La automatización no es algo que solo la industria o las grandes empresas puedan implementar y aprovechar. Gracias a los ERP (Enterprise Resource Planning), pymes como las asesorías pueden automatizar tareas como la facturación y mejorar con ello la gestión del negocio y los clientes, eliminando errores y ahorrando tiempo que puede dedicarse a otras tareas de asesoramiento y atención al cliente.
Descubre cómo un ERP de facturación para asesorías puede ayudar a tu negocio a obtener más beneficios y seguir creciendo.
Un ERP es un programa integrado a través del cual se centralizan y administran todos los procesos y recursos empresariales, desde la facturación y la contabilidad, hasta la gestión de recursos humanos e inventarios.
Gracias al ERP, todas las áreas de una empresa están interconectadas a una base de datos común, lo que permite tener una visión holística de todas ellas y de la empresa en su conjunto y automatizar diferentes procesos y tareas, de manera que, por ejemplo, cuando se emite y cobra una factura, los datos se consignan automáticamente en las áreas de contabilidad y fiscal, para generar los asientos correspondientes y contabilizarla de cara a la autoliquidación de impuestos de la empresa.
Estos programas de gestión para asesorías son herramientas esenciales, ya que a través de ellos se pueden gestionar múltiples procesos administrativos y financieros de manera eficiente y precisa, tanto aquellos relativos a la propia asesoría como los relativos a las tareas y funciones que se realizan para los clientes.
Cabe señalar que los ERP son más que programas de facturación, ya que su estructura por módulos permite integrar diferentes funcionalidades, procesos y áreas de la empresa, pero, sin duda, la facturación es uno de los módulos más importantes y en el que converge la información de prácticamente el resto de módulos usados.
Un ERP de facturación puede trabajar de manera independiente o estar, cómo hemos dicho, vinculado a un sistema ERP general de la asesoría. En ambos casos, un ERP para asesoría automatiza la facturación e incluye las siguientes funciones destacadas:
La implementación y uso de un ERP de facturación aporta importantes beneficios a la asesoría, no solo se trata de la automatización de la facturación, una tarea ya de por sí tediosa y en la que no solo se puede perder mucho tiempo, sino que se pueden cometer errores al introducir los datos en la factura (¿cuántas facturas de rectificación o abono has tenido que hacer para subsanar un error de facturación?) o al pasarlos a contabilidad (¿recuerdas alguna comprobación del modelo 347 en la que los números no terminaban de cuadrar?).
Gracias al ERP, estos errores y pérdidas de tiempo desaparecerán, porque una vez introducidos los datos en el programa, no será necesario reintroducirlos y se irán comunicando a través de los diferentes procesos y etapas del proyecto. Además, los ERP cuentan con función de escaneado e introducción automática de documentos digitales, de manera que en muchos casos ni siquiera tendrán que ser los empleados los que introduzcan la información de clientes, presupuestos o servicios realizados.
Los ERP de facturación han supuesto un enorme paso para cualquier tipo de empresa, incluidas las asesorías, gracias ellos se ha podido pasar de las plantillas en Excel y de la introducción manual de datos, a plantillas con diseños sencillos, personalizados y unificados y a la introducción automática de datos.
Gracias al ERP, se puede crear un presupuesto para un nuevo cliente, si lo acepta, abrir una ficha de cliente es cuestión de unos pocos minutos y clics; el presupuesto queda guardado en la base de datos y cuando finalmente sea necesario emitir la factura, bastará con recuperarlo y pasar los datos a la factura, un proceso que es prácticamente automático y que, en caso necesario, permite hacer correcciones de manera sencilla.
Emitida la factura, esta se envía de forma automática al cliente; cuando la abone, gracias a la integración con el banco, la factura pasará a estar «pagada», se «trasladará» a contabilidad, para generar los asientos correspondientes, y fiscal para registrar la base imponible y el IVA.
Entre los principales beneficios que aporta la automatización de la facturación gracias al ERP, destacamos los siguientes:
El uso de un ERP, más allá de la facturación, también ayuda a mejorar la gestión de negocio en conjunto, puesto que cuando se integran diferentes módulos, permite tener una visión completa de todos los procesos y proyectos de la empresa, lo que es fundamental para la toma de decisiones y la gestión y retención de los clientes.
Finalmente, estas son las características que debes buscar en un ERP de facturación para asesorías:
En definitiva, si tu asesoría aún no lo ha implementado, un ERP de facturación es el siguiente paso hacia la digitalización y mejora del negocio, ahorrarás tiempo, evitarás errores y tendrás unos clientes más satisfechos.
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