Cómo gestionar tu negocio de hostelería de la mejor manera

La tecnología ha facilitado el día a día de muchos negocios; el empleo de software de gestión específicos para determinadas actividades ha hecho que afrontar algunos aspectos del negocio sea una tarea más llevadera, menos compleja y, sobre todo, más ordenada y centralizada. Esto ocurre también en la hostelería, donde cualquier tipo de restaurante o bar puede beneficiarse del uso de un software de hostelería para gestionar su local o locales.

En esta entrada describimos qué es un software para hostelería, para qué sirve y qué beneficios aporta su uso.

¿Qué es un software de gestión de hostelería?

Un software de gestión de hostelería, o software de hostelería, es una herramienta diseñada para centralizar en un solo lugar todos los aspectos relativos a la gestión y administración de un negocio hostelero, sea este un restaurante, un bar, una cafetería o un food truck.

Este software de hostelería puede ser un único programa que engloba diversas herramientas y soluciones tipo todo en uno (incluyendo desde la gestión de mesas y reservas, pedidos y proveedores, hasta la gestión de empleados o la contabilidad del negocio), o diferentes tipos de software de hostelería centrados en áreas concretas del negocio, que pueden integrarse entre sí (o deberían poder hacerlo), para ofrecer una solución centralizada.

Así mismo, actualmente, la mayoría de estos software para bares y restaurantes son ofrecidos por proveedores en la nube, lo que significa servicio continuo, accesibilidad desde cualquier lugar con conexión a internet, escalabilidad, posibilidad de integrar más soluciones de gestión, apoyo técnico, etc.

¿Por qué usar un software de hostelería en tu negocio?

Usar un software de hostelería te ayudará a centralizar todos los procesos de gestión y administración de tu restaurante, bar o cafetería en un solo lugar, lo que facilita una gestión integral de aspectos como el procesamiento de pagos, la gestión de reservas, la realización de pedidos a proveedores y la gestión de pagos a los mismos, el control del rendimiento, la gestión del personal, la gestión de la contabilidad, etc.

Además, este tipo de programas permiten obtener informes y estadísticas de diferentes aspectos de tu negocio, lo que te dará una visión más global y clara de cómo se está desarrollando su actividad y si se están o no alcanzando los objetivos propuestos en tu plan y estrategia de negocio.

Así mismo, el software de hostelería ofrece también una solución para la relación con los clientes y la realización de campañas de marketing digital que pueden contribuir a no solo retener y fidelizar clientes habituales, sino captar nuevos clientes o plantear nuevas estrategias de marketing que te ayuden a ello.

Finalmente, si quieres digitalizar tu restaurante o bar, el software de gestión de hostelería o los diferentes software de hostelería que puedes combinar entre sí, son fundamentales para afrontar este proceso.

¿Para qué sirven los software de hostelería?

Los software de hostelería o el software de gestión de hostelería, si optamos por una solución integral, sirven para cubrir diferentes funciones y propósitos dentro del restaurante, bar, cafetería, etc. Entre esas funciones, las más habituales son las siguientes:

Gestionar las reservas y las mesas

Cualquier software de hostelería te ayudará a gestionar las reservas, tanto las que se hagan por la web o aplicación del restaurante como las que se hagan a través del teléfono, puesto que una vez introducida la reserva en el sistema, podrás saber qué mesas tienes ocupadas cada día. Esta información estará también disponible para tus empleados (o los empleados autorizados que se ocupen de gestionar las reservas).

Así mismo, el software te ayudará a gestionar las mesas durante los servicios; distribución de mesas en sala, gestión de grupos, distribución de empleados por zonas o mesas, etc.

Además, para las reservas que se realicen a través de la página web o app del restaurante, se puede automatizar la respuesta de confirmación vía email o SMS, así como un recordatorio el día previo o el mismo día de la reserva.

Gestión de los empleados

Gestionar los turnos de los empleados, las mesas que deben atender, sus vacaciones o días de libranza, son tareas que también podrás encomendar a un software de hostelería, desde los camareros hasta el personal de cocina.

Gestión de caja y de la contabilidad

Con un software de hostelería podrás gestionar todo tipo de pagos (efectivo, tarjeta, cheques de comida, etc.), fraccionar cuentas, imprimir recibos, emitir facturas, etc. Además, generalmente estos software son compatibles con un amplio abanico de dispositivos (como tablets, smartphones o terminales para comandas específicos), por lo que también podrás gestionar la caja con facilidad.

Además, la automatización que permiten los software de gestión significa que la información de pagos se registrará también en la contabilidad del negocio, por lo que gestionar la contabilidad será mucho más sencillo.

Control de inventario y pedidos

El inventariado es, quizás, uno de los procesos que más tiempo consumen en cualquier negocio y en la hostelería ocurre igual, además, con la peculiaridad de que muchos productos deben reponerse de un día para otro (especialmente productos frescos).

Gracias al software para restaurantes, bares y otros negocios hosteleros, es posible llevar una mejor gestión del inventario y, por tanto, de los pedidos a proveedores.

Además, hay programas que permiten una integración entre los pedidos que realizan los clientes y los productos disponibles en el inventario, es decir, que a medida que los clientes realizan sus pedidos, la información en el inventario va cambiando en tiempo real, por lo que al final del día (o incluso durante un servicio), puedes saber qué productos vas a necesitar reponer para el día siguiente y realizar el pedido correspondiente a tu proveedor.

Información sobre clientes y campañas de marketing

Hay software de hostelería que incluyen módulos relacionados con la gestión de las relaciones con los clientes (o CRM por sus siglas en inglés). Este tipo de programas permite elaborar perfiles de los clientes que visitan tu restaurante o bar o realizan pedidos a domicilio, de manera que puedes crear estrategias de venta y promoción basada en esos informes para atraer a más clientes potenciales y fidelizar a los habituales.

Esta función también puede aplicarse para desarrollar estrategias de marketing con las que atraer nueva clientela.

Además, podrás obtener informes sobre los resultados de dichas campañas, para mejorarlas o reenfocarlas, si no están funcionando como deseabas.

Estadísticas en tiempo real

Finalmente, cualquier software de hostelería permite obtener estadísticas en tiempo real sobre cada aspecto del restaurante o bar; ingresos, pagos, empleados, reservas, mesas, clientes, etc.

Beneficios de usar un software de hostelería

Cómo ves, son muchas las funciones que un software de hostelería puede abarcar, pero también puede aportar los siguientes beneficios a la gestión de tu restaurante o bar:

• Facilita la gestión integral y centralizada de todo el negocio, permitiendo tener una visión global más clara y obtener información en tiempo real de todos los procesos del restaurante o bar (empleados, caja, contabilidad, inventario y pedidos, reservas, ocupación de mesas, pagos pendientes, etc.).
• Automatización de diferentes procesos, como la confirmación de reservas, el control de inventario o la gestión de parte de la contabilidad.
• Uso sencillo y fácil de aprender, que no requiere conocimientos técnicos, por lo que puede usarlo cualquier empleado (cuyo nivel de acceso se puede limitar en función de puesto de trabajo y responsabilidad).
• Digitalización del restaurante o bar, lo que agilizará diferentes procesos (como ya hemos ido viendo).
• Ayuda a captar y fidelizar clientes gracias a los módulos CRM.

En definitiva, un software de hostelería es una herramienta que cualquier restaurante, bar o cafetería del siglo XXI debería emplear para la gestión ágil e integral de su negocio.