de privacidad, el aviso legal y la política cookies, para cumplir con el RGPD y la LOPDGDD.

Para crear la web necesitaremos un servicio de hosting, es decir, el servidor donde se alojará la web. Suelen costar entre 50 y 100 euros al año. Un dominio, que será el nombre la web y su URL; lo ideal es que coincida con el nombre de la clínica. La mayoría de servicios de hosting también permiten contratar dominios, con un coste de entre 8 a 15 euros. Lo importante es asegurarnos de que este libre.

Así mismo, también es recomendable contar con un correo electrónico de empresa, algo que también os podrá ofrecer vuestro servicio de hosting. Y finalmente, un CMS o creador de contenidos, es decir, la plataforma sobre la que se construirá la web. Lo habitual es que el servicio de hosting te permita añadir directamente el creador de contenidos.

Después se puede pensar en invertir en marketing digital, para mejorar la visibilidad de la clínica en la Red, mediante anuncios de Google, herramientas de SEO, etc.

Redes sociales

Las redes sociales son también un buen sitio donde promocionar la clínica dental, creando un perfil profesional para la misma, en el que podemos llevar a cabo no solo acciones informativas, sino también promociones y tener un contacto más directo con nuestros clientes.

Facebook, Twitter y LinkdIn son las redes sociales en las que recomendamos tener presencia. Pero no se trata solo de elaborar el perfil, es necesario mantenerlo actualizado de forma periódica, que se vea movimiento en él. Además, no debemos dejar de responder a las preguntas de los usuarios y, sobre todo, tratar de evitar entrar en polémicas o discusiones.

Promoción offline de una clínica dental

La publicidad offline todavía es un elemento que no debemos descuidar. Para promocionar nuestra clínica dental podemos recurrir a la impresión de folletos y flyers para repartir mediante buzoneo. También podemos recurrir a anunciarnos en periódicos gratuitos locales e incluso contratar alguna cuña publicitaria en la radio local.

Instalaciones y equipo necesarios en una clínica dental

Una clínica dental necesitas unas instalaciones adecuadas y un equipamiento mínimo e imprescindible para poder comenzar su actividad. Y, como decíamos más arriba, es este equipo el que encarece especialmente la inversión inicial, junto a las posibles obras de acondicionamiento del local (salvo que se trate del traspaso de una clínica).

Local

No se puede montar una clínica dental en cualquier local, vamos a necesitar uno de tamaño mínimo adecuado, además, si no lo está previamente, tendremos que acondicionarlo para el desempeño de la actividad; ciertos equipos médicos necesitarán tomas de electricidad, agua, desagüe o incluso aislamiento apropiado (como la sala donde realicéis las radiografías).

Además, nos interesa que el local se encuentre en una zona transitada o, al menos, visible para poder atraer clientela.

Mobiliario

La clínica dental necesita dos tipos de mobiliarios, uno general y otro clínico. En cuanto al general, necesitaremos:

• Mostrador y silla para la recepción.
• Sillas o sofás junto a mesas bajas en la sala de espera.
• Archivadores.

Respecto al mobiliario clínico:

• Mesa de odontólogo.
• Silla de odontólogo.
• Sillas para pacientes y acompañantes.
• Mueble para instrumental.
• Mesa auxiliar con ruedas.
• Sillas regulables o taburetes para el odontólogo y los auxiliares.

Equipos y materiales

Una clínica dental requiere unos equipos y materiales muy concretos para poder operar y sin ellos, sería imposible sacar el negocio adelante:

• Unidad dental o sillón dental (es la pieza clave e imprescindible). A nivel básico debería tener los siguientes elementos:
  • Compresor
  • Unidad dental
  • Escupidera
  • Autoclave
  • Aeropulidor
  • Pieza de mano de alta velocidad
  • Micromotor
  • Lámpara LED
  • Motor de aspiración
  • Negatoscopio
  • Cuba de ultrasonidos
  • Localizador de ápices
• Material instrumental:
  • Espejo de exploración dental
  • Sonda
  • Pinzas
  • Alicates
  • Instrumental de cirugía
  • Articuladores
• Materiales consumibles:
  • Guantes quirúrgicos desechables
  • Servilletas desechables
  • Composite
  • Silicona de adición
  • Sellantes de fisuara y fosas
  • Brackets
  • Radiografías
  • Agujas y anestesias
  • Productos para desinfectar
  • Mascarillas
  • Gafas
  • Gasas
  • Eyectores y cánulas
  • Bolsas de frío
• Material de oficina y equipo informático.

Programas y aplicaciones para la administración y gestión de la clínica dental

La informática ha facilitado la gestión de muchos negocios, entre ellos las clínicas dentales. Contar con un buen programa de gestión dental o software dental, nos facilitará son solo las tareas administrativas, sino también el manejo del historial clínico de nuestros pacientes.

A continuación os nombramos 5 programas para la administración y gestión de la clínica dental, todos ellos cuentan con diferentes módulos y cubren prácticamente todas las necesidades del negocio:

• XDental
• DriCloud
• XClinics
• Dentalink
• Informed

Obligaciones fiscales y contables

La forma jurídica que adoptemos para la clínica dental determinará las obligaciones fiscales y contables que debemos cumplir cada año y trimestre. Como recomendamos la sociedad limitada, estas son las obligaciones fiscales que debemos contemplar:

• Impuesto de Sociedades (modelos 200 y 202).
• Declaraciones trimestrales y anuales de IVA (modelos 303 y 390).
• Retenciones a cuenta del IRPF de los trabajadores, si se tienen (modelos 111 y 190).
• Retenciones a cuenta del IRPF inmueble (modelos 115 y 180).
• Impuesto de Actividades Económicas (IAE).
• IBI.
• Declaraciones de operaciones a terceros.

Mientras que las obligaciones contables serían:

• Libro de inventarios y cuentas anuales.
• Libro diario.
• Los libros de IVA:
  • Libro de registro de facturas emitidas
  • Libro de registro de facturas recibidas
  • Libros de registro de bienes de inversión

Legislación vigente para abrir una clínica dental

Como a la hora de abrir cualquier tipo de negocio, debemos conocer la normativa vigente aplicable a la hora de montar una clínica dental.

Para empezar, es necesario contar con una licencia de apertura y esta nos la concederán si cumplimos con los requisitos exigidos por la ley. Así, la normativa aplicable a clínicas dentales es la siguiente:

• Real Decreto 1277/2003, de 10 de octubre, por el que se establecen las bases generales sobre autorización de centros, servicios y establecimientos sanitarios.
• Ley 16/2003, de 28 mayo, de cohesión y calidad del Sistema Nacional de Salud.
• Ley 1/1986, de 25 de abril, General de Sanidad.

A estas leyes estatales, además hay que sumarles las particulares de cada comunidad autónoma. Nuestro consejo aquí es que recurráis a la ayuda de un profesional (asesor o abogado), que pueda guiaros en esta materia, para aseguraros de que vuestra clínica dental cumple con todas las leyes aplicables.

Ayudas para montar una clínica dental

Siempre recomendamos consultar a nivel local (ayuntamientos), provincial, autonómico y estatal las posibles ayudas o subvenciones que pueden existir para emprender un negocio. Otra opción es consultar en los colegios oficiales de odontólogos la existencia de posibles convocatorias para solicitar ayudas para montar la clínica dental.

Así mismo, podéis consultar los préstamos ICO o las ayudas por el fomento del empleo a nivel estatal y autonómico.

El personal de la clínica dental ¿Con quién debo contar?

El personal que vayamos a necesitar contratar para nuestra clínica dental dependerá de los servicios que queramos ofertar. A continuación describimos algunos de los profesionales que podemos contratar como personal. Es imprescindible que cuenten con la formación y cualificación necesaria para ejercer (cabe señalar que algunos de estas especializaciones pueden estar presentes en una sola persona).

Odontólogos

Los odontólogos o dentistas serán los profesionales principales de la clínica dental. Deben haber finalizado estudios universitarios en odontología o estomatología, además de estar inscrito en el colegio profesional correspondiente.

Sus funciones principales son las de prevenir, diagnosticar y tratar los problemas relacionados con la boca, los dientes y las encías. Además, en caso de que el dueño de la clínica no sea dentista, será necesario que un odontólogo colegiado sea el director médico de la misma.

Odontopediatra

Un odontopediatra es un dentista especializado en niños, como en el caso anterior, es imprescindible que haya terminado sus estudios universitarios y esté colegiado para ejercer.

Si queremos tener un servicio especializado en atender menores, contratar a este tipo de profesional es necesario.

Endodoncista

El endodoncista es el especialista en trata lo que se conoce como pulpa (la parte interior del diente), formada por el paquete vasculo-nervoso, los nervios, una vena y una artería. Su tratamiento tiene como objetivo mantener los dientes en la boca en casos de caries.

Ortodoncista

Cuando necesitamos corregir la postura de nuestros dientes, recurrimos a un ortodoncista; son aquellos que trabajan con brackets y otros aparatos para alinear correctamente la dentadura y evitar así los problemas de oclusión.

Cirujano oral

El cirujano oral es el encargado tanto de colocar implantes dentales, como de extraer las piezas dentales que ya no tienen salvación.

Cirujano máxilofacial

Un cirujano máxilofacial es un licenciado en medicina, que se ocupa de los desórdenes articulares y del dolor orofacial, las cirugías de mandíbula, los traumas faciales, etc.

Periodoncista

El periodoncista es el encargado de tratar los problemas de encías, del hueso alveolar, el cemento dental y el ligamiento periodontal.

Recepcionita

Nuestra clínica dental necesitará de alguien que atienda a los clientes cuando llegan o llaman por teléfono, preparen la agenda de citas, etc. Para ello podemos contrata un recepcionista o, si es una clínica pequeña, delegar este puesto al auxiliar.

Cumplimiento con la ley de Protección de datos

Vuestra clínica tiene la obligación de cumplir con la Ley de Protección de Datos y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), para asegurar que la privacidad y datos de vuestros clientes se mantiene en todo momento. Además, en una clínica dental manejaremos datos de salud de nuestros clientes, un tipo de información que está especialmente protegida por la normativa actual, por lo que es importante contemplar el cumplimiento estricto de la misma.

Entre las obligaciones básicas que debemos contemplar en nuestra clínica dental tenemos que:

• Identificar quiénes llevarán a cabo el tratamiento de los datos en la clínica.
• Llevar un registro de la activad de tratamiento.
• Informar a los clientes de la finalidad de la recogida de datos personales y de cómo pueden ejercer sus derechos al respecto.
• Advertir de la cesión de datos a terceros, si esto es una posibilidad.
• Obtener siempre el consentimiento expreso para el tratamiento de datos.
• Firmar contratos de tratamiento de datos con terceros a quienes se les cedan los datos de nuestros clientes.

Como ocurre con el marketing o los trámite legales, recomendamos recurrir a profesionales expertos en la protección de datos para asegurarnos de que cumplimos adecuadamente con la ley vigente.