Cómo montar una empresa de jabones artesanales

La fabricación y venta de jabón artesanal ha sido y es un tipo de negocio que sigue vigente, que, a priori, parece sencillo de emprender y cuya rentabilidad resulta atractiva. Pero lo cierto es que en España hay que tener en cuenta no solo la legislación vigente respecto a la elaboración de cosméticos, sino también el reglamento europeo que se aplica a todos los países de la UE (el jabón se considera cosmético y como tal su elaboración y venta están bastante controladas desde 2013).

Por ello, antes de empezar a dedicarnos a la fabricación de jabón artesanal en nuestra casa, debemos informarnos de la legislación sobre venta de jabones artesanales vigente en España, que actualmente nos remite a tres normativas:

• Real Decreto 1599/1997, de 17 de octubre, que regula todo lo concerniente a la elaboración, importación y venta de productos cosméticos.
• Real Decreto 85/2018, de 27 de febrero.
• Reglamento (CE) Nº 1223/2009, que armoniza la obligación del cumplimiento de las “Buenas prácticas de Fabricación de Cosméticos” para todos los Estados miembros de la UE.

Los puntos más importantes de estas normativas para jabones artesanales está en la necesidad de obtener la autorización de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios (AEMPS), para lo que será imprescindible contar con un técnico, que cuente con una titulación adecuada, que constará como responsable de la elaboración del producto, y unas instalaciones adecuadas para la fabricación de los jabones.

Por lo tanto, aparte de los conocimientos necesarios para poder elaborar jabones artesanales, deberéis tener en cuenta estos aspectos legales de cara a la elaboración de vuestro plan de negocio, porque todos estos trámites legales, la necesidad de un técnico titulado y de unas instalaciones adecuadas van a aumentar los costes de vuestra inversión inicial.

Con las normativas sobre la elaboración y venta de jabones artesanales bien estudiadas, es el momento de realizar el plan de negocio para estudiar el mercado y las posibilidades reales que tiene el montar una empresa de jabones artesanales. Lo primero que de deberemos tener en cuenta son los clientes potenciales, qué buscan en este tipo de jabones; ¿valores ecológicos?, ¿productos artesanales?, ¿relación calidad-precio? En función de estas respuestas y de las necesidades que detectemos en el mercado de nuestro entorno, enfocaremos nuestra producción.

El plan de negocio también deberá estudiar a la competencia; desde luego, el mercado de jabones artesanales es uno donde vamos a encontrar otros competidores, algunos ya muy establecidos y conocidos, que nos interesa analizar para saber qué hacen bien y aprender su know how en la medida de lo posible.

Tampoco podemos olvidarnos del tipo de negocio que queremos desarrollar, es decir, ¿vamos a dedicarnos solo a la venta online o vamos a vender en una tienda?, ¿o quizás preferimos servir nuestro producto a otros comercios?

A no ser que nosotros contemos con la titulación especifica y necesaria para ello, también deberemos contar con la posible necesidad de contratar personal cualificado o, al menos, un laboratorio que se ocupe de testear nuestro producto y quedar como responsable de cara a las autoridades competentes.

No podemos olvidarnos de pensar en cómo obtendremos las materias primas que necesitaremos para elaborar nuestros jabones, entre ello, el aceite usado que es el elemento principal para hacer jabón artesanal. Por lo tanto, deberemos buscar “proveedores” que nos suministren este elemento, para lo que podemos llegar a acuerdos con hoteles o restaurantes, por ejemplo.

El plan de negocio deberá contar con un análisis DAFO con el que podamos ver las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que se presentarán ante nosotros en el desarrollo de este tipo de negocio y que deberemos tener en cuenta a la hora de elaborar estrategias adecuadas para cada situación en concreto, algo que podremos realizar con la elaboración de un análisis CAME. Este tipo de análisis, que va de la mano del DAFO, nos sirve precisamente para elaborar estas estrategias en base a corregir debilidades, afrontar amenazas, mantener nuestras fortalezas y explotar las oportunidades que el mercado nos ofrezca.

Para ilustrar cómo debería verse un análisis DAFO para una empresa de jabones artesanales, hemos elaborado este ejemplo, en el que nuestra empresa elabora jabones artesanales con olores a postres y dulces, vende en tienda propia y también a través de su página web.

Con los resultados de los dos análisis mencionados y el plan de negocio, podremos elaborar un plan de viabilidad, en el que también incluiremos un análisis de los costes con los que determinar la rentabilidad real de una empresa de elaboración y venta de jabones artesanales.

En este punto deberíamos marcarnos los objetivos y límites a los que queremos llegar y que no deseamos sobrepasar respectivamente, sobre todo si el dinero del que disponemos para la inversión inicial no es una gran cantidad. Este tipo de negocio puede resultar rentable, pero ya hemos dicho que también tiene ciertas características que pueden encarecerlo, como esa necesidad de personal cualificado o la realización de los trámites necesarios para legalizar nuestros jabones artesanales, para lo que es posible que necesitemos contratar a una gestoría legal o abogado que se ocupe del papeleo para solicitar los permisos correspondientes.

Si ya tenemos más o menos enfocado todo lo anterior, llega el momento de constituirnos como sociedad u optar por comenzar este negocio como autónomos. Sin embargo, dados los trámites legales y los costes derivados de los mismos, quizás resulte más interesante crear una sociedad cooperativa para crear nuestra empresa de jabones artesanales, sobre todo si contamos con socios interesados en el negocio y que además, alguno de ellos cuente con esa cualificación adecuada que exige la ley.

En cualquier el caso, la elección de la forma jurídica va a determinar los futuros trámites que deberemos afrontar con nuestro negocio.

Si vamos a querer llamar la atención sobre nuestros jabones artesanales y conseguir atraer a los clientes, vamos a necesitar desarrollar un buen diseño de branding, es decir, crear una marca y una imagen lo suficientemente atractivas y memorables, para que la gente no solo nos recuerde, sino que vuelva a comprar nuestros jabones. Para ello, y dada la imagen hasta cierto punto ecológica (reciclamos aceite usado en forma jabón), junto al concepto “artesanal”, que suele dotar de valor propio a los productos, aprovecharemos para crear una imagen de marca que gire en torno a esos conceptos y que atraiga clientes con intereses similares.

Elegir el nombre es uno de esos puntos “delicados” del proceso de branding; parece fácil, pero puede complicarse, primero porque hay que dar con un nombre original, y segundo porque debe ser un nombre que diga algo y que la gente vaya a recordar. Podemos tener los mejores jabones artesanales del mundo, que si la gente no recuerda cómo se llama la marca, es como si no existiéramos. Así que ahí van unos cuentos consejos que os puedan servir de ayuda:

• Para dar con un nombre original, podéis jugar con las palabras que se asocian al jabón, lo natural, lo ecológico y lo artesanal.
• Como ya hemos dicho, que sea fácil de recordar.
• Si es posible, que resulte sencillo combinarlo con el logotipo.
• Que se pueda usar como dominio en Internet de cara a tener una página web.
• Que se diferencie de los de la competencia para que no nos confundan con ellos.
• Consultar con amigos, familiares o socios en busca de ideas.

Si aún así se os resiste el tema del nombre, siempre podéis recurrir a agencias de naming como Vibranding o Baud.

Tan importante como el nombre es el logotipo, que en cierto sentido, es otra forma de nombrar nuestro negocio. Diseñar uno puede que no resulte sencillo, por ello siempre es recomendable recurrir a un diseñador profesional que realice, siguiendo nuestras instrucciones, una imagen adecuada que transmita la idea que queremos transmitir de nuestro negocio de jabones artesanales.

Aunque si sois de aquellos que preferís hacerlo vosotros mismos, en Internet podéis encontrar plataformas online para ello, como Hachful, GraphicSprings o LogoMaake.

Nombre y logotipo forman parte de la identidad corporativa que iremos desarrollando con el paso del tiempo, nuestro trato con los clientes, la calidad de nuestros productos, los precios, nuestro compromiso con la comunidad y el medio ambiente, así como nuestros precios y nuestra forma de llevar a cabo nuestro negocio.

Pero para que la gente vaya asociando nuestra marca y nuestra imagen, ese nombre y ese logotipo deberán figurar en facturas, tickets, presupuestos, envases, en los propios jabones, en los uniformes de los empleados si los tenemos, etc.

Como ya comentamos al comienzo, una empresa de jabones artesanales debe cumplir con una serie de requisitos legales para obtener los permisos correspondientes para vender jabón casero en España. Pero además, y mucho más fundamental, tendremos que saber cómo hacer jabones naturales, que aunque no es algo complicado (existen muchos tutoriales en la Red), el perfeccionarlo y dotarlo de nuestro toque único, puede ser lo que marque la diferencia con respecto a la competencia.

Como ya os dijimos en la elección de la forma jurídica, esta determinará los trámites legales que deberemos llevar a cabo. En esta guía tomamos como ejemplo una sociedad limitada, que de forma general, deberá realizar los siguientes trámites para constituirse:

• Elegir la denominación social y comprobar que no existe, para darnos de alta provisional en el Registro Mercantil
• Abrir una cuenta bancaria para la empresa y donde depositaremos el capital social
• Redactar los estatutos de la sociedad
• Firma ante notario de la constitución de la empresario
• Obtener el NIF provisional en el Registro Mercantil
• Tramitar el alta en el IAE en Hacienda y el alta censal
• Alta definitiva en el Registro Mercantil y obtención del NIF permanente

Con carácter particular para aquellas personas o empresas que quieran vender sus jabones artesanales, van a necesitar tener una autorización o licencia para vender jabones hechos a mano, tanto si lo van a hacer en una tienda como si lo van a hacer desde casa. De acuerdo con la normativa española y europea:

• Tener una persona responsable de cosméticos cuyo cometido es garantizar que cada cosmético puesto en el mercado cumple con la normativa vigente (recordamos que el jabón es considerado un cosmético). Este responsable, además, deberá tener una cualificación adecuado, título profesional o equivalente.
• Conformidad de las buenas prácticas de fabricación.
• Disponer del expediente de información e informe de seguridad sobre el producto, que ha de contener:
  • Descripción del producto
  • Informe sobre la seguridad
  • Descripción del método de fabricación y una declaración de conformidad con las Buenas Prácticas de Fabricación
  • En caso necesario, pruebas demostrando el efecto reivindicado
• El expediente ha de registrarse en la AEMPS o en las autoridades sanitarias de las Comunidades Autónomas que refleje el etiquetado del producto.
• Comunicación al portal de Notificación de Productos Cosméticos de la siguiente información:
  • Categoría del producto y nombres de identificación específica
  • Etiquetado original
  • Nombre y dirección del responsable
  • Datos de contacto de una persona física a la que dirigirse
  • Presencia de sustancias en forma de nanomaterailes, identificación y condiciones de exposición
  • Nombre y número CAS número CE de sustancias clasificadas como cancerígenas, mutágenas o tóxicas para la reproducción (CMR) de las categorías 1A o 1B de la normativa europea
  • La fórmula marco que permita un rápido y adecuado tratamiento médico en caso de dificultades
  • Función del producto
  • Lista de ingredientes
  • Nombre o la razón social y dirección física del responsable
  • El contenido nominal
  • Número de lote
  • Fecha de caducidad
  • Precauciones de empleo y advertencias (que deben figurar en el embalaje o etiquetado)
• Presentación en la Declaración Responsable en la AEMPS.

Y sin olvidar las posibles licencias de actividad y obrar que necesitaremos tramitar con el ayuntamiento, si vamos a abrir una tienda con taller o solo el taller para la elaboración del jabón.

Al igual que contar con un responsable es necesario para poder obtener la autorización de la AEMPS para vender jabones artesanales, también lo será contar con las instalaciones adecuadas para ello, instalaciones, además, que podrán ser inspeccionadas en cualquier momento. Por ello, para la fabricación de los jabones vamos necesitar:

• Local dividido en:
  • Zona de fabricación
  • Zona de control
  • Zona de almacenamiento

Este local puede ser también nuestra tienda, es decir, que podemos dedicar parte del local a la zona comercial y la otra parte a las zonas necesarias por ley. Este local además, debería contar con una pequeña oficina y aseo. La parte exterior la debe contar con rótulo, lunas de escaparate y cierres.

En cuanto a equipamiento tendremos en cuenta al menos:

• Mostrador
• Expositores
• Estanterías
• Mesas
• Sillas
• Baño María (industrial)
• Batidora industrial
• Cortador
• Congelador
• Horno
• Herramientas
• Colorantes
• Esencias y fragancias
• Sosa caustica
• Tiras medidoras de PH
• Material de oficina
• Embalajes
• Papel celofán
• Equipo informático
• Caja registradora

Una vez tengamos todos los permisos y licencias correspondientes, nos hayamos constituido como empresa y nuestro negocio de elaboración y venta de jabones esté en marcha, tendremos que hacernos cargo del consiguiente papeleo y cumplir con las obligaciones fiscales y contables de la empresa. Además, en este caso, como ya habéis visto, hay toda una serie de información que es necesario presentar ante las autoridades competentes de todos los productos que vayamos a comercializar en nuestra tienda (física u online).

Dada la complejidad de algunos de estos trámites, os recomendamos que contratéis un buen asesor o gestoría especializada en este tipo de negocios, para que puedan llevar este aspecto legal del mismo.

La forma jurídica que hayáis elegido para vuestro negocio de venta de jabones artesanales determinará las obligaciones fiscales y contables a las que tendréis que hacer frente cada trimestre y cada año, desde la autoliquidación del IVA, las retenciones del IRPF o la presentación del Impuesto de Sociedades, entre otros.

Para la llevanza de estos aspectos de la empresa, también recomendamos la contratación de los servicios de un gestor contable y fiscal, que lleve al día nuestras obligaciones fiscales y contables y nos mantenga dentro de la legalidad.

Aunque elaborar jabones caseros o artesanales no exige ningún tipo de conocimiento especial o formación necesaria, como ya hemos visto, nuestra empresa sí va a necesitar de un responsable cualificado frente a la AEMPS. Este responsable deberá tener una titulación oficial o equivalente relacionada con el mundo de la elaboración de cosméticos, por ejemplo, podría servirnos un titulado en química.

No es obligatorio que este responsable esté en plantilla, ya que es un servicio que se puede externalizar, pero recordad que es obligatorio tenerlo, de otra manera, la AEMPS no nos concederá la autorización para elaborar y vender jabones artesanales.

Si nos hemos constituido como empresa o cooperativa, vamos a tener que cumplir con la legislación vigente sobre protección y prevención de riesgos laborales. Para ello necesitaremos del consiguiente Plan de Prevención de Riesgos Laborales, que podremos elaborar nosotros mismos, de acuerdo con la normativa vigente, si nuestra empresa tiene menos de 6 trabajadores, o si los supera, deberemos contratar un servicio de vigilancia de la salud y prevención ajenos, que se ocuparán de llevar a cabo a la evaluación de riesgos y la elaboración del Plan de Prevención.

Estos son los riesgos propios que podemos encontrar en una empresa de elaboración de jabones y cualquier plan deberá contemplar:

• Caídas al mismo nivel
• Caídas a distinto nivel
• Golpes y choques contra objetos
• Incendio/Explosión
• Ruido
• Estrés térmico
• Sobreesfuerzos
• Estrés
• Riesgo de atraco
• Exposición a químicos

Nuestra empresa de jabones artesanales tendrá acceso a datos de clientes y, seguramente también, de proveedores, por ello debe contemplar el cumplimiento de la RGPD y aplicar la protección de datos, teniendo en cuenta una serie de obligaciones:

• Nombrar a un responsable para el tratamiento de datos
• Llevar un registro de las actividades de tratamiento según la procedencia de los datos
• Informar de la recogida de datos y los fines a los que se destina
• Advertir si los datos se cederán a terceros
• Obtener consentimiento expreso
• Firmar acuerdos de confidencialidad con clientes y proveedores
• Si tenéis página web, incluir apartados diferenciados y visibles para la política de privacidad, cookies y aviso legal
• Comunicar a los interesados los canales a través de los que pueden ejercer sus derechos sobre sus datos

Actualmente la mejor manera de darle ese pequeño empujón a tu empresa de jabones artesanales la puedes encontrar en el uso Internet y las herramientas que ofrece para poder llevar nuestro negocio un paso más allá en lo que a promoción se refiere. Además, en esta caso, y como ya hemos comentado, podemos vender nuestros productos a través de una tienda online.

La promoción tradicional es un elemento que también podemos tener en cuenta, sobre todo si buscamos asociarnos con revistas de ámbito ecológico.

Internet y el mundo digital ponen a nuestra disposición una serie de herramientas y aplicaciones que podremos usar a nuestro favor para promocionar nuestra empresa y productos a un coste relativamente bajo. Por ejemplo, podemos crear un blog en el que expliquemos las cualidades de cada uno de nuestros jabones, contemos anécdotas o incluso ofrezcamos talleres para aprender a elaborar jabón casero.

Empezar por crear una página web es un paso sencillo, ya que actualmente contamos con plataformas que nos ayudan a crear una web de una manera bastante rápida y sencilla. Aunque si queremos algo más sofisticado, podemos recurrir a un diseñador web o una agencia que ofrezca este servicio. En cualquier caso, la web será como un portal a nuestra empresa y lo que hacemos, por lo que al menos debería contar con estos elementos:

• Quién somos
• Dónde estamos
• Catálogo de jabones
• Materias primas que utilizamos
• Tienda
• Contacto
• Precios
• Ofertas y descuentos
• Opiniones de los clientes

Junto a la web, las redes sociales pueden completar nuestra presencia en la Red, no son necesarias per se, pero pueden ayudarnos a promocionar nuestros jabones artesanales de una manera barata y sencilla, además de crear un punto de contacto y feedback con nuestros clientes, actuales y futuros, ya que podemos responder sus preguntas y dudas, además de escuchar sus quejas y ver dónde podemos mejorar en base a ello.

SEO y SEM son dos términos que seguro que ya habéis escuchado más de una vez; se refieren a técnicas que podemos usar para mejorar nuestra presencia y posición en buscadores de Internet. Tanto de manera orgánica, utilizando técnicas sobre los textos y contenidos que publiquemos en nuestros sites, como a través de campañas pagadas, estas herramientas harán que nuestra marca y producto figure entre las primeras posiciones de los motores de búsqueda, cuando los usuarios busquen conceptos relacionados con los jabones artesanales.

Como no son conocimientos que cualquiera posea, desde aquí recomendamos recurrir a agencias profesionales especializadas en SEO y SEM, como Innova Publicidad, Optimizaclick o Greatcontent.com.

Como ya hemos comentado, tampoco está de más contar con la vieja y tradicional promoción offline, desde la impresión de folletos y catálogos que repartir mediante buzoneo, hasta aparición con anuncios o publirreportajes en revistas relacionadas con temas de artesanía, productos naturales o ecológicos, y  la asistencia a ferias de artesanía, por ejemplo.

Tras hacer un repaso a los aspectos más importantes a tener en cuenta ya no solo para saber cómo hacer jabones para vender, sino qué legislación debemos tener en cuenta, solo nos queda daros unos últimos consejos que puedan ayudaros a crecer:

• Busca productos innovadores, por ejemplo, una serie de fragancias novedosas que no estén vendiendo en la competencia.
• Prueba a hacer jabones con diferentes formas, hasta puedes orientarlos para ocasiones especiales como regalos (corazones para San Valentín, pinos para Navidad, con forma de regalo para cumpleaños…).
• Haz packs temáticos.
• Realiza descuentos en fechas especiales.
• Aplica ofertas especiales para otras empresas (como lavanderías, por ejemplo).
• Dota a tus jabones de personalidad, ponles nombres originales y vende sus beneficios frente a otros.

A continuación os vamos a dejar tres direcciones web en las que podréis encontrar información útil de cara a vuestras empresas de jabones artesanales:

• Gran Velada: en esta web vamos a encontrar consejos para elaborar nuestros jabones artesanales.
• Jabonarium: en esta página podremos adquirir los ingredientes necesarios para la elaboración de los jabones artesanales.
• Calculadora básica de saponificación: esta herramienta, de las que podemos encontrar varias en la Red, servirá para calcular las cantidades de sosa caustica que debemos usar para los aceites que vayamos a emplear en la elaboración del jabón artesanal. En esta página tenéis una calculadora básica.

Esperamos que esta guía sobre cómo crear una empresa de jabones artesanales os haya resultado útil, al menos para conocer los principales requisitos que necesitaréis tener en cuenta para poder crear este tipo de empresa y además operar con todos los permisos y autorizaciones necesarios según la ley.