¿Cómo hacer campañas de mailing masivo cumpliendo con la normativa?

El email marketing se ha convertido en una de las herramientas más usadas para mantenerse en contacto con los clientes potenciales y los clientes. Las campañas de envío email masivo permiten llegar a un público amplio y analizar su respuesta; sin embargo, a la hora de hacer campañas de mailing masivo debes tener en cuenta la normativa que debes cumplir para que tu campaña cumpla con la ley.

¿Qué normativas debes tener en cuenta para realizar una campaña de mailing masivo?

A la hora de hacer campañas de mailing masivo, son dos las normativas que debes tener en cuenta:

• La ley de protección de datos, comprendida por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD)
• La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico (LSSI-CE).

Tanto el RGPD como la LOPDGDD y la LSSI-CE hablan de la necesidad de recabar siempre el consentimiento expreso para, por un lado, tratar los datos personales de los clientes o usuarios (el envío de comunicaciones comerciales o de otra índole es una forma de tratamiento de datos personales, en tanto en cuanto la dirección de email es un dato personal) y, por otro lado, recibir comunicaciones comerciales vía correo electrónico en las que se tiene un interés.

¿Cómo hacer campañas de mailing masivo cumpliendo el RGPD, la LOPDGDD y la LSSI-CE?

Cuando hablamos de consentimiento expreso para enviar email masivo, nos estamos refiriendo a que tus usuarios o clientes han dado dicho consentimiento de forma activa, por ejemplo, han marcado una casilla para suscribirse a tu lista de correo o newsletter o para aceptar el envío de comunicaciones comerciales o campañas publicitarias. Y que ese consentimiento ha quedado registrado en tu sistema.

Esta es la forma legal de obtener las direcciones de tus clientes y usuarios para crear la lista de direcciones que usarás para las campañas de email marketing de tu negocio, junto a la suscripción o contratación de tus servicios.

Cabe señalar que, de acuerdo a la LSSI-CE, el consentimiento para el envío de mensajes comerciales no es necesario cuando existe una relación contractual previa, es decir, puedes enviar este tipo de emails comerciales a tus clientes cuando se refieran a productos o servicios similares a los adquiridos o contratados previamente.

Además, y para cumplir con ambas normativas, debes facilitarle a los usuarios o clientes una forma rápida y sencilla para que puedan darse de baja de la lista de correo, para lo que puedes incluir para ello un enlace en el propio contenido del correo, al final del mismo.

Atendiendo a la ley de protección de datos en concreto, en el formulario de suscripción o formularios para recibir más información, deberás incluir información relativa al responsable del tratamiento, la finalidad y legitimación del tratamiento y los datos personales que se tratarán (en este caso, nombre y dirección de correo), además, incluirás un enlace a la política privacidad de tu página web; es lo que se conoce como primera capa informativa, en la que se suministra de forma sucinta la información más importante relativa a la gestión de la privacidad de los clientes o usuarios (la segunda capa sería la propia política de privacidad).

Ten en cuenta, además, que si usas una plataforma de email marketing para gestionar tus envíos masivos de email, tendrás que firmar con ella un acuerdo de encargo de tratamiento, puesto que les estarás cediendo datos personales de tus usuarios o clientes, a los que deberás informar de este hecho en la política de privacidad, identificando a la plataforma como encargado del tratamiento.

En ese sentido, es importante que te asegures que la plataforma de mailing masivo que has escogido se encuentre en la UE o el EEE (Espacio Económico Europeo) o, si está en un tercer país, cumpla con el RGPD en las condiciones exigidas por este.

Qué no debes hacer con el envío masivo de emails

Ya hemos explicado cómo tus campañas de mailing masivo deben cumplir con la legalidad, pero aparte de esto, hay una serie de recomendaciones sobre qué no debes hacer a la hora de enviarlas que debes tener en cuenta también.

• No compres bases de datos, aparte de poder presentar un potencial problema legal, tus correos acabarán en la bandeja de spam o en la papelera de los destinatarios. Además, genera mala imagen.
• Asegúrate de que respetas la privacidad de tus usuarios o clientes y controla que las direcciones de correo de otros usuarios no son visibles para el resto.
• No utilices plataformas de email marketing fuera de la UE que no garanticen el cumplimiento del RGPD o tengan una política de privacidad dudosa.
• No envíes cada campaña a todos los suscriptores, segmentarlos ayudará a enviar las campañas a aquellos suscriptores que pueden tener un interés real en el producto o servicio que se promociona y, por tanto, habrá más posibilidades de engagement y evitarás ser marcado como spam.

Sanciones a las que te expones si no realizas las campañas de mailing masivo correctamente

Si tus campañas de mailing masivo no cumplen con las obligaciones recogidas en tanto en la normativa de protección de datos como en la LSSI-CE, te expones a ser sancionado y las cuantías de estas sanciones pueden ser bastante elevadas.

En materia de protección de datos, dependiendo de la gravedad de la infracción, las cuantías de las multas que te pueden imponer son:

• Hasta 40.000 euros para infracciones leves
• De 40.001 a 300.000 euros para infracciones graves
• De 300.001 a 20 millones de euros (o el 4% del volumen anual de facturación, la cuantía que resulte mayor) para infracciones muy graves

Ten en cuenta que todo lo relacionado con el consentimiento de los clientes o usuarios para el tratamiento de sus datos personales, se contempla en los tres grados de infracciones, así que la sanción que podrías recibir puede ser bastante elevada.

En cuanto a las sanciones contempladas en la LSSI-CE, también relativas al consentimiento, tenemos:

• Multas de hasta 30.000 euros por infracciones leves
• Multas de entre 30.001 a 150.000 euros por infracciones graves

¿Cómo escoger una plataforma de email marketing que cumpla con la normativa?

Como hemos señalado, lo habitual a la hora de hacer campañas de envíos masivos de email, es recurrir a una plataforma de email marketing, puesto que estas cuentan con funciones y características que facilitan todo el proceso; desde automatización de los envíos, opciones de segmentación de la lista de suscriptores, opciones de personalización de los mensajes, plantillas prediseñadas, estadísticas y seguimiento de las campañas, garantías de entregabilidad, etc.

A la hora de buscar una de estas plataformas para gestionar nuestras campañas de mailing masivo, en Internet podemos encontrar cientos de ellas, por lo que elegir una puede llevarte tiempo. Nuestro consejo, aparte de comparar y comprobar sus funciones y características, es que busques aquellas que tengan su domicilio fiscal en países de la UE o el EEE, como Mailrelay, una plataforma de correos masivos gratis (que también cuenta con planes de pago), que tiene domicilio fiscal en España.

Como dijimos más arriba, que estén registradas dentro de la UE o el EEE es garantía de que cumplen con lo dispuesto en el RGPD y la LOPDGDD (en el caso de encontrarse en España), con lo que es menos probable que acabes cometiendo una infracción en materia de protección de datos personales.

Así mismo, también es recomendable que leas la política de privacidad y las condiciones de uso o contratación de la plataforma, para asegurarte de que cumple con la legalidad vigente.

El mailing masivo es legal

En definitiva, realizar campañas de mailing masivo, siempre que cumplas con las obligaciones del RGPD, la LOPDGDD y la LSSI-CE, es completamente legal y, además, no se considera spam, puesto que cuentas con el consentimiento de tus clientes o usuarios para recibir dichas comunicaciones comerciales.

Eso sí, asegúrate siempre de que tu plataforma de email marketing escogida cumple también con la legalidad.