¿Qué es el libro contable y de que consta?

Una de las principales obligaciones de cualquier empresa o sociedad mercantil es llevar un férreo control de su contabilidad. Pero, ¿qué es exactamente un libro contable y cómo se debe presentar?

A continuación te contamos cuáles son los libros de cuentas que debe llevar una empresa, cómo y cuándo presentarlos. También te ayudamos con unos cuantos ejemplos de libros contables resueltos y modelos en PDF y Excel.

Los libros contables obligatorios

Un libro contable es un documento en el que se registran las actividades financieras llevadas a cabo por una determinada empresa. Estos libros registran las operaciones llevadas a cabo por dicha sociedad en un determinado período de tiempo. Es decir son documentos que funcionan como una especie de radiografía de la situación contable y financiera de una empresa.

Existen libros de diferentes tipos, principalmente los obligatorios y los opcionales. Un libro contable obligatorio es aquel que la empresa debe presentar como requisito imprescindible durante el ejercicio de su actividad:

Libro de Inventarios:

  • Balance de situación
  • Balance de comprobación (sumas y saldos)
  • Inventario de cierre

Cuentas anuales: un único documento en el que deben constar

  • Balance de situación
  • Cuenta de resultados o informe de pérdidas y ganancias
  • Cambios en el patrimonio
  • Flujo del efectivo
  • Memoria

Libro diario: en él se registran todas las actividades económicas de la sociedad en orden cronológico. La forma correcta de presentarlo es redactar al principio del ejercicio un asiento de apertura, en el que recoge la situación inicial de la empresa. Después, se indican todas las operaciones llevadas a cabo por la empresa durante un año, para terminar con la redacción de asiento de cierre de ejercicio.

Si bien los libros contables se deben entregar de forma periódica, hay otra serie de informes que se deben entregar al inicio de la actividad de una sociedad, como es el caso del libro de socios o el registro de actas.

Para saber más sobre estos documentos te recomendamos leer nuestra guía sobre la contabilidad de una empresa.

¿Quién está obligado a llevar los libros contables?

¿Todas las empresas están obligadas a llevar los libros contables? ¿Y los autónomos o trabajadores por cuenta propia?

Pymes

La respuesta es que la mayoría de sociedad mercantiles o empresas con ánimo de lucro SÍ que están obligadas a elaborar los libros contables. En concreto:

  • Empresas, sociedades mercantiles y personas jurídicas en general. En este caso, tienen obligación de realizar un seguimiento de su contabilidad, legalizar los libros contables y presentar las cuentas anuales.

Por otro lado, NO están obligados a presentar estos documentos las sociedades agrarias y empresas del sector ganadero o artesano.

Autónomos

Los trabajadores por cuenta propia en régimen de estimación directa: han de llevar la contabilidad, pero no es necesario que presenten los libros contables y cuentas anuales.

Tampoco los autónomos que tributen en régimen simplificado o por módulos.

¿Qué es la legalización de los libros contables?

La legalización del libro contable es un trámite que las sociedades mercantiles deben realizar con el fin de asegurar que las cuentas anuales son correctas y que no puedan ser modificadas o falseadas a posteriori. Es decir, se trata de registrar las cuentas de la empresa para asegurar su validez. Todas sociedad está obligada además a guardar estos libros contables durante seis años.

Los libros contables a legalizar son el libro de inventario, las cuentas anuales y el libro diario.

Otra razón para tener los libros contables legalizados es evitar multas. En función de la gravedad de la infracción, las sanciones pueden ir de los 1.200 a los 60.000 euros. Además, en caso de que hayan sido presentados fuera de plazo será necesario informar de este hecho en el propio documento.

Tipos de libros contables

Existen diferentes tipos de libros contables, cuya función es reflejar diferentes aspectos de la actividad económica y financiera de la empresa.

Libros de contabilidad obligatorios

Un libro contable obligatorio es aquel cuya entrega es requisito imprescindible para cumplir con las exigencias de la empresa. Entre ellos podemos citar el libro diario o el inventario de cuentas.

Libro diario de contabilidad

Es el documento en el que se registran cronológicamente todas las operaciones llevadas a cabo por un empresa. Las anotaciones en este libro se denominan asientos. En él se registran actividades de la sociedad relacionadas con compras, ventas, pagos de deudas, gastos en personal, inversiones, etc.

Libro inventario y cuentas anuales

Es un registro de los activos de la empresa y de las deudas pendientes con deudores y acreedores. Está formado por diferentes documentos (balance de situación, sumas y saldos, informe de cierre), los cuáles se suelen cumplimentar de forma separada.

Libros contables voluntarios

Se trata de documentos que la empresa puede presentar de forma opcional y que complementan a los informes obligatorios.

Libro mayor

Es un registro de las operaciones de la sociedad, apuntadas de forma cronológica. Es similar al libro diario, pero muestra datos más concretos y se detallan más las operaciones.

Libro auxiliar

Los libros auxiliares también detallan operaciones y actividades concretas de una empresa. Pueden variar en función de las necesidades de cada sociedad. Algunos de los más comunes son el libro de clientes, proveedores, cuentas bancarias o libro de caja.

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El libro de cuentas anuales abreviado

A la hora de presentar las cuentas anuales hay que indicar si se va a presentar el modelo ordinario, para pymes o abreviado.

El libro de cuentas abreviado es un modelo simplificado al que se pueden (o deben) acoger las sociedades que cumplan una serie de requisitos:

¿Quién puede entregar el libro de inventario abreviado?

Personas jurídicas cuyo volumen de negocio no supere los 8.000.000 de euros.
Si las partidas del activo son menores a 4.000.000 de euros.
Hay menos de 50 trabajadores en la empresa (de media en el último ejercicio).
*Estas empresas no están obligadas a informar sobre los flujos del efectivo.

Respecto a las cuentas de pérdidas y ganancias, ¿quién puede entregar el modelo abreviado?

Sociedades cuyo volumen de negocio no supere los 22.800.000 euros.
Si las partidas del activo son menores a 11.400.000 euros.
Hay menos de 250 empleados en la empresa
*Solo es necesario cumplir dos de estas tres condiciones.

¿Cuándo y cómo hay que presentar las cuenta anuales?

Las cuentas anuales se deben presentar, como su nombre indica, cada año. El lugar para hacerlo es el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa.

El plazo para presentarlo es de 4 meses después del término del ejercicio. Por ejemplo, si la empresa ha cerrado el ejercicio el 31 de diciembre, el plazo para la presentación de los libros contables finalizará el 30 de abril. Hay que tener en cuenta que el inicio y final del ejercicio no tiene por qué coincidir con la entrada y salida del año.

Otro punto a tener en cuenta es que las cuentas anuales han de ser aprobadas por los socios. Una vez hayan obtenido la aprobación de la asamblea, deben inscribirse en el registro en un plazo de un mes.

Un libro contable se puede presentar de tres formas distintas:

  1. En papel, a través de un libro debidamente encuadernado.
  2. En CD o DVD.
  3. Desde la web del Colegio de Registradores. Para ello es necesario contar con firma electrónica.

CONSEJO DE ASESORIAS.COM

“Es fundamental llevar un buen registro de la contabilidad en un espacio que centralice la información financiera de la empresa y permita conocerla en cualquier momento.”

Ejemplos de libros Contables

Si quieres saber más sobre el tema, puedes consultar cualquier ejemplo de libro contable en internet.

En Excel

A continuación te mostramos algunas plantillas y modelos en Excel, para que puedas elaborar tus libros contables fácilmente:

Descargas

Plantillas EXCEL

Descarga las plantillas y modelos en Excel para la elaboración de libros contables.

descargas

En PDF

Hay mucha información en la red y resulta relativamente fácil encontrar un libro contable en PDF. En cualquier caso, te ayudamos mostrándote algunos libros gratuitos que puedes consultar en la red:

Lo mejor a la hora de llevar la contabilidad de la empresa es contar con personal especializados en la materia. Es la mejor manera de evitar errores, retrasos en la entrega de documentación o posibles sanciones. Si necesitas asesorias contables, te recomendamos buscar en nuestro directorio.

Ejercicios resueltos

Elaborar los libros contables no es sencillo y requiere ciertos conocimientos de contabilidad. Por ejemplo, saber apuntar las salidas de activos y los ingresos en el lugar adecuado, ya sea el haber o el debe.

En internet puedes encontrar diferentes ejemplos de cómo rellenar un libro contable. Te dejamos unos cuantos ejercicios ya resueltos para que veas la forma correcta de hacerlo: