Redactar una factura de forma adecuada y sin errores es fundamental para cobrarlas sin problemas, pero tambi\u00e9n para que nuestra empresa deje una buena impresi\u00f3n en sus clientes. Por eso eso es importe cuidar forma y presentaci\u00f3n y evitar cometer errores en la facturaci\u00f3n.<\/b><\/p>\n
Cualquier aut\u00f3nomo o empresario sabe de la importancia que tiene redactar bien sus facturas<\/b>, cualquier error en los datos, el desglose, las cantidades o la informaci\u00f3n sobre el m\u00e9todo de pago, entre otros, pueden conllevar un retraso en el cobro de las mismas, con las consecuencias negativas que eso puede suponer para la empresa o el aut\u00f3nomo en momentos puntuales en los que est\u00e9 necesitado de liquidez.<\/p>\n
En nuestra gu\u00eda sobre las facturas<\/strong><\/a> y sus tipos, ya os contamos qu\u00e9 datos deben incluir para ser documentos de cobro v\u00e1lidos, pero a\u00fan as\u00ed no es raro que en alguna ocasi\u00f3n cometamos alg\u00fan error al redactarlas. Por ello, aqu\u00ed vamos a hablaros de los 10 errores m\u00e1s habituales en la facturaci\u00f3n que deb\u00e9is evitar<\/b> (si quer\u00e9is cobrar pronto y bien).<\/p>\n Para que una factura tenga validez, es fundamental que los datos se rellenen de manera correcta, tanto los que hacen referencia a tu empresa como los de tu cliente. Os recordamos que en una factura deben figurar de forma clara y completa el NIF o CIF<\/a>, la direcci\u00f3n completa, el nombre o raz\u00f3n social, el n\u00famero y la fecha. Un error en cualquiera de estos datos ser\u00e1 motivo suficiente para que la factura no sea v\u00e1lida.<\/p>\n Especialmente importantes son la fecha y la numeraci\u00f3n. Sin fecha, la factura no es m\u00e1s que un trozo de papel sin validez ante Hacienda. Y la numeraci\u00f3n siempre deber\u00e1 ser correlativa en la relaci\u00f3n a la fecha de emisi\u00f3n. Nunca, nunca podr\u00e9is numerar una factura con el n\u00famero siguiente de vuestra serie, pero con una fecha anterior a la de la \u00faltima factura emitida.<\/p>\n No es extra\u00f1o, que si trabajas con muchos clientes, puedas equivocarte a la hora de enviar una factura al destinatario err\u00f3neo, sobre todo cuando el env\u00edo de facturas por e-mail se ha extendido y es relativamente sencillo marcar una direcci\u00f3n equivocada de destino. Aunque en principio pueda parecer un error peque\u00f1o, que se soluciona con una disculpa, ojo con la Ley de Protecci\u00f3n de Datos, porque en la factura pueden figurar datos que no pueden compartirse, sobre todo si hemos firmado un contrato de confidencialidad<\/a> con el cliente.<\/p>\n Para los productos, resulta sencillo detallarlos, ya que su solo nombre ser\u00e1 suficiente. Pero un servicio prestado deber\u00e1 describirse de manera que quede claro que es lo que hemos vendido al cliente, adem\u00e1s de especificar las horas que nos ha tomado o durado.<\/p>\n La factura deber\u00eda ir lo m\u00e1s desglosada posible, dejando clara cada partida que la compone: las unidades vendidas, el precio unitario, el precio total, los servicios prestados, las horas, el n\u00famero de operarios… Cuanta m\u00e1s informaci\u00f3n ofrezca la factura, mejor de cara a evitar posibles reclamaciones.<\/p>\n Aunque la inclusi\u00f3n de esta informaci\u00f3n no es obligatoria, s\u00ed que nos servir\u00e1 para poder llevar un seguimiento de la factura y su cobro. La Ley de Morosidad 15\/2010 establece que el periodo m\u00e1ximo para cobrar una factura son 60 d\u00edas desde la recepci\u00f3n de los productos o la prestaci\u00f3n de servicio, aunque un periodo superior o inferior puede haberse acordado con el cliente (lo habitual suelen ser 90 o 120 d\u00edas). Sin especificaci\u00f3n, el vencimiento son 30 d\u00edas. Especificar este periodo de vencimiento te permitir\u00e1 saber si tu cliente va o no con retraso en el pago.<\/p>\n En cuanto a la forma de pago, es recomendable que especifiques el m\u00e9todo de cobro que prefieras (aunque puedes haberlo pactado antes con el cliente); transferencia, cheque, efectivo (cuidado aqu\u00ed con los importes superiores a los que marca la ley). Esto te ayudar\u00e1 a seguir el pago en tus entidades bancarias y contribuye a llevar una contabilidad de empresa<\/a> ordenada.<\/p>\n Cuidado si vais a tener que incluir o una o m\u00e1s partidas que no estuvieran presentes en el presupuesto que presentasteis al cliente y que este firm\u00f3 aceptando. Puede que os arriesgu\u00e9is a una reclamaci\u00f3n y un impago. Si realmente existen esas partidas fuera de presupuesto, lo adecuado es tratarlo antes con el cliente, de hecho lo ideal es hacerlo antes siquiera de entregar el bien o prestar el servicio y crear un segundo presupuesto para ello, as\u00ed evitar\u00e9is malentendidos.<\/p>\n La factura es una parte m\u00e1s de la imagen de nuestra empresa y negocio, as\u00ed que una presentaci\u00f3n cuidada es muy importante para dejar una buena sensaci\u00f3n en nuestros clientes. No tiene que tener el aspecto m\u00e1s elaborado, pero s\u00ed debe presentar una redacci\u00f3n limpia, clara, preferiblemente hecha en el ordenador, sin faltas de ortograf\u00eda ni tachones (igual te has equivocado en un n\u00famero y lo has visto al imprimirla y por ahorrarte otra impresi\u00f3n, lo arreglas a mano, no es la mejor opci\u00f3n). Cuidar estos detalles es importante.<\/p>\n En l\u00ednea con lo anterior, nuestras facturas deber\u00edan reflejar sin dejar lugar a dudas que son nuestras facturas, y eso va un poco m\u00e1s all\u00e1 que poner solamente el nombre de la empresa. As\u00ed que no te olvides de colocar el logo de tu empresa en un lugar visible, pero no invasivo. Esto ayudar\u00e1 a crear imagen de marca y a que tus clientes asocien ese logo contigo y lo que ofreces.<\/p>\n Igual piensas que una vez entregada la factura y cobrada, puedes despreocuparte de este documento. Pues no. La Ley nos obliga a guardar las facturas emitidas<\/a> (tambi\u00e9n las recibidas) por un periodo de 5 a\u00f1os, tiempo en que te pueden ser solicitadas por en una inspecci\u00f3n de Hacienda<\/a>. Adem\u00e1s, la copia tambi\u00e9n te valdr\u00e1 para reclamar un impago.<\/p>\n Quiz\u00e1s tengas un gestor contable y\/o fiscal que se ocupe de llevar la contabilizaci\u00f3n y registro de tus facturas, pero desde aqu\u00ed te recomendamos que lleves tu propio registro para llevar un control de las facturas, sus cobros y sus impagos, y que estos \u00faltimos no se acumulen. Adem\u00e1s, te servir\u00e1 para no equivocarte en la numeraci\u00f3n y hasta para saber cu\u00e1nto IVA<\/a> repercutido tendr\u00e1s de cara a la declaraci\u00f3n trimestral con el modelo 303.<\/p>\n Recuerda tambi\u00e9n que existen software de facturaci\u00f3n<\/a> que te pueden ayudar a llevar un control mucho m\u00e1s automatizado de todas tus facturas.<\/p>\n1.<\/span> Errores en los datos<\/b><\/h2>\n
2.<\/span> Equivocarse en el destinatario<\/b><\/h2>\n
3.<\/span> Detalla correctamente el concepto de lo que vendes o tu servicio<\/b><\/h2>\n
4.<\/span> Desglosa el contenido<\/b><\/h2>\n
5.<\/span> Omisi\u00f3n de la fecha de vencimiento y la forma de pago<\/b><\/h2>\n
6.<\/span> A\u00f1adir partidas no acordadas en el presupuesto<\/b><\/h2>\n
7.<\/span> Una presentaci\u00f3n descuidada<\/b><\/h2>\n
8.<\/span> No colocar el logo de la empresa<\/b><\/h2>\n
9.<\/span> No guardar copia de las facturas<\/b><\/h2>\n
10.<\/span> No llevar un registro de facturas emitidas<\/b><\/h2>\n