Helena HernándezLa automatización no es algo que solo la industria o las grandes empresas puedan implementar y aprovechar. Gracias a los ERP (Enterprise Resource Planning), pymes como las asesorías pueden automatizar tareas como la facturación y mejorar con ello la gestión del negocio y los clientes, eliminando errores y ahorrando tiempo que puede dedicarse a otras tareas de asesoramiento y atención al cliente.
Descubre cómo un ERP de facturación para asesorías puede ayudar a tu negocio a obtener más beneficios y seguir creciendo.
¿Qué es un ERP de facturación para asesorías?
Un ERP es un programa integrado a través del cual se centralizan y administran todos los procesos y recursos empresariales, desde la facturación y la contabilidad, hasta la gestión de recursos humanos e inventarios.
Gracias al ERP, todas las áreas de una empresa están interconectadas a una base de datos común, lo que permite tener una visión holística de todas ellas y de la empresa en su conjunto y automatizar diferentes procesos y tareas, de manera que, por ejemplo, cuando se emite y cobra una factura, los datos se consignan automáticamente en las áreas de contabilidad y fiscal, para generar los asientos correspondientes y contabilizarla de cara a la autoliquidación de impuestos de la empresa.
Estos programas de gestión para asesorías son herramientas esenciales, ya que a través de ellos se pueden gestionar múltiples procesos administrativos y financieros de manera eficiente y precisa, tanto aquellos relativos a la propia asesoría como los relativos a las tareas y funciones que se realizan para los clientes.
Cabe señalar que los ERP son más que programas de facturación, ya que su estructura por módulos permite integrar diferentes funcionalidades, procesos y áreas de la empresa, pero, sin duda, la facturación es uno de los módulos más importantes y en el que converge la información de prácticamente el resto de módulos usados.
Funciones de un ERP de facturación para asesorías
Un ERP de facturación puede trabajar de manera independiente o estar, cómo hemos dicho, vinculado a un sistema ERP general de la asesoría. En ambos casos, un ERP para asesoría automatiza la facturación e incluye las siguientes funciones destacadas:
- Generar presupuestos y facturas electrónicas.
- Base de datos centralizada de clientes y proveedores.
- Emisión y envío automático de presupuestos y facturas por email.
- Gestión de pagos y cobros.
- Base de datos de los servicios de la empresa.
- Conexión con las entidades bancarias con las que se trabaje.
- Diseño y personalización de las plantillas para facturas y presupuestos.
- Base de datos centralizada de empleados.
- Gestión de las comisiones y objetivos del personal.
¿Cómo beneficia un ERP de facturación a tu asesoría?
La implementación y uso de un ERP de facturación aporta importantes beneficios a la asesoría, no solo se trata de la automatización de la facturación, una tarea ya de por sí tediosa y en la que no solo se puede perder mucho tiempo, sino que se pueden cometer errores al introducir los datos en la factura (¿cuántas facturas de rectificación o abono has tenido que hacer para subsanar un error de facturación?) o al pasarlos a contabilidad (¿recuerdas alguna comprobación del modelo 347 en la que los números no terminaban de cuadrar?).
Gracias al ERP, estos errores y pérdidas de tiempo desaparecerán, porque una vez introducidos los datos en el programa, no será necesario reintroducirlos y se irán comunicando a través de los diferentes procesos y etapas del proyecto. Además, los ERP cuentan con función de escaneado e introducción automática de documentos digitales, de manera que en muchos casos ni siquiera tendrán que ser los empleados los que introduzcan la información de clientes, presupuestos o servicios realizados.
Automatización de la facturación
Los ERP de facturación han supuesto un enorme paso para cualquier tipo de empresa, incluidas las asesorías, gracias ellos se ha podido pasar de las plantillas en Excel y de la introducción manual de datos, a plantillas con diseños sencillos, personalizados y unificados y a la introducción automática de datos.
Gracias al ERP, se puede crear un presupuesto para un nuevo cliente, si lo acepta, abrir una ficha de cliente es cuestión de unos pocos minutos y clics; el presupuesto queda guardado en la base de datos y cuando finalmente sea necesario emitir la factura, bastará con recuperarlo y pasar los datos a la factura, un proceso que es prácticamente automático y que, en caso necesario, permite hacer correcciones de manera sencilla.
Emitida la factura, esta se envía de forma automática al cliente; cuando la abone, gracias a la integración con el banco, la factura pasará a estar «pagada», se «trasladará» a contabilidad, para generar los asientos correspondientes, y fiscal para registrar la base imponible y el IVA.
Entre los principales beneficios que aporta la automatización de la facturación gracias al ERP, destacamos los siguientes:
- Reducción de errores: El empleo de los ERP en la facturación reduce notablemente la comisión de errores manuales, errores en las facturas que, cómo hemos visto, pueden generar problemas significativos, incluidos retrasos en los pagos y complicaciones con la contabilidad. En el ERP los datos se ingresan una sola vez y se utilizan en todo el sistema, eliminando la necesidad de duplicar información y minimizando el riesgo de errores. Además, el ERP puede validar automáticamente los datos ingresados, asegurándose de que todas las facturas sean precisas y completas antes de enviarlas.
- Ahorro de tiempo: La elaboración de facturas y su envío son tareas que pueden consumir mucho tiempo, especialmente en asesorías con grandes volúmenes de clientes. Estas tareas se automatizan gracias al ERP, liberando tiempo para que los empleados puedan dedicarse a otras tareas más estratégicas, además, también se acelera el proceso de facturación, lo que mejora el flujo de caja de la empresa.
- Facturación recurrente: Para las asesorías que manejan contratos a largo plazo o servicios recurrentes, un ERP puede automatizar la facturación periódica. El sistema puede programar y generar automáticamente facturas mensuales, trimestrales o anuales, asegurando que nunca se pierda una fecha de facturación y manteniendo un flujo de ingresos constante.
- Cumplimiento normativo: El ERP está programado para cumplir con las normativas fiscales y contables, así como de protección de datos vigentes, y pueden recibir actualizaciones cuando se produzcan cambios normativos, de manera que la asesoría estará siempre al día de sus obligaciones legales.
- Disponible en cualquier momento: Muchos ERP funcionan en la nube, esto quiere decir que los empleados pueden acceder al programa y usarlo en cualquier momento y lugar, siempre que tengan conexión a internet, lo que permite dar flexibilidad en cuanto a trabajo a distancia a los empleados.
Mejoras en la gestión
El uso de un ERP, más allá de la facturación, también ayuda a mejorar la gestión de negocio en conjunto, puesto que cuando se integran diferentes módulos, permite tener una visión completa de todos los procesos y proyectos de la empresa, lo que es fundamental para la toma de decisiones y la gestión y retención de los clientes.
- Integración de procesos: El ERP permite integrar todos los procesos de la asesoría en una sola plataforma centralizada, incluyendo la contabilidad, la gestión de clientes (CRM), recursos humanos, inventarios, etc. Al integrar los procesos, la dirección de la empresa y los jefes de departamento tienen una visión más completa y real del negocio y sus diferentes áreas, lo que facilita la toma de decisiones informadas y estratégicas.
- Informes y análisis en tiempo real: Una de las funcionalidades del ERP es generar informes y análisis en tiempo real de los diferentes procesos, proyectos y áreas de la empresa, algo fundamental para monitorear el rendimiento del negocio, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos reales y fiables. Por ejemplo, es posible generar informes detallados sobre ingresos, gastos, previsión de beneficios, etc. de manera muy sencilla.
- Mejora la gestión de clientes: Al integrar un módulo de CRM en el ERP se pueden gestionar las interacciones con los clientes desde la misma plataforma, mejorando su atención y gestión, ya que esto incluye el seguimiento de comunicaciones, gestión de contratos y análisis del comportamiento del cliente, obteniendo una visión completa de este para ofrecerle un servicio de asesoría más personalizado y eficiente.
Características del ERP de facturación para asesorías
Finalmente, estas son las características que debes buscar en un ERP de facturación para asesorías:
- Facilidad de uso: Un ERP complicado de entender y usar será más un lastre que una ayuda, por ello es fundamental que tenga una interfaz de usuario intuitiva y fácil de navegar, comprender y usar, de manera que permita sacarle todo el provecho al programa con facilidad.
- Compatible: El ERP escogido debe integrarse fácilmente con otros sistemas y programas que ya puedas estar utilizando, así como con bancos. Cuanto más asegure una buena compatibilidad e integración, menos problemas tendrás para mantener un flujo de trabajo fluido y centralizado.
- Seguridad: El ERP debe contar con medidas de seguridad para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, entre ellas, una de las funciones de seguridad más importante será la de generar copias de seguridad y respaldo, para poder recuperar la información en caso de incidente.
- Personalización: Cada asesoría es diferente y puede ofrecer diferentes tipos de servicios, por ello es importante que el ERP sea altamente personalizable y pueda adaptarse a las particularidades y necesidades reales de tu asesoría.
- Soporte técnico y actualizaciones: Escoge un ERP que tenga soporte técnico disponible en todo momento y que reciba actualizaciones periódicas, tanto para evitar problemas de seguridad como para mantener el cumplimiento normativo.
En definitiva, si tu asesoría aún no lo ha implementado, un ERP de facturación es el siguiente paso hacia la digitalización y mejora del negocio, ahorrarás tiempo, evitarás errores y tendrás unos clientes más satisfechos.
