Variación de Existencias ¿Qué es? ¿Cómo se contabiliza?

Si tienes una empresa que se dedica a una actividad de compraventa y realiza inventariado, necesitarás saber cómo funciona la Variación de Existencias. En esta guía te detallamos en qué consiste y cómo calcularla.

La Variación de Existencias

La contabilidad de una empresa está llena de términos y conceptos que debemos manejar, si queremos llevarla de manera adecuada. Entre esos conceptos tenemos el de Variación de Existencias, y cómo vamos a ver en las próximas líneas, es un concepto que deberán utilizar aquellas empresas o negocios que se dediquen a la compraventa y que tengan bienes susceptibles de ser inventariados.

Así, entendemos por variación de existencias la diferencia entre las existencias inciales (materias primas, mercaderías y otros aprovisionamientos) y las existencias finales al término del ejercicio contable.

Para poder realizar este cálculo, es necesario hacer un inventario al principio del ejercicio contable y al final del mismo.

Aquí entra en juego una idea fundamental:

  • Si el inventario final es superior al inicial, la diferencia es un ingreso para la empresa, mientras que si es inferior el importe de la disminución será un gasto.

Y es que lo que va a ir como gasto a la cuenta de resultados son las mercancías consumidas, aquellas que se han empleado en el ejercicio de la actividad, bien para venderlas, bien para manufacturar otros productos.

Por ejemplo, tu empresa, que se dedica a la venta de móviles, adquirió durante el ejercicio 500 terminales por un valor de 10.000 euros para su venta. Cuando al final del ejercicio se hace inventario, esos 500 terminales siguen en tu almacén. Esto no implica una pérdida para tu empresa, sino que esos 500 terminales siguen siendo un activo de tu empresa por un valor de 10.000 euros.

En términos contables:

  • Existencias iniciales: 0
  • Existencias finales: 10.000

Las existencias finales son superiores las iniciales, por lo que esos 10.000 euros (que es la valoración de los terminales) supondrán un ingreso.

  • Ingresos: Variación de existencias: 10.000
  • Gastos: Compras: – 10.000
  • Resultado de la actividad: 0

Contabilización de la Variación de Existencias

Para realizar la contabilización de la variación de existencias deberemos tener en cuenta varios aspectos:

  • La fecha de la realización del asiento contable de la variación de existencias
  • Las cuentas que intervienen
  • El asiento de variación de las existencias

▷ Cómo Realizar un asiento contable de variación de existencias

Fechas

El apunte contable de la variación de existencias solo se hace en la fecha del cierre del ejercicio, que, si coincide con el año natural, será el 31 de diciembre. El ajuste del saldo de la cuenta de existencias a la realidad del momento es lo que se conoce como “regularización de existencias”.

Cuentas que intervienen

Las cuentas que intervienen en la regularización de existencias son las del Grupo 3 del Plan Contable. Este grupo engloba los elementos que se destinan a su venta o a la integración al proceso productivo de la actividad de la empresa o el profesional es la fabricación (en el primer caso, para una tienda de ropa, las prendas que compre para vender y en el segundo caso, en una carpintería, la madera que adquiera para fabricar sus productos). En este grupo se contabilizan las existencias de cualquier material que sea inventariable.

Las cuentas más representativas son:

  • Cuenta 300 Mercaderías: se usa para la mercancía que se compra para vender (las prendas de la tienda de ropa).
  • Cuenta 330 Productos en curso: se usa cuando la empresa o profesional se dedican a la fabricación de bienes o su producción (la madera de la carpintería).

La contrapartida del grupo 3 en el asiento de variación de existencias siempre será una cuenta del grupo 6 o del grupo 7 (según corresponda). Por ejemplo:

  • Cuenta 610 Variaciones de Existencias: se usa como contrapartida de la cuenta 300.
  • Cuenta 710 Variación de Productos en Curso: se usa como contrapartida de la cuenta 330.

Otras cuentas serían: 310, 340, 350… 711, 712,713….

Asiento de variación de existencias

Este asiento se hace cuando al cierre del ejercicio se dan de baja las existencias iniciales y se dan de alta las existencias finales. Lo haremos con dos apuntes (nunca por diferencia).

Así, la cuenta 300 Mercaderías se abonará por las existencias iniciales con cargo a la cuenta 610 Variación de existencias, y se cargará por las existencias finales con abono a la cuenta 610.

La estructura del asiento contable de la variación de existencias quedaría así para un negocio de compra venta:

Para dar de baja a las existencias iniciales:

Importes Ex. Iniciales 610 Variación de Existencias a Mercaderías 300 Importe Ex. Iniciales

 

Para dar de alta las existencias finales:

Importes Ex. Finales 300 Mercaderías a Variación de Existencias 300 Importe Ex. Finales

 

Para una empresa de producción o fabricación, el apunte contable seguiría este proceso:

La cuenta 300 Productos en curso se abonará por las existencias iniciales con cargo a la cuenta 710 Variación de productos en curso o terminados y se cargará por las existencias finales con abono a la cuenta 710.

Quedando con esta estructura:

Para dar de baja a las existencias iniciales:

Importes Ex. Iniciales 710

711

712…

Variación de Existencias de productos… a Productos en curso, terminados… 300

340

350…

Importe Ex. Iniciales

 

Para dar de alta las finales:

Importes Ex. Finales 300

340

350…

Productos en curso, terminados… a Variación de Existencias de productos… 710

711

712…

Importe Ex. Finales

Contabilización de variación de existencias de mercaderías

Ejemplo práctico:

La empresa de XL se dedica a la compraventa de ordenadores. El valor de la mercancía que tiene en el almacén a 31 de diciembre es de 100.000 euros.

Teniendo en cuenta que el 1 de enero contaba con un género por importe de 25.000 euros, los asientos contables a realizar serían:

Para dar de baja las existencias iniciales:

25.000 610 Variación de Existencias de mercaderías a Mercaderías 300 25.000

 

Para dar de alta las existencias finales:

100.000 300 Mercaderías a Variación existencias de mercaderías 610 100.000

Contabilización de variación de existencias en empresa de fabricación

Ejemplo práctico:

La empresa YZ se dedica a la fabricación de mesas de madera. El valor de sus existencias es:

Productos terminados Productos semiterminados
A fecha de 1 de enero 15.000 7.000
A fecha 31 de diciembre 20.000 6.000

 

Los asientos contables a realizar son los siguientes:

Para dar de baja las existencias inciales:

15.000 712 Variación de Existencias de productos terminados a Productos terminados 350 15.000

 

7.000 711 Variación de Existencias de productos semiterminados a Productos semiterminados 340 7.000

 

Por dar de alta las existencias finales:

20.000 350 Productos terminados a Variación de Existencias de productos terminados 712 20.000
6.000 340 Productos semiterminados a Variación de Existencias de productos semiterminados 711 6.000

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Variación de Existencias Negativa

Cuando hablamos de variación de existencias, podemos encontrarnos este término: “variación de existencias negativa”, ya que se puede producir cuando hablamos del saldo de las cuentas. Pero antes de detenernos en cuándo se produce esta variación de existencias negativa, debéis tener en cuenta que las existencias, es decir, esas materias primas, materiales, productos, etc., que tenéis en el almacén de vuestra empresa, nunca pueden ser negativas, nunca podéis tener “menos 15 tablones de madera”. Lo que se valora como negativo no es la existencia en sí, sino su cuenta.

¿Cuándo la variación de existencias es negativa?

La variación de existencias negativa se produce cuando las existencias finales son mayores que las iniciales. O, lo que es lo mismo, cuando la cuenta 610 Variación de existencias presenta un saldo acreedor se dice que es negativa.

Lo vemos con un ejemplo:

  • Existencias iniciales: 700 euros
  • Existencias finales: 1.200 euros

Los asientos quedan así:

Por dar de baja las existencias inciales:

700 610 Variación de Existencias de mercaderías a Mercaderías 300 700

 

Por dar de alta las existencias finales:

1.200 300 Mercaderías a Variación existencias de mercaderías 610 1.200

 

De tal manera que la cuenta de mayor quedaría así:

Cuenta 610 Variación de Existencias
Debe Haber
700 1.200
Saldo acreedor: 500

¿Qué supone que la variación de existencias sea negativa?

Aunque pueda parecerlo, que la variación de existencias sea negativa no supone un gasto para la empresa, sino que se considera un ingreso, porque indica que no se han consumido todas las compras que se han realizado. Esa compra que se contabilizó en su día en la cuenta 600 “queda neutralizada” con este ingreso que se refleja en la cuenta 610.

¿Qué se entiende por Existencias iniciales más compras menos existencias finales?

Es el consumo de mercancía que la empresa ha realizado durante todo el ejercicio. Es decir, con esto se tienen en cuenta la parte de las compras que verdaderamente se han consumido, porque las que no, seguirán en el almacén como existencias finales.

Y para calcular este consumo aplicamos la fórmula:

Consumo de mercancía = (Compras + Existencias iniciales) – Existencias finales

Lo vemos con un ejemplo:

A 31 de diciembre la empresa WT presenta estos datos:

  • Existencias iniciales: 8.000
  • Compras: 20.000
  • Ventas: 75.000
  • Consumo total de mercancía: 13.000

Para calcular el importe de las existencias finales partimos del dato del consumo:

13.000 = (8.000 + 20.000) – Existencias finales

Las existencias finales son de 15.000

Así, los asientos contables quedan:

Por dar de baja las existencias iniciales:

8.000 610 Variación de Existencias de mercaderías a Mercaderías 300 8.000

 

Por de alta las existencias finales:

15.000 300 Mercaderías a Variación existencias de mercaderías 610 15.000

EN RESUMEN:

“La variación de existencias es la diferencia, al final del ejercicio, entre las existencias iniciales y las existencias finales. Y tiene su propio tratamiento contable”

Deterioro de valor de las Existencias

Cuando un activo de la empresa sufre una pérdida de valor reversible (como por ejemplo, una pérdida de valor de la existencia en el mercado respecto al valor al que la adquirimos) se refleja contablemente el correspondiente deterioro.

Siempre que el valor neto realizable sea inferior al de su adquisición o producción habrá que corregir el valor de las existencias mediante el correspondiente deterioro, entendiendo por valor neto realizable el precio de venta minorado en los gastos que sean necesarios para realizar la operación.

Igualmente, habrá que adecuar  el valor de las materias primas, productos en curso y demás cuentas del grupo 3, con la salvedad de que si el producto que se obtenga se estime que vaya a tener un precio de enajenación (valor comercial) superior al del coste de producción.

Las cuentas contables que intervienen son:

  • Cuenta 693 Pérdidas por deterioro de existencias
  • Cuenta 793 Reversión del deterioro de existencias
  • Cuenta 390 Deterioro de valor de las mercaderías
  • Cuenta 391 Deterioro de valor de las materias primas
  • Cuenta 392 Deterioro de valor de otros aprovisionamientos
  • Cuenta 393 Deterioro de valor de los productos en curso
  • Cuenta 394 Deterioro de valor de los productos semiterminados
  • Cuenta 395 Deterioro de valor de los productos terminados
  • Cuenta 396 Deterioro de valor de los subproductos, residuos y materiales recuperables

Para su tratamiento contable, el deterioro se contabiliza cargando la cuenta 693 con abono a la que corresponda del grupo 39. Y la reversión se contabiliza cargando la cuenta del grupo 39 que corresponda con abono a la cuenta 793.

Margen Bruto

Por margen bruto entendemos la proporción que existe entre el precio de venta y el coste de la mercancía vendida. O, lo que es lo mismo, es el resultado que se obtiene restando del importe de las ventas el precio de dicha mercancía. O el porcentaje que añadimos al precio de compra para obtener el de venta (si compramos un móvil por 100 euros para venderlo por 200 euros, ese porcentaje sería del 100%).

El margen bruto se expresa en tanto por ciento y resulta útil para saber al final del año el margen real de beneficio con el que se ha trabajado, ya que los precios no se mantienen fijos durante todo el año (descuentos, ofertas…), y es un dato necesario para calcular cuál es el punto muerto o umbral de rentabilidad del negocio.

El margen bruto se fórmula así:

Margen bruto = Ventas / Coste de las Compras

Siendo el Coste de las Compras = (Existencias Iniciales + Compras) – Existencias Finales

Esperamos que esta guía sobre la variación de existencias os haya resultado de utilidad, pero recordad que la mejor forma de llevar la contabilidad de la empresa o el negocio y no equivocarnos es contar con la ayuda de un buen asesor contable.